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Acompáñenos en una entrevista informal con algunos de nuestros partners y principales clientes, en la que hablaremos de las experiencias de los eventos virtuales, las ideas y los retos a los que se enfrentan.

Kopérnico: expertos en eventos corporativos y actividades de team building

Kopérnico y Virtway comenzaron a trabajar juntos a principios de 2020. A pesar de estar originalmente centrada en eventos y actividades presenciales, Kopérnico se adaptó rápidamente a crear eventos de forma virtual. Con un equipo extremadamente creativo, han diseñado desde cero algunas de nuestras principales actividades virtuales, como el Cluedo Virtual y otras escape rooms.

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¿Por qué elegís los eventos 3D con avatares en lugar de eventos web con streaming? ¿Cuál es el valor añadido de este formato para vosotros?

Lo que más nos gusta de Virtway es que puedes tener una experiencia lo más parecida posible a un evento físico. Llegar a un lobby de bienvenida en el que encontrarte con tus compañeros y que surjan grupos y charlas informales, acceder a un auditorio en el que poder asistir cientos de personas a una ponencia, dividirte en salas de trabajo por equipos de la empresa y despedir la jornada disfrutando una actividad de team building con tus compañeros. 

Una video llamada con decenas o cientos de personas no funciona, no puede haber interacción entre los participantes. Pero en Virtway existe el concepto de distancia, por lo que puedes mantener una conversación con la gente que tienes junto a ti, mientras surgen otras muchas conversaciones por el escenario sin que interrumpan la tuya. Esto es un concepto realmente potente por ejemplo para el networking o para organizar ferias en las que decenas de expositores pueden tener su stand, a la vez que miles de participantes pueden acudir a ellas. Vemos cada semana cómo los participantes se reencuentran en Virtway, se mueven por los escenarios en grupitos con sus amigos, hablando y comentando lo que ven como harían en un evento físico. 

Y todo esto lo puedes hacer sin renunciar a las ventajas del streamingya que si el cliente lo desea, los ponentes pueden hablar y que su imagen sea transmitida en directo en las pantallas del escenario

Aunque nuestra tecnología ya es un elemento atractivo, ¿cómo os diferenciáis en el mercado?

Como nos pasa en los eventos y congresos físicos, siempre hemos pensado que nuestra principal fortaleza es que somos capaces de adaptarnos a las necesidades de cada cliente y producir a medida. En Kopérnico somos productores reales, nos manchamos las manos. Si pides un evento a Kopernico sabes que te lo va a organizar de verdad nuestro equipo directamente y eso nos permite estar siempre creando ideas nuevas con nuestros clientes. Trabajamos para conocer a nuestros clientes y nos adaptamos a ellos. 

Dentro de Virtway hemos creado ya muchas actividades de team building como cluedos, concursos de televisión o scape rooms personalizados. Virtway es muy versátil, si tienes ganas e ideas puedes crearlas. Cada poco tiempo incorporamos nuevas actividades y soluciones. 

¿Cuáles de vuestros servicios gustan más a vuestros clientes?

Lo que más sorprende a nuestros clientes son las ferias, hasta conocerlo no se imaginan cómo de real es una feria dentro de Virtway, están siendo un auténtico éxito. Entre las actividades, la más demandada es el Cluedo y es también una de las que más disfrutamos nosotros realizando. Escuchar a la gente reírse con sus compañeros y pasarlo bien es muy motivador, más aún en la situación actual.  

¿Cómo reaccionan los asistentes a los eventos? ¿Les cuesta adaptarse a la tecnología?

Depende mucho del perfil de la empresa, los empleados de una empresa tecnológica se muestran muy seguros desde el primer momento con el uso de la plataforma, la gente más joven igual. Si los clientes vienen de un entorno no relacionado con el uso de la tecnología o la edad media es mayor, muchas veces les parece que va a ser difícil de utilizar, pero ese miedo desaparece en el primer minuto. Cualquiera puede moverse y hablar dentro de Virtway, sin ningún conocimiento previo. En cuanto la gente aparece en el primer escenario y empiezan a charlas con sus compañeros, desaparecen las inseguridades y empiezan a disfrutar de su evento. Y si alguien tiene alguna dificultad, nuestro equipo está ahí junto a ellos para ayudarles a resolverla. 

¿Cuál es vuestra visión de este tipo de eventos después de la pandemia?

Como todos, nosotros también estamos deseando volver a vernos con nuestros amigos y abrazarnos. Después de la pandemia volverán los eventos físicos y retomaremos nuestra forma de vida, pero las herramientas que hemos aprendido a utilizar no las vamos a desaprender. Hemos visto que una reunión de media hora con un cliente o un compañero de otra sede, se puede hacer en entornos virtuales con una experiencia muy parecida a sentarse delante de su mesa, pero sin tiempos de desplazamiento y pudiendo reprogramar una reunión 15 minutos antes sin que sea un gran trastorno para nadie.  

Nosotros apostamos por los eventos híbridos. Puedes organizar una feria en Madrid con 100 expositores, en la que esperas 5.000 asistentes y a la vez llegar a otros 10.000 clientes de cualquier lugar que no se habrían desplazado a tu feria por muy poco más. El triple de clientes y el triple de posibilidades de éxito para tus expositores sin multiplicar el coste de la feria. Conocemos empresas con cientos de comerciales repartidos por España, que realizaba reuniones de ventas a la que viajaban sólo unos pocos por costes y operatividad pero que ahora puede hacer un evento híbrido en el que toda su red de ventas participe en el evento. Ya estamos trabajando en eventos que combinan ferias y congresos físicos con Virtway. 

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