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6 ideas creativas para eventos virtuales de empresa

Cualquier tipo de evento corporativo online, ya sea conferencias, reuniones ejecutivas, ferias o actividades enfocadas a la formación de los empleados o al Team Building, debe contar con varios elementos enfocados a hacer partícipe a la audiencia.

La transformación digital de las empresas ha cambiado la forma en la que los asistentes participan, permitiendo la creación de experiencias inmersivas que convierten a los eventos en potentes herramientas de marketing. Si conseguimos que los participantes se involucren con sus cinco sentidos, sin duda habremos conseguido que nuestro evento se recuerde y que se hable de él.

La Realidad Virtual (VR) ha hecho posible este escenario. Se trata de una tecnología que nació en la industria de los videojuegos, pero su potencial es tan grande que traspasó fronteras, y actualmente la cantidad de formas y entornos en los que se puede aplicar, la ha convertido en una gran aliada para las empresas que buscan alternativas creativas, rentables e innovadoras.

Así, cada vez son más las compañías que apuestan por los eventos VR, y cuanto más popular se vuelve el uso de esta tecnología, más creativas son sus aplicaciones. Por ello, existen multitud de experiencias inmersivas diseñadas para entornos corporativos, en las que la relación entre los asistentes es muy cercana, aún en la distancia.

Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real.

6 ideas más creativas para eventos virtuales de empresa:

1. Conferencias virtuales

Los beneficios que aportan a las organizaciones les ha permitido convertirse en vías de comunicación muy efectivas, rápidas e innovadoras. Ya sea sean en formato de videoconferencia online, webinar o conferencias web, tienen la gran ventaja de conectarse con varias personas a la vez sin importar dónde se encuentren.

Sus aplicaciones son infinitas, además de muy útiles, dando la posibilidad de: llevar a cabo encuentros entre las distintas sedes de una empresa, establecer un sistema de videoconferencia inmediato con sus trabajadores desde cualquier parte del mundo, e incluso promocionar los servicios de una compañía sin la necesidad de utilizar varios espacios físicos, sino una única sala virtual de reuniones.

Las conferencias VR (link a artículo conferencias virtuales: los mejores entornos para la innovación) hacen posible que se puedan tomar decisiones importantes de un modo rápido y eficaz. Este tipo de encuentros puede reunir de manera inmediata a varias personas implicadas en un proyecto, ofreciéndoles la posibilidad de eliminar problemas de agenda, desplazamientos o limitaciones horarias.

2. Reuniones con equipos remotos

El teletrabajo está ganando cada vez más terreno, y ya sea a jornada completa o a tiempo parcial, es una fórmula que se va extendiendo cada vez en mayor medida. Los empleados a distancia están propiciando un verdadero cambio de mentalidad con respecto a la antigua percepción que teníamos a la hora de realizar nuestras tareas profesionales.

Este cambio de paradigma ha modificado por completo la interacción entre la empresa y los trabajadores, entre los cuales debe existir una relación digital eficaz (link a artículo Claves para gestionar un equipo remoto de un modo eficaz). Por ello, es esencial contar con herramientas que ayuden a que la comunicación remota sea óptima, a aumentar la productividad y a reducir costes.

El objetivo es crear espacios virtuales comunes donde los empleados y los responsables de la organización se encuentren, y para ello, la aportación de los mundos virtuales es la clave.

3. Aulas virtuales

La transformación digital también ha revolucionado el modo de adquirir conocimientos, y esto afecta en gran medida a las empresas. La formación para negocios es uno de los campos que está viviendo más cambios, y actualmente las enseñanzas virtuales están adquiriendo un gran protagonismo dentro de los departamentos de Recursos Humanos.

Por ello, la formación online es a día de hoy el modelo educativo más utilizado en el sector corporativo, independientemente de la tipología de negocio o del nicho de mercado donde se encuentre la empresa. Las ventajas que ofrece este sistema, como el ahorro de tiempo y costes, la flexibilidad o la accesibilidad, entre otras, lo convierten en una herramienta esencial para el aprendizaje de los trabajadores.

En este sentido, cobra una especial importancia la utilización de aulas virtuales en los negocios, unas herramientas que permiten crear experiencias inmersivas y muy reales para la formación de sus empleados. Son como un campus virtual, pero adaptado al aprendizaje de la plantilla de las compañías, que ofrecen a sus profesionales más recursos y menos limitaciones que los métodos tradicionales.

4. Team Building

El trabajo en equipo es una de las competencias más valoradas de un profesional dentro de su actividad dentro de la empresa, ya que realizar tareas de un modo conjunto mejora en gran medida el rendimiento de los empleados y, como consecuencia, el de la compañía. Por ello, cada vez son más las organizaciones que apuestan por incluir en sus políticas empresariales acciones diseñadas exclusivamente para sus trabajadores.

En sus inicios, eran actividades únicamente presenciales, pero actualmente la Realidad Virtual ha hecho posible la irrupción del Team Building online, unos eventos virtuales que permiten a los empleados vivir experiencias únicas de un modo remoto, participar en juegos virtuales o chats interactivos en los que podrán compartir ideas y vivencias.

Dentro de las opciones que actualmente podemos encontrar en el mercado, una de las que mayor impacto está teniendo en las actividades de Team Building para empresas son los Escapes Rooms Virtuales, juegos en las que los empleados pueden participar desde cualquier dispositivo. Sólo es necesario disponer de conexión en su móvil, tablet u ordenador.

5. Speed Networking Virtual

El poder del networking como herramienta de comunicación empresarial es indudable. Es así desde años, y lo seguirá siendo cada vez en mayor medida, ya que permite dar a conocer la empresa, crear contactos y acceder a nuevos clientes potenciales.

Con este objetivo, nació el Speed Networking: una reunión de negocios en tiempo récord que permite a los empresarios mantener una serie citas rápidas para conocer a posibles clientes y socios. Esta iniciativa ha disfrutado de un gran éxito desde su implantación, ya que los encuentros son muy rápidos, roban poco tiempo a los ejecutivos y es un modo fiable de obtener la información clave de un modo inmediato.

Pero actualmente, estamos inmersos en la era digital, cuyo máximo exponente lo encontramos en la evolución de la tecnología 3D virtual. Este entorno ha propiciado la aparición del Speed Networking Virtual: un concepto que reúne todas las ventajas del formato presencial en un entorno remoto, eliminando la necesidad de desplazamientos, las barreras geográficas y permitiendo además un importante ahorro de costes.

Este tipo de networking permite a sus participantes asistir a citas rápidas de negocios sin tener que salir de la oficina.

6. Avatares virtuales 3D

Un avatar es una forma única de dar vida a una web, red social o canal digital. Es una imagen gráfica que representa a una persona en un mundo virtual, y cada vez es más frecuente la utilización de avatares online para recrear situaciones reales en reuniones de trabajo, ferias o cualquier tipo de evento.

Sus posibilidades de interacción son infinitas, y sus aplicaciones crecen al ritmo acelerado de los avances tecnológicos virtuales. De hecho, funcionan de nexo de unión de todos los eventos virtuales que hemos nombrado anteriormente: se pueden utilizar en conferencias virtuales, reuniones con equipos remotos, aulas virtuales, actividades de Team Building y encuentros de Speed Networking Virtual.

Su capacidad de interacción de los avatares interactivos es asombrosa. Pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural, y gracias a la tecnología 3D en la que se sustentan, son capaces de regular el volumen en función de la proximidad entre avatares en tiempo real, intercambian cualquier tipo de información en diferentes formatos e incluso expresan sus emociones a través de animaciones, como aplausos o saludos.

Sus movimientos faciales y corporales son muy naturales, y si además están acompañados por la integración de tecnologías de Inteligencia Artificial, el resultado es sorprendente.

La comunicación empresarial del presente y del futuro está marcada por una tendencia muy clara: los eventos virtuales. Su potencial y las ventajas que ofrecen hacen que sean herramientas muy potentes para mejorar la visibilidad del negocio y fomentar todo tipo de encuentros en tiempo real.

Partner Chat Series: Kopérnico

Acompáñenos en una entrevista informal con algunos de nuestros partners y principales clientes, en la que hablaremos de las experiencias de los eventos virtuales, las ideas y los retos a los que se enfrentan.

Kopérnico: expertos en eventos corporativos y actividades de team building

Kopérnico y Virtway comenzaron a trabajar juntos a principios de 2020. A pesar de estar originalmente centrada en eventos y actividades presenciales, Kopérnico se adaptó rápidamente a crear eventos de forma virtual. Con un equipo extremadamente creativo, han diseñado desde cero algunas de nuestras principales actividades virtuales, como el Cluedo Virtual y otras escape rooms.

¿Por qué elegís los eventos 3D con avatares en lugar de eventos web con streaming? ¿Cuál es el valor añadido de este formato para vosotros?

Lo que más nos gusta de Virtway es que puedes tener una experiencia lo más parecida posible a un evento físico. Llegar a un lobby de bienvenida en el que encontrarte con tus compañeros y que surjan grupos y charlas informales, acceder a un auditorio en el que poder asistir cientos de personas a una ponencia, dividirte en salas de trabajo por equipos de la empresa y despedir la jornada disfrutando una actividad de team building con tus compañeros.

Una video llamada con decenas o cientos de personas no funciona, no puede haber interacción entre los participantes. Pero en Virtway existe el concepto de distancia, por lo que puedes mantener una conversación con la gente que tienes junto a ti, mientras surgen otras muchas conversaciones por el escenario sin que interrumpan la tuya. Esto es un concepto realmente potente por ejemplo para el networking o para organizar ferias en las que decenas de expositores pueden tener su stand, a la vez que miles de participantes pueden acudir a ellas. Vemos cada semana cómo los participantes se reencuentran en Virtway, se mueven por los escenarios en grupitos con sus amigos, hablando y comentando lo que ven como harían en un evento físico.

Y todo esto lo puedes hacer sin renunciar a las ventajas del streaming, ya que si el cliente lo desea, los ponentes pueden hablar y que su imagen sea transmitida en directo en las pantallas del escenario.

Aunque nuestra tecnología ya es un elemento atractivo, ¿cómo os diferenciáis en el mercado?

Como nos pasa en los eventos y congresos físicos, siempre hemos pensado que nuestra principal fortaleza es que somos capaces de adaptarnos a las necesidades de cada cliente y producir a medida. En Kopérnico somos productores reales, nos manchamos las manos. Si pides un evento a Kopernico sabes que te lo va a organizar de verdad nuestro equipo directamente y eso nos permite estar siempre creando ideas nuevas con nuestros clientes. Trabajamos para conocer a nuestros clientes y nos adaptamos a ellos.

Dentro de Virtway hemos creado ya muchas actividades de team building como cluedos, concursos de televisión o scape rooms personalizados. Virtway es muy versátil, si tienes ganas e ideas puedes crearlas. Cada poco tiempo incorporamos nuevas actividades y soluciones.

¿Cuáles de vuestros servicios gustan más a vuestros clientes?

Lo que más sorprende a nuestros clientes son las ferias, hasta conocerlo no se imaginan cómo de real es una feria dentro de Virtway, están siendo un auténtico éxito. Entre las actividades, la más demandada es el Cluedo y es también una de las que más disfrutamos nosotros realizando. Escuchar a la gente reírse con sus compañeros y pasarlo bien es muy motivador, más aún en la situación actual.

¿Cómo reaccionan los asistentes a los eventos? ¿Les cuesta adaptarse a la tecnología?

Depende mucho del perfil de la empresa, los empleados de una empresa tecnológica se muestran muy seguros desde el primer momento con el uso de la plataforma, la gente más joven igual. Si los clientes vienen de un entorno no relacionado con el uso de la tecnología o la edad media es mayor, muchas veces les parece que va a ser difícil de utilizar, pero ese miedo desaparece en el primer minuto. Cualquiera puede moverse y hablar dentro de Virtway, sin ningún conocimiento previo. En cuanto la gente aparece en el primer escenario y empiezan a charlas con sus compañeros, desaparecen las inseguridades y empiezan a disfrutar de su evento. Y si alguien tiene alguna dificultad, nuestro equipo está ahí junto a ellos para ayudarles a resolverla.

¿Cuál es vuestra visión de este tipo de eventos después de la pandemia?

Como todos, nosotros también estamos deseando volver a vernos con nuestros amigos y abrazarnos. Después de la pandemia volverán los eventos físicos y retomaremos nuestra forma de vida, pero las herramientas que hemos aprendido a utilizar no las vamos a desaprender. Hemos visto que una reunión de media hora con un cliente o un compañero de otra sede, se puede hacer en entornos virtuales con una experiencia muy parecida a sentarse delante de su mesa, pero sin tiempos de desplazamiento y pudiendo reprogramar una reunión 15 minutos antes sin que sea un gran trastorno para nadie.

Nosotros apostamos por los eventos híbridos. Puedes organizar una feria en Madrid con 100 expositores, en la que esperas 5.000 asistentes y a la vez llegar a otros 10.000 clientes de cualquier lugar que no se habrían desplazado a tu feria por muy poco más. El triple de clientes y el triple de posibilidades de éxito para tus expositores sin multiplicar el coste de la feria. Conocemos empresas con cientos de comerciales repartidos por España, que realizaba reuniones de ventas a la que viajaban sólo unos pocos por costes y operatividad pero que ahora puede hacer un evento híbrido en el que toda su red de ventas participe en el evento. Ya estamos trabajando en eventos que combinan ferias y congresos físicos con Virtway.

Cómo aprovechar al máximo las reuniones virtuales

Durante la última década, el número de reuniones virtuales ha aumentado de un forma imparable. Desde una videollamada online puntual con un cliente hasta un evento en el que participa un gran número de representantes de una empresa localizados en distintas delegaciones, lo que está claro es que los encuentros remotos están a la orden de día.

Este incremento se ha visto impulsado por varios motivos, y cada uno de ellos sustenta un peso actual en las compañías que no debemos pasar por alto. Los más importantes son los siguientes:

- Gran movilidad y teletrabajo

El modo de llevar a cabo las labores profesionales ha variado drásticamente hace ya décadas, pero la punta de iceberg de este cambio se está viendo en los últimos años. Las oficinas ya no son espacios físicos rígidos encerrados entre cuatro paredes: trabajar desde casa o en cualquier lugar con conexión a internet es una tendencia al alza, y los teletrabajadores están marcando sin duda el presente de las reuniones virtuales.

La globalización de los mercados y la externalización de las empresas son también dos factores que marcan el crecimiento de los eventos remotos. Las compañías, cada vez en mayor medida, tienen delegaciones en varios países, y el tiempo de sus responsables es oro: se acabaron los largos viajes para mantener una reunión. Para lo que antes se necesitaban horas e incluso días, ahora se puede resolver en minutos.

- Son alternativas económicas

Vivimos una situación marcada por la necesidad de recortar costes. Las empresas buscan el modo de ajustar presupuestos y disminuir gastos en todas las áreas corporativas, y la planificación de eventos no es una excepción.

Una sala de conferencias es suficiente para llevar a cabo una reunión o una conferencia on line. Las plataformas virtuales eliminan los costes de los viajes, traslados y estancias, así como la necesidad de alquiler espacios, catering y otra serie de servicios.

- El poder de la inmediatez

El éxito de los negocios actuales viene determinado en gran medida por el “aquí y ahora”. Las respuestas se quieren ya y las decisiones de deben tomar en pocos minutos.

En este sentido, las reuniones virtuales aprovechan al máximo el tiempo. Al no existir desplazamientos, es más fácil cuadrar las agendas de todos los participantes y delimitar los horarios para que las horas invertidas se utilicen de un modo mucho más optimizado.

Las 5 claves que marcan el éxito de los eventos virtuales

Todos los factores que hemos nombrado son esenciales a la hora de apostar por las reuniones remotas, y son ya de sobra conocidos por un número cada vez mayor de organizaciones. Pero no debemos olvidar que, como todas las tareas que forman parte del día a día del negocio, necesitan preparación.

De hecho, aún son muchos los profesionales que consideran que una reunión de este tipo no es tan efectiva como aquellas que se celebran en formato presencial. Y así lo reflejan los resultados de una serie de encuestas realizadas en varias organizaciones, que aseguran que los motivos por los que los eventos virtuales no arrojan los buenos resultados que se espera de ellos son los siguientes:

Las personas se distraen fácilmente con otros asuntos, como el correo electrónico, la mensajería instantánea o las Redes Sociales.
El inicio de la reunión a menudo se retrasa.
Hay poco índice de participación e interacción entre sus miembros.
A veces se desconoce quién está en la reunión o qué participante es el que habla en un momento determinado.
La duración de las reuniones virtuales puede ser demasiado elevada y los niveles de concentración de los asistentes tienden a disminuir.

Por ello, es esencial seguir estos 5 consejos para que las reuniones virtuales sean todo un éxito y sus responsables aprovechen el gran potencial que ofrecen:

1. Enviar recordatorios

Para evitar retrasos y asegurarnos de que todos los participantes inicien sesión puntualmente, es recomendable enviar notificaciones para anunciar la reunión e informar del horario con tiempo suficiente. Un recordatorio una hora antes tampoco está de más.

2. Compartir el contenido de la presentación con anterioridad

No tiene mucho sentido que los asistentes a una videollamada online, un webinar o una conferencia en línea pasen todo el tiempo viendo presentaciones que duran mucho, ya que esto evita que los participantes puedan intervenir e incrementa el riesgo de perder el interés en el encuentro.

Una buena idea es compartir la presentación previamente, así daremos la posibilidad de que todos conozcan su contenido y puedan prepararse unas dudas que plantear. De este modo, el intercambio de información será más fluido, los asistentes intervendrán con sus dudas y la reunión virtual durará menos y será más mucho más eficaz.

3. Conseguir la máxima atención sobre el asistente

Para aprovechar toda la capacidad de una reunión virtual, esta debe convertirse en una experiencia inmersiva innovadora.

El objetivo es evitar que los asistes se distraigan, y para ello, es recomendable contar con el respaldo de plataformas tecnológicas que ofrezcan alternativas que aseguren que los participantes se mantengan atentos durante toda la sesión.

4. Interacción en tiempo real

La tecnología virtual permite que la relación entre los involucrados en una reunión online sea muy cercana. Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real.

Además, existen interesantes alternativas, como la ofrecida por Virtway Events, que dan la posibilidad de utilizar avatares interactivos en 3D que simulan cada uno de los participantes en el encuentro. Estos particulares participantes pueden mantener conversaciones en las videoconferencias on line pueden y hablar mediante voz sobre IP de un modo muy natural.

5. Las reuniones virtuales necesitan preparación

Para conocer quién está en la reunión y qué asistente habla en cada caso, es esencial preparar el acto. Es cuestión de sentido común: si queremos que algo salga bien, tendremos que dedicarle toda nuestra atención antes, durante y después de su celebración.

En este sentido, deberemos preparar una agenda -cronometrada, si es necesario- que compartiremos con anterioridad y en la que detallaremos ciertos aspectos fundamentales, como los roles de cada participante, sus datos o la manera en la que se relacionarán entre ellos. También se pueden incluir reglas básicas como que cada locutor indique su nombre antes de su

Con una estrategia de planificación adecuada, las reuniones virtuales son el mejor modo de promover el trabajo en equipo y la colaboración entre personas, aunque se encuentren separados por grandes distancias.

Para sacar el mayor provecho posible de este tipo de eventos, solo hay que tener en cuenta estas 5 claves y entender que un evento puede -y debe- ir mucho más allá de todo lo que hasta ahora conocemos. No hay límites, solo los que nos marquemos nosotros mismos.

Conferencias virtuales: los mejores entornos para la innovación

Uno de los objetivos principales que persigue la tecnología es mejorar las comunicaciones y las formas de colaboración interna y externa de las empresas. Y lo está consiguiendo. En este entorno, los avances tecnológicos han permitido la creación de nuevas alternativas, como son las reuniones y conferencias virtuales, cuyo fin es celebrar todo tipo de encuentros profesionales sin la necesidad de un entorno físico.

Los beneficios que aportan a las organizaciones les ha permitido convertirse en vías de comunicación muy efectivas, rápidas e innovadoras. Y es así porque los eventos virtuales, ya sean en formato de videoconferencia online, webinar o conferencias web, tienen la gran ventaja de conectarse con varias personas a la vez sin importar dónde se encuentren.

Sus aplicaciones son infinitas, pero son muy útiles sobre todo para llevar a cabo conferencias online entre las distintas sedes de una empresa, establecer un sistema de videoconferencia inmediato con trabajadores remotos de cualquier parte del mundo o promocionar los servicios de una compañía sin la necesidad de utilizar varios espacios físicos, sino una única sala virtual de reuniones.

Además, su uso es muy sencillo, por lo que cualquier usuario puede beneficiarse de las ventajas de los eventos virtuales en tiempo real. Las conferencias y reuniones virtuales pueden ser grabadas, gracia a lo cual, si un empleado no pudo asistir en vivo al evento, podrá acceder a él en cualquier momento.

Un mundo virtual de ventajas

La presencia virtual de las empresas se considera ya un imperativo corporativo si no quieren quedarse atrás en un mercado globalizado marcado por la tecnología.

Los eventos virtuales adaptados a las reuniones empresariales ofrecen los mismos beneficios que un encuentro físico, pero se añaden una serie de ventajas exclusivas que no se deben perder de vista para optimizar el negocio y la productividad.

De hecho, según las conclusiones de diversos informes del sector, el 94% de los empleados consideran que el beneficio principal de la videoconferencia online es el aumento de la eficiencia y la productividad, seguido en un 88% por el incremento del impacto en las reuniones y por la rapidez en la toma de decisiones, con un 87%.

Estas cifras, que ponen de manifiesto el gran impacto que los eventos virtuales tienen en el panorama empresarial, son posibles gracias a las ventajas que ofrecen. Las más destacables son:

Reducción de costes

La inversión necesaria para un encuentro virtual es mínima, si la comparamos con el modelo presencial. Los costes de desplazamientos, viajes o alquiler de salas se eliminan por completo, y este ahorro trae consigo una importante aportación directa y de gran valor para el desarrollo del negocio.

Por ello, si una organización no dispone de muchos recursos para organizar eventos físicos, o sus empleados no tienen tiempo para desplazarse, una conferencia virtual se transforma en la alternativa más lógica.

Mayor asistencia y alcance de los eventos

Al tratarse de reuniones realizadas en plataformas virtuales, se puede acceder a ellas de un modo remoto, desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet. Esta posibilidad acaba con las barreras geográficas, propiciando un número mayor de asistentes y, en consecuencia, una visibilidad más elevada.

Más comunicaciones en menos tiempo

Las reuniones y videoconferencias virtuales tienen dos grandes ventajas: rapidez y comodidad. Gracias a ello, cualquier empresa tiene la posibilidad de comunicarse con sus clientes, socios o empleados en tiempo récord, favoreciendo así el incremento de comunicaciones.

Información siempre disponible

En muchas ocasiones, cuando se lleva a cabo a una conferencia online, no se pueden analizar los datos compartidos tranquilamente. La tecnología virtual permite grabar todos los encuentros, por lo que los asistentes podrán posteriormente, en cualquier momento, acceder a sus contenidos.

Resultados medibles y mejor seguimiento

Las reuniones virtuales y las aplicaciones que las respaldan permiten obtener resultados medibles de forma inmediata. Así, la empresa tendrá acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los participantes y al desarrollo del evento, proporcionándole una información eficaz sobre el retorno del ROI.

Por otro lado, es posible optimizar al máximo el seguimiento de una videoconferencia virtual, algo que puede convertirse en una herramienta de gran valor de cara a estrategias de fidelización y satisfacción de empleados y clientes.

Mayor agilidad en la toma de decisiones

El uso de las conferencias virtuales hace posible que se puedan tomar decisiones importantes para la empresa de un modo rápido y eficaz. Este tipo de encuentros puede reunir de manera inmediata a varias personas implicadas en un proyecto, ofreciéndoles la posibilidad de llegar a acuerdos de una forma más ágil, al eliminar problemas de agenda, desplazamientos o limitaciones horarias.

Las 2 claves esenciales para organizar una conferencia virtual de éxito

Al igual que ocurre con cualquier tipo de evento presencial, una organización estratégica es esencial a la hora de obtener resultados, y además definirá el éxito o fracaso del proyecto. Por ello, existen una serie de puntos clave que nunca deben faltar en una reunión virtual:

Máxima atención sobre el asistente

Un evento desarrollado en un mundo virtual debe convertirse en una experiencia inmersiva innovadora. Por ello, sería imposible llevar a cabo un evento similar sin el respaldo apoyo de plataformas tecnológicas que ofrezcan alternativas únicas que llamen la atención de los participantes, pongan el foco sobre ellos y se aseguren de que se mantengan conectados.

En este sentido, son muy interesantes las propuestas ofrecidas por Virtway Events. So alternativas diseñadas con la tecnología más avanzada para crear experiencias únicas en un mundo virtual. Por ejemplo, permiten la posibilidad de utilizar avatares interactivos en 3D que simulan cada uno de los participantes en el encuentro.

Interacción en tiempo real

La tecnología virtual permite que la relación entre los asistentes sea muy cercana, aún en la distancia. Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real.

Además, los avatares en 3D que participan en una videoconferencia on line pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de un modo muy natural. De hecho, la tecnología de sonido 3D que les respalda hacen que sean capaces de regular automáticamente el volumen en función de la proximidad con el resto de los participantes.

Las reuniones y encuentros virtuales marcan la tendencia de la comunicación empresarial de los próximos años. Su potencial y las ventajas que ofrecen hacen que sean herramientas muy potentes para mejorar la visibilidad del negocio, fomentar conexiones en tiempo real y conectar fácilmente a usuarios geográficamente dispersos.

Eventos virtuales para tu Product Marketing Online

Las acciones de Product Marketing son un proceso para la promoción y venta de un producto a un cliente. Este es el objetivo final, pero su misión va más allá. El Marketing de Productos es además la función intermedia entre el desarrollo de los artículos y el aumento de la conciencia de marca.

Las empresas a menudo invierten una enorme cantidad de recursos en el proceso de creación y desarrollo de un producto desde la etapa inicial hasta su presentación oficial. Y estos esfuerzos no tendrían sentido alguno si la presentación del mismo pasara desapercibida o no tuviera la audiencia esperada.

En este punto es donde adquiere una gran importancia la planificación del lanzamiento del producto, una de las labores principales del proceso de Product Marketing. No es una tarea fácil, ya que no hay una fórmula mágica para ello. Cada marca es un mundo, y cada uno de sus productos también, por lo que habrá que diseñar campañas específicas para cada tipo de necesidad.

Lo que es cierto es que Internet ha abierto un interesante panorama para los profesionales del Marketing. Los mundos online, y, sobre todo, los entornos virtuales, ofrecen alternativas de mayor impacto y con menor inversión, por lo que es esencial aprovechar este potencial al máximo.

Aunque, como decimos, no existe una receta infalible, sí hay una serie de pautas que pueden ayudar en gran medida a la hora de planificar un lanzamiento y una presentación exitosa que justifiquen todo el esfuerzo y los recursos utilizados.

Estas son las 5 acciones clave del Product Marketing online:

1. Redes Sociales

A estas alturas, poco hay que explicar del gran efecto que las RRSS tienen en las campañas de lanzamiento de un producto. Gracias a su alcance infinito y a la posibilidad que dan de acceder a una audiencia masiva de usuarios, este medio de comunicación es el mejor aliado para promocionar ideas creativas, generar conciencia y participación, así como interactuar con los clientes objetivos.

2. Acciones con influencers

Están de moda y se han convertido en una de las fuentes de información online más seguidas y respetadas. En las acciones del Marketing de Productos no debe faltar una estrategia que pase por contar con su colaboración y conseguir que hablen de la marca. Su palabra tiene mucho peso y nos aseguraremos atraer a mucha audiencia con su apoyo.

3. Testeos y videos

El impacto de este tipo de acciones es asombroso dentro del Product Marketing Online. Lo más recomendable es grabar pequeños vídeos que muestren alguna información sobre el producto y compartirlos en Redes Sociales. A medida que se acerque su lanzamiento, se podrán crear más para ampliar los datos. El objetivo: generar expectación.

4. Planificación de un evento o fiesta de lanzamiento

Generar audiencia y llamar la atención de los clientes potenciales es una tarea esencial dentro de una estrategia bien definida de Marketing de Productos online. Organizar actividades, presentaciones en vivo o invitar a oradores son acciones que captan titulares y consiguen que se hable de nuestra marca y producto.

5. Apostar por la creatividad, ser virtual

el mercado está repleto de propuestas similares a las nuestras. Hay que destacar, y no lo haremos si no diseñamos una idea que realmente llame la atención de nuestro público objetivo. En este sentido, apostar por los eventos virtuales se ha convertido en la alternativa de tendencia para llevar a cabo cualquier actividad o presentación corporativa.

Y no solo porque son más económicos, sino porque atraen a una audiencia más amplia, crean escenarios muy llamativos y permiten una interacción real con los asistentes desde cualquier lugar.

Product Marketing Virtual: la tendencia de un futuro muy presente

Los beneficios y ventajas que ofrecen los mundos virtuales para las empresas y para los profesionales del Marketing son tales que merecen una mención especial. Su consolidación en los entornos corporativos les ha convertido en herramientas imprescindibles para la promoción de productos.

Ahora bien, como cualquier acción que llevemos a cabo, los eventos virtuales tienen sus propias peculiaridades y necesitan estrategias diseñadas especialmente para su promoción.

Aspectos esenciales que nunca deben faltar en una campaña de Product Marketing Virtual:

Organizar demostraciones de alta calidad que impresionen

El día a día está repleto de eventos, presentaciones y citas varias empresariales. Para que las acciones de marketing sean efectivas, es necesario ser original, presentar propuestas que aporten valor y experiencias.

Las actividades inmersivas cada vez están ganando más adeptos dentro de los eventos virtuales. Se trata de crear experiencias reales en mundos inventados. La utilización de avatares en 3D es un ejemplo de cómo la tecnología se pone al servicio del product marketing.

Se trata de personajes que imitan con gran realismo a cada uno de los participantes de un evento virtual, quienes podrán además comunicarse en vivo y tiempo real mediante aplicaciones de voz sobre IP.

Esto permite una interacción directa con los asistentes, quienes tendrán la oportunidad de hacer preguntas y comentarios en tiempo real. Gracias a este tipo de apuestas, diseñadas y puestas en marcha por Virtway Events, los productos se vuelven reales y cercanos a pesar de que nuestra audiencia esté muy lejos, geográficamente hablando.

Seguir las directrices del Marketing Mix 4P

Este término hace referencia a uno de los elementos más clásicos del marketing que se utiliza para englobar a sus cuatro componentes básicos: product, price, place y promotion. Así, las 4Ps del marketing, que adaptadas a nuestro idioma se refieren a producto, precio, distribución y comunicación, son las variables con las que cuenta una empresa para alcanzar sus objetivos comerciales.

Por ello, es necesario que las 4Ps del Marketing Mix trabajen al unísono y se complementen entre ellas con coherencia. Y si bien es cierto que esta estrategia sigue siendo infalible en toda campaña de marketing de producto, las tendencias del mercado actual imponen dotar a estas variables de un enfoque centrado, sobre todo, en el cliente.

Así, las preguntas clave del Marketing Mix 4P, como “¿qué productos lanzaré al mercado?”, “¿a qué precio?”,”¿dónde los puedo vender?” y “¿de qué manera los promociono?” deben formularse con otro aire diferente:

“¿Qué necesidades tienen mis clientes?”, “¿cuál es el coste de su satisfacción y que retorno nos ofrecerá?”, ¿qué canales de distribución son más convenientes para nuestros clientes? O “¿en qué medios lo comunico”? son las cuestiones que deben marcar todas las acciones de una campaña de Product Marketing online.

Solo así podremos medir no solo el éxito de nuestro lanzamiento, sino conocer el coste de la satisfacción de nuestros clientes.

¿Deberíamos eliminar las grandes reuniones corporativas?

Desde el inicio de los tiempos modernos, estamos acostumbrados a ver cómo las grandes corporaciones celebran eventos, generalmente en forma de reuniones anuales, en los que se dan cita los directivos de la empresa, trabajadores, proveedores, clientes y todos aquellos profesionales que de un modo directo o indirecto forman parte activa del negocio.

El objetivo de estas grandes asambleas es unir a las personas, creando un espacio en el que puedan compartir experiencias, estrechar lazos y fomentar el espíritu de equipo. Y sin duda, es un modo eficaz de conseguir estos objetivos, pero el nuevo ritmo de un mercado cada vez más globalizado, la irrupción de la tecnología y el incierto panorama económico son factores que están cambiando la mentalidad de los máximos responsables de estas compañías.

Así, muchos directivos se plantean si realmente es rentable la celebración de estos eventos y si compensa el gran despliegue económico y de recursos que es necesario para llevarlos a cabo. Por ello, cada vez son más las compañías que buscan fórmulas alternativas para conseguir los mismos resultados -o mejores- con inversiones mucho más reducidas.

Como hemos comentado, la última recesión económica y el panorama inestable en el que estamos inmersos son dos factores que están marcando este cambio de paradigma, y han causado que muchas compañías se planteen ahora cómo ahorrar dinero en la organización de eventos.

Con esta perspectiva, han encontrado su mejor aliado en la tecnología virtual, un campo que está irrumpiendo con fuerza en numerosos sectores clave para el desarrollo de los negocios, entre ellos, las reuniones y eventos corporativas.

Los beneficios de las reuniones virtuales son numerosos si los comparamos con los encuentros presenciales. Y es que, dejando de lado factores clave, como el incremento de la audiencia y un retorno más medible del ROI, los eventos basados en plataformas virtuales en 3D consiguen un objetivo esencial: el ahorro.

Ya sean en formato de videoconferencia online, webinar o conferencias web, tienen la gran ventaja de conectar a varias personas a la vez sin importar dónde se encuentren. Esto permite una gran reducción de costes en su organización y la nula inversión que hay que realizar en materia de desplazamientos, viajes o alquiler de espacios.

Eventos sostenibles: una tendencia natural y respetuosa con el Medio Ambiente

Aunque es evidente que detrás de la mayoría de las decisiones se encuentra la optimización de del negocio mediante el ahorro de costes, hay otro factor importante que está marcando el cambio de mentalidad y apuesta por los eventos virtuales: la sostenibilidad.

Y es que, cuando echamos la mirada atrás y calculamos la cantidad de recursos invertidos en una gran asamblea o reunión anual presencial, no puede pasar desapercibido el hecho de que la mayoría de estos impactan negativamente en el Medio Ambiente.

Como dato curioso, una estadística de MeetGreen concluye que en un evento de varios días al que asistieron unas 2.500 personas, se utilizaron 62.500 platos y 75.000 vasos (ambos, de plástico), 87.500 servilletas de papel y 90.000 latas o botellas».

Este consumo de plástico, papel y vidrio supone una agresión importante para el Ecosistema, y por ello, en la planificación de eventos debe estar presente la sostenibilidad. Y la buena noticia es que es posible, si sabemos aprovechar los beneficios que nos ofrece la tecnología al servicio de las necesidades corporativas.

Los eventos y reuniones virtuales son un claro ejemplo de ello, ya que aportan a las empresas una serie de importantes beneficios de dimensión ambiental, entre los que destacan:

Menor consumo de agua, luz y gas: al eliminar la necesidad de contar con grandes espacios físicos para realizar estos encuentros, el gasto de estos recursos disminuye drásticamente.
Reducción del impacto ambiental y conservación del entorno: se evitan las toneladas de residuos que se generan en las grandes reuniones.
Disminución de emisiones de CO2: los eventos presenciales atraen a un gran número de personas y, con ellas, a muchos vehículos. Esto favorece la aparición de problemas de contaminación atmosférica y acústica.

Además, más allá de las ventajas medioambientales, las plataformas virtuales son una oportunidad clave para el crecimiento y visibilidad de los negocios, y se perfilan como las herramientas más eficaces para la realización de actividades de Team Building, formaciones para empleados remotos, webinars o cualquier tipo de reunión online.

A pesar de todos estos beneficios, aún existen empresas que piensan que la organización de un evento, congreso o asamblea ya es lo bastante compleja como para asumir compromisos adicionales, pero es una creencia errónea. El caso se debe plantear desde otro prisma: los cambios son una gran oportunidad para fomentar la innovación y desarrollar medidas alternativas de actuación, que a su vez, impactarán de manera directa y positiva en la reputación e imagen de la compañía.

Asimismo, actualmente podemos encontrar en el mercado proveedores que se encargan del diseño y la puesta en marcha de eventos virtuales, con apuestas innovadoras que no dejan indiferente a sus asistentes.

Es el caso de Virtway Events, que ofrece una avanzada tecnología 3D para que empresarios, empleados y clientes pueden reunirse en un espacio virtual permitiendo una interacción casi real entre ellos, aunque estén en ubicaciones muy alejadas.

Sus aplicaciones permiten mantener conversaciones en tiempo real con todos los asistentes, enviar mensajes, expresar sus emociones a través de animaciones, e incluso estar representados por avatares en 3D sumamente realistas que imitan hasta el aspecto físico de cada participante.

Es sin duda, una gran oportunidad de aprovechar los avances de la tecnología en post de un bien común: el cuidado del Medio Ambiente y la apuesta por la sostenibilidad.

Métricas para medir el éxito de un evento virtual

Organizar un evento corporativo lleva consigo un gran esfuerzo por parte de los organizadores y una inversión importante de recursos de la empresa. Por ello, es imprescindible que los resultados sean óptimos y que aseguren el ROI (retorno de la inversión). Es decir, los eventos deben certificar la generación de un valor económico que afecte de una manera positiva a la compañía.

El mejor modo de evaluar un evento es medir los resultados, ya que, sin esta comprobación, todo el esfuerzo puede no haber servido para nada y además no podremos disponer de la información necesaria de cara a futuras acciones.

Con este objetivo, es imprescindible que todo profesional del marketing, y en este caso, los especialistas en organización de eventos, cuenten en su día a día con una serie de herramientas que les faciliten analizar todos los datos y analizar los resultados.

Cada acción que se lleva a cabo dentro de una empresa se puede medir, sea del tipo que sea, pero en el caso de los eventos virtuales, esta posibilidad se multiplica. De hecho, los encuentros online están considerados como potentes herramientas para cuantificar el retorno de la inversión que hemos llevado a cabo, ya que durante y después de su celebración nos dan la posibilidad de obtener datos de gran valor que posteriormente podremos analizar para hacer un balance real de los resultados.

Este es el objetivo de los KPIs (Key Performance Indicator). Se trata de métricas de rendimiento que nos permiten recoger información y comprobar si nuestro evento ha tenido el éxito esperado.

Estos indicadores deben tener un papel protagonista en las agendas de los organizadores, ya que ofrecen todos los datos clave para determinar el retorno de la inversión, y además nos darán la oportunidad de poder mejorar los eventos futuros y optimizar al máximo las proyecciones de los mismos.

Así, las ventajas de las métricas o KPIs pueden resumirse en:

Capacidad para obtener una información muy valiosa para la empresa.
Posibilidad de realizar completos análisis de resultados.
Gran potencial para tomar decisiones en base a datos objetivos y fiables.

Primer paso para asegurar el éxito de un evento virtual: planificación

Cuando nos disponemos a organizar un evento virtual, el miedo al fracaso está presente durante todo el proceso, sobre todo el temor a que la audiencia no aparezca o se desconecte antes de tiempo.

El mejor consejo a la hora de planificar un encuentro online es comprender lo que necesitan los asistentes, lo que esperan y lo que obtendrán. Y en este sentido, no hay que perder de vista una premisa fundamental: las grandes ideas generan grandes experiencias.

Por ello, durante la fase de planificación es importante reunir toda la información posible sobre los futuros asistentes. Esto incluye los datos de los aspectos que más motivan a la audiencia y conocer en profundidad cómo perciben el evento y que esperan de él.

Al recopilar de un modo eficaz esta información, los organizadores podrán garantizar que los contenidos y actividades coincidan con la audiencia. Y más importante aún: podrán diseñar un evento que genere atracción sobre los asistentes.

En este panorama, los mundos virtuales son los entonos más propicios para crear experiencias inmersivas y por ello se han convertidos en grandes aliados de los event planners.

8 indicadores esenciales para evaluar eventos

Una vez planificado el acontecimiento, es imprescindible utilizar una serie de métricas para medir el evento. Independientemente del objetivo que nos hayamos planteado, debemos contar con unos datos objetivos y fiables que obtendremos gracias a estos KPIs:

1. Check-in:

mide el número de asistentes que han llegado al evento y se han registrado en él

2. Número de asistentes que repiten:

esta métrica nos permite analizar la confianza y el valor que generan nuestros eventos.

3. Nuevos clientes:

un KPI esencial para conocer cuántos clientes nuevos hemos captado gracias a la organización del encuentro.

4. Interés por cada actividad:

dentro de un evento virtual, las actividades que se pueden llevar a cabo son numerosas. Webinars, acciones de Team Building, videoconferencias, aulas virtuales, etc. Por ello, de cara a medir el éxito de nuestra propuesta, es importante recopilar datos acerca de cuál ha sido la más demanda.

5. Encuestas de satisfacción:

el mejor modo de saber si los asistentes han disfrutado del encuentro es preguntarles. Y si planteamos las cuestiones con respuestas numéricas, la medición será mucho más eficaz.

Esta técnica no solo es infalible para conocer el grado de satisfacción, sino para saber en qué medida recomendarán el evento. El KPI Net Promoter Score facilita esta información: solo con incluir la, del 1 al 10, ¿cómo valorarías la probabilidad de recomendar este evento a otra persona? podremos certificar qué asistentes pueden ser considerados como promotores.

6. Interacciones:

todo evento virtual destaca por ofrecer experiencias que fomentan la interacción de los participantes. Esta métrica permite, por ejemplo, conocer el número de asistentes a un chat interactivo, quienes ha sido los más activos o el número de mensajes enviados.

7. Menciones en redes sociales:

este método de comunicación arrasa y su medición es una excelente herramienta para evaluar la repercusión de nuestro evento. Por ello, es necesario idear un hashtag efectivo y seguirlo para ver cuántas veces lo han citado los asistentes.

También es importante contabilizar el número de “me gusta”, tanto en las publicaciones como en las menciones o en los perfiles de la er los beneficios que hemos generado con el evento es imprescindible para medir el retorno de la inversión.

8. Ingresos brutos y netos:

uno de los KPIs que nunca deben ser olvidados. Es esencial conocer los beneficios obtenidos por un evento para medir el retorno de la inversión.

Estos KPIs son los más importantes, pero dependiendo del tipo de empresa y del evento que organicemos, podremos utilizar otra serie de ellos. De hecho, en la mayoría de los casos, lo más recomendable no es elegir una y otra métrica, sino saber combinarlas para poder elaborar informes exhaustivos que nos permitan tener una imagen global del evento y tomar las decisiones adecuadas en base a sus datos objetivos.

Claves para gestionar un equipo remoto de un modo eficaz

El teletrabajo está a la orden del día. Ya sea a jornada completa o a tiempo parcial (combinándolo con la presencia en la oficina), es una fórmula que se ha ido extendiendo cada vez en mayor medida, incluso desde antes de la situación provocada por el coronavirus.

Las empresas que han optado por el trabajo en remoto están promoviendo un cambio de mentalidad con respecto a la antigua percepción que teníamos sobre dónde realizar nuestras tareas profesionales. Además, esto ha supuesto modificar a pasos agigantados las relaciones entre los trabajadores y su lugar de trabajo, especialmente en los últimos meses cuando muchas empresas no han encontrado otra alternativa.

A pesar de que el aumento de teletrabajadores es relevante en todos los países, sigue habiendo mucho trabajo por delante hasta poder ponerse a la altura de las cifras de países como Estados Unidos, situado a la cabeza de la lista.

Esto se debe a que, aun habiendo sido un cambio realizado por trabajadores y compañías de manera casi obligatoria en estos últimos meses, no todos los sectores y personas estaban, y están, preparados para realizarlo de manera ordinaria.

Por el contrario, existen desde hace tiempo compañías estadounidenses que han decidido eliminar por completo sus oficinas físicas, y solo trabajan de un modo remoto con trabajadores repartidos por todo el mundo. Sus excelentes resultados ponen de manifiesto que sí es posible convertir el teletrabajo en la base de la cultura corporativa y en los cimientos de su éxito.

Estos no son ejemplos aislados, sino que representan la punta del iceberg de una tendencia que está al alza y que pone en valor el deseo de muchos trabajadores, sobre todo de los millenials, esas generaciones que han llegado al panorama empresarial para cambiar la tradicional perspectiva que hasta ahora teníamos.

Por ello, son muchas las empresas que buscan cómo motivar a los millennials en el trabajo, y una de las claves es ofrecerles la opción de teletrabajar, una salida cada vez más acogida por estos jóvenes talentos.

Pero no son los únicos que ven el empleo a distancia como el valor más importante a la hora de encaminar su futuro profesional en una u otra empresa.

Al menos así se asegura en las conclusiones del estudio “State Of Remote Work”, un informe elaborado en 2019 sobre la situación del trabajo remoto, y que ofrece interesantes resultados acerca de la perspectiva y de los anhelos de los empleados a distancia.

De hecho, sus responsables destacan una impactante cifra: el 99% de los trabajadores remotos encuestados planean seguir desarrollando su profesión durante el resto de su carrera laboral. Las razones que esgrimen para ello es la ventaja de contar con horario flexible (40%), la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar (30%) y poder disponer de más tiempo con la familia (14%).

Cómo mantener una buena “relación digital”: aprender a gestionar equipos remotos

Estas y otras cifras ponen de relieve el auge del trabajo a distancia, una opción que muchos elegirán incluso pasada la crisis de COVID-19. Pero que, aun siendo una modalidad que abre un gran abanico de posibilidades al mercado laboral, también plantea una serie de importantes retos.

Saber coordinar un equipo de empleados, involucrarles y motivarles para que se sientan parte activa de la organización, fomentar su participación en reuniones a distancia y ayudarles a gestionar el tiempo de manera efectiva son los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas.

En un entorno de trabajo cada vez más abierto y dinámico, es esencial contar con herramientas que ayuden no solo a que la comunicación y la organización entre los trabajadores “físicos” y los “virtuales” sea óptima, sino que fomenten el aumento de la productividad y la reducción de los costes.

En ese sentido, las herramientas de colaboración son clave para asegurar que la empresa aproveche la inteligencia y el conocimiento de sus empleados remotos, pero ¿cómo hacerlo?, ¿cuál es el modo más adecuado de gestionar estos equipos?

Para dar con las respuestas adecuadas y convertir el teletrabajo en un pilar más del negocio, es esencial tener en cuenta estas 3 claves fundamentales para dirigir equipos de forma remota:

1. Fomentar el trabajo en equipo.

Ser un trabajador remoto no significa estar solo. La filosofía de la colaboración debe estar presente en todos los procesos, y por ello es fundamental que se creen sinergias entre los diferentes profesionales, y entre estos y la empresa, con el objetivo de crear una cultura de grupo.

Como ni los empleados ni los responsables de la organización están en el mismo entorno físico, es esencial crear espacios donde se encuentren. En este sentido, las nuevas tecnologías desempeñan un papel protagonista, y en concreto todo lo referente a los mundos virtuales. Estas aplicaciones permiten que la relación entre ambos sea muy cercana, aún en la distancia.

Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible llevar a cabo conferencias y reuniones virtuales para teletrabajadores. Son eventos que permiten una interacción plena, ya que utilizan herramientas tecnológicas para lograr experiencias inmersivas en las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real.

2. Crear oportunidades de aprendizaje y desarrollo.

Para los teletrabajadores es importante formarse de un modo continuo, pero lejos de los tradicionales cursos presenciales. De hecho, no tendría ningún sentido que la empresa apostara por la movilidad de sus empleados y les instara después a asistir físicamente a las formaciones.

Por lo tanto, los directivos de las compañías deben ofrecer opciones de capacitación y que ayuden a sus empleados a fortalecer sus conocimientos y a crear nuevas habilidades. Y de nuevo, la tecnología virtual nos da la respuesta: las aulas virtuales para negocios.

Es un sistema que ofrece unos importantes beneficios, como el ahorro de tiempo y costes, así como la flexibilidad o la accesibilidad, entre otros. Por ello, estas alternativas están consideradas como una herramienta esencial para gestionar el aprendizaje de los equipos remotos: no es necesario que ninguno de sus miembros se desplace a ningún lugar, solo en necesario contar con un dispositivo de conexión a internet.

Estos eventos virtuales permiten personalizar al máximo las formaciones, ya que dan la posibilidad a las empresas de instalar plugins específicos y diseñar cada uno de los elementos que forman el aula virtual. Además, su utilización es sumamente sencilla, a través de interfaces intuitivos que permiten acceder de un modo rápido no solo a la plataforma online, sino a cada uno de los materiales que se vayan compartiendo en todo tipo de formatos.

3. Fortalecer los lazos entre teletrabajadores.

Es un entorno laboral, ya sea físico o a distancia, el trabajo no lo es todo. Las relaciones personales son esenciales, y siempre deben existir, con el objetivo de compartir experiencias y desarrollar nuestro lado humano y nuestras capacidades sociales y comunicativas.

Para gestionar a los equipos remotos en este sentido, una de las mejores alternativas son las actividades de Team Building virtual. Se trata de propuestas lúdicas diseñadas para fomentar la comunicación, la integración y el compañerismo, entre otros objetivos.

Actualmente existe una gran oferta en el mercado, pero una de las más innovadoras la encontramos de la mano de Virtway Events, una compañía que, a través de la tecnología 3D más avanzada, ofrece una serie de experiencias inmersivas dentro del mundo virtual con avatares.

Las opciones que propone son infinitas y todas están dirigidas a conseguir que los trabajadores de la empresa, tanto los equipos a remoto como los que se encuentran en el entorno físico de la compañía, vivan experiencias online estimulantes. Una de sus apuestas es la creación de avatares interactivos en 3D , que simulan a cada uno de los participantes de cada actividad. Se pueden utilizar en diferentes acciones grupales dirigidas al training virtual, desde reuniones de equipo hasta conferencias o juegos interactivos.

Aunque sea de forma indirecta, las empresas se benefician en gran medida si sus profesionales teletrabajan. Al tener mayor libertad de decisión y organización, así como una conciliación real con el terreno personal y familiar, su productividad tiende a incrementarse. Solo hay que saber aplicar todas las herramientas que la tecnología pone en nuestras manos para gestionar de un modo eficiente un equipo remoto.

Cómo generar leads con eventos virtuales

La generación de leads es la máxima prioridad para los responsables de marketing de las compañías. Al fin y al cabo, atraer a clientes potenciales y estimular su interés en los servicios o productos es una de las fases más cruciales de todo negocio.

Pero actualmente el mercado se define por unos cambios constantes, y el comportamiento de los consumidores no escapa a esta tendencia. Cada vez más, los usuarios demandan necesidades diferentes y buscan vías alternativas para encontrar las soluciones.

Por ello, y aunque los departamentos de marketing cuentan ya con poderosas herramientas para generar leads B2B, es necesario que inviertan un esfuerzo extra en encontrar nuevas estrategias de generación de clientes potenciales. Estas alternativas deben combinar innovación y un valor añadido a la experiencia del cliente.

Es aquí donde las ferias virtuales se perfilan como unos eventos de inmenso potencial para atraer leads y realizar con éxito la conversión final. Sin barreras geográficas, ni límites de tiempo, este tipo de encuentros aseguran un gran intercambio de información y se han convertido en una mina de oro para el marketing de generación de leads.

El gran poder de estas herramientas para crear leads es que una feria virtual puede utilizarse como estrategia en sí misma o como extensión de una estrategia de marketing omnicanal. Es decir, una vez que la empresa ya ha conectado con su público objetivo a través de otros métodos, una exposición virtual o cualquier otro tipo de feria online puede ayudar a atraer y a afianzar clientes potenciales. Y por ello, aporta una importante ventaja competitiva incluso en las condiciones de mercado más lentas.

Ventajas de las ferias virtuales para crear leads B2B

Los espacios virtuales han abierto innumerables oportunidades para las empresas a la hora de comercializar y presentar sus productos o servicios. El máximo exponente lo encontramos en las ferias virtuales, una opción considerada como una herramienta de marketing muy poderosa, tanto para optimizar el engagement de los asistentes a los eventos, como para la generación efectiva de leads.

Su capacidad para crear relaciones sólidas y duraderas entre los usuarios y la empresa, así como la oportunidad para aumentar el compromiso que se establece entre la marca y los consumidores, ha favorecido que una feria virtual sea un evento cada vez más aceptado, rentable y eficiente en comparación con las actividades de marketing presencial.

Todos estos objetivos se consiguen gracias a las ventajas que ofrecen en comparación con los eventos físicos. Estas son las más destacadas:

Mayor asistencia de participantes: las barreras geográficas y horarias suponen una importante limitación a la hora de organizar un evento físico. Sin embargo, los espacios virtuales facilitan que los asistentes pueden acceder a ellos de forma remota desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.
Gran reducción de costes: el ahorro es una característica que acompaña en todo momento a las ferias virtuales. La rentabilidad de este tipo de encuentros es mucho menor, ya que se eliminan los costes de contratación, de desplazamiento y de viajes, así como todos los relacionados con la estancia de los asistentes.
Total atracción sobre el asistente: las ferias virtuales se han diseñado por y para la innovación, por lo que no sería entendible un evento virtual si no tuviera una alternativa única que tuviera el poder de llamar la atención.

En este sentido, son muy interesantes las propuestas ofrecidas por Virtway Events. Son plataformas para ferias virtuales están diseñadas con la tecnología más avanzada para crear experiencias únicas. Por ejemplo, ofrecen la posibilidad de utilizar avatares interactivos en 3D que simulan cada uno de los participantes en el encuentro.

Aumento de la visibilidad: a la hora de poner en marcha la promoción del evento, el entorno digital permite llegar a un mayor número de usuarios con una menor inversión, y la inmediatez de los medios online permitirá tener acceso a multitud de personas que, además, podrán convertirse a posteriori en fieles seguidores de los productos o servicios de la compañía.

Por ello, las ferias comerciales virtuales son la mejor fórmula para conseguir más suscriptores, algo que para las compañías tiene un valor incalculable dentro de sus estrategias para la generación de nuevos leads.

Entornos digitales muy variados: las ferias online permiten crear eventos diseñados a medida de la empresa para complacer a sus futuros clientes, y los entornos en los que se desarrollan las interacciones con estos son casi ilimitados.

Chats interactivos, seminarios web en vivo o salas inmersivas son solo algunos de los ejemplos donde una feria virtual puede mostrar todo su potencial para brindar a los asistentes experiencias excepcionales en entornos digitales.

Resultados medibles: todo lo que sucede en un evento virtual se puede medir durante el desarrollo de todas sus fases. El acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los participantes proporciona a las empresas una información eficaz sobre el retorno del ROI, lo que les permitirá estudiar y mejorar la calidad de presentes y futuros eventos.

Cómo asegurar la generación de leads en eventos virtuales

Todas las ventajas aportadas por un evento de este tipo permiten que los expositores puedan involucrar a un público mucho mayor, aumentando en consecuencia sus perspectivas de generación de leads.

Pero, ¿cómo conseguirlo? Los siguientes aspectos lograrán alcanzar el objetivo de un modo más eficaz:

Contenido bajo demanda: uno de los elementos de éxito de una feria virtual es que su contenido está disponible «a pedido». Esta posibilidad consigue enriquecer más la experiencia y aumentar más su interés en participar.

Por esta razón, es importante brindarles una amplia variedad de oportunidades para que conozcan los productos y servicios que se exhiben mediante fotos y vídeos, demos, folletos, libros electrónicos y todo tipo de material digital que puedan descargar y consultar en cualquier momento.

Chats interactivos: las salas de chat en vivo permiten al expositor interactuar con los participantes de la feria. A través de conversaciones en tiempo real, la empresa podrá proporcionar detalles sobre sus productos, responder preguntas e intercambiar comentarios.

Esta conexión hace posible una relación más estrecha y mejora exponencialmente la imagen de la empresa y se sus productos o servicios, por lo estará más cerca de sus futuros clientes.

Salas inmersivas: las ferias virtuales siempre deben contar con espacios diseñados para que sus visitantes pueden interactuar, tanto con la empresa como con el resto de los participantes.

Pero no se trata de una interacción tradicional, sino que es imprescindible ofrecerles la posibilidad de participar en actividades inmersivas enfocadas al entretenimiento. Es la mejor manera para que todos colaboren de un modo activo y hagan que su experiencia sea más satisfactoria.

Por último, para asegurarnos de la generación de leads en eventos virtuales, es necesario definir una estrategia de seguimiento después de la celebración de la feria. Así, podremos seguir a los clientes potenciales que han asistido a ella y conocer sus impresiones y experiencias. Es el último paso para mejorar el engagement de participantes y crear leads efectivos.

Event Marketing Virtual: cómo promocionar tu evento online

El Marketing de Eventos, o Event Marketing, describe todo el proceso que se lleva a cabo para promocionar un encuentro, ya sea una presentación, un seminario o una feria. Da igual el tipo de evento, sus características o el fin que buscamos al llevarlo a cabo: si no sabemos promocionarlo de un modo eficaz y hacerlo llegar a nuestro público objetivo, todos nuestros esfuerzos habrán caído en saco rato.

Los eventos ofrecen una oportunidad única para que los usuarios interactúen con las marcas para tener una idea directa del enfoque, la perspectiva y la personalidad de una empresa. Y, de hecho, los consumidores de hoy en día no se conforman con que les expliquemos las bondades de un producto o servicio. Quieren más, buscan interactuar y conocer a fondo la alternativa que le ofrecemos, para poder evaluarla y tomar una decisión acertada.

En este sentido, el Marketing de Eventos es crucial, ya que combina una estrategia de acciones encaminadas a su promoción, con el objetivo de atraer a una audiencia considerable y alcanzar el ROI de nuestras acciones.

Dentro de los eventos online, existen varios tipos. Cada uno tiene sus propias características peculiares y sus necesidades a la hora de promocionarlos, pero todos tienen en común algo: la interacción de los asistentes con la empresa.

Los encuentros en línea eliminan las barreras físicas, consiguiendo reunir a una audiencia dispersa geográficamente, por lo que es más fácil atraer a una audiencia mayor. Los eventos online más habituales y los mejores aliados de los responsables del Marketing a la hora de promocionarlos son:

Webinars o seminarios web: encuentros que giran en torno a presentaciones, debates o talleres que se imparten online. Pueden llevarse a cabo en tiempo real o bajo demanda.
En el primero de los casos, permiten la interacción entre los participantes y brindan la oportunidad de recibir o discutir información sobre un determinado tema a través de varias herramientas web.
Eventos de transmisión en vivo (Live Streaming): se trata de encuentros o presentaciones que tienen lugar en tiempo real y se transmiten en vivo.
Al igual que ocurre con los webinars, este tipo de eventos también da a los asistentes la posibilidad de interactuar con chats o a través de Redes Sociales, gracias a lo cual podemos involucrar desde el primer momento a nuestra audiencia. Aunque no siempre es así, en alguna ocasiones no se da la oportunidad de participación.
Eventos virtuales: son los más completos en cuanto a interacción se refiere. Tanto es así que los mundos virtuales son grandes aliados para event planners, ya que la irrupción de esta tecnología en los encuentros corporativos ha permitido el nacimiento de experiencias inmersivas, innovadoras e irrepetibles.
Tanto es así, que existen empresas, como es el caso de Virtway Events, que utilizan los recursos que nos ofrece el mundo virtual para recrear situaciones abstractas con un gran realismo. Así, ofrecen eventos utilizando avatares interactivos en 3D. Son personajes virtuales que simulan a cada uno de los participantes y permiten crear un escenario en el que pueden interactuar y comunicarse.

Y es que las ventajas de los eventos virtuales, ya sea para videoconferencias, actividades de training virtual, webinars, conferencias online u otro tipo de encuentros más complejos, son infinitas. Y por lo tanto, infinitas (o casi) son también las estrategias para promocionarlos. Además, tienen mayor alcance y menor coste que las campañas de publicidad al uso.

3 razones esenciales para usar estrategias de Event Marketing Virtual

Las empresas eligen participar en un evento por varias razones. Los eventos virtuales para negocios persiguen diferentes fines. Una empresa pequeña, por ejemplo, puede buscar las posibilidades que le ofrece un webinar para conectarse con su audiencia, mientras que una compañía más grande puede necesitar la interacción cara a cara que ofrece una feria virtual.

Pero todos estos encuentros tienen 3 objetivos esenciales que persiguen los responsables del Marketing de Eventos. Estas son las principales razones que una compañía tiene a la hora de planificar, organizar y promocionar un evento virtual:

Construir y posicionar la marca y crear conciencia

Las estrategias de Event Marketing Virtual son unas herramientas infalibles para dar a conocer nuestra empresa y para posicionarla en un mercado cada vez más competitivo. A través de los eventos virtuales, podremos crear conciencia de marca, compartir ideas y comunicarnos de un modo directo con nuestro público objetivo.

Aquí es donde las Redes Sociales tienen un protagonismo especial. Podemos comenzar por los métodos habituales de publicación en Facebook y Twitter, pero debemos dar un paso más y aprovechar el potencial de Instagram o Snapchat para mostrar a los espectadores un avance de dónde se llevará a cabo el evento y quién se encargará de conducirlo.

También es interesante aprovechar los contenidos de las RRSS para incluir información de la actividad en formato de vídeo, tutoriales para la conexión, detalles para el registro de participantes o guías interactivas.

Generación de leads

Otra razón importante por la que las empresas eligen participar en un evento virtual es generar leads. Se trata de la máxima prioridad para los responsables de marketing de las compañías, y no en vano es así: atraer a clientes potenciales y estimular su interés en los servicios o productos es una de las fases más cruciales de todo negocio.

En este sentido, planear un evento virtual tiene un potencial inmenso para atraer leads y realizar con éxito la conversión final. Sin barreras geográficas, ni límites de tiempo, este tipo de encuentros aseguran un gran intercambio de información y se han convertido en una mina de oro para el Event Marketing.

Crear relaciones sólidas conlos clientes y aumentar las ventas

A la hora de poner en marcha la promoción del evento, el entorno digital permite llegar a un mayor número de usuarios con una menor inversión, y la inmediatez de los medios online permitirá tener acceso a multitud de personas que, además, podrán convertirse a posteriori en fieles seguidores de nuestra empresa.

En este sentido, un evento virtual ofrece un alto nivel de compromiso con el cliente, ya que nos permite una interacción personal muy cercana, a pesar de la lejanía física.

Además, este tipo de encuentros permite el acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los participantes. Esto proporciona a los responsables del Marketing de Eventos una información muy eficaz sobre el ROI, lo que les permitirá estudiar y mejorar la calidad de presentes y futuros eventos.

En definitiva, los eventos virtuales deben ser una parte tan importante de las estrategias de Marketing de una compañía. Y para promocionarlos, hay que tener en cuenta una serie de objetivos claves.

La propia esencia de este tipo de encuentros hace que estemos más cerca de alcanzar estas metas, ya que el mundo virtual destaca por su creatividad, su gran capacidad de interacción y por la capacidad que ofrece de consultar resultados medibles en tiempo real. Estos elementos facilitan en gran medida las labores de los responsables de las estrategias de Event Marketing, no solo para promocionar estos encuentros online, sino para asegurar un mejor ROI de sus acciones.

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