Por qué elegir eventos virtuales basados en avatares

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La obligatoria anulación o retraso de reuniones, citas y todo tipo de eventos corporativos debido a la crisis de la Covid-19 ha provocado la necesidad de encontrar alternativas para que las empresas no pararan del todo su actividad. El objetivo, asegurar la continuidad del negocio y minimizar así el impacto económico provocado por la pandemia.  

La tecnología se ha convertido una vez más en la respuesta a muchos de las necesidades corporativas, y los eventos virtuales han sido la salida para los profesionales y los responsables de las compañías que no querían quedarse atrás. 

Y es que este tipo de plataformas online proporcionan la vía para conectarse en entornos que rompen las restricciones de los entornos físicos, y en este sentido son herramientas de extraordinario poder cuando la empresa tiene delegaciones repartidas por varias zonas geográficas, si sus empleados trabajan en remoto o en el caso de necesitar la participación de un gran número de asistentes. 

Y si bien es cierto que aplicaciones como Skype, Zoom o Hangouts son unas opciones eficaces para reuniones de videoconferencia y seminarios web, no están diseñados para dar cobertura a ciertos eventos donde cientos de asistentes participan simultáneamente y buscan mantener una interacción.  

Este es precisamente el gran valor de las plataformas basadas en avatares: la interactividad. Y por esta razón, es el siguiente paso hacia donde deben encaminarse las estrategias de las empresas. Ya no es suficiente con que los eventos sean virtuales, sino que hay que utilizar escenarios en los que el “contacto personal” sea los más real posible, que nuestras relaciones sean cercanas estando lejos. 

Aquí es donde los avatares interactivos se convierten en grandes protagonistas: son capaces de imitar la experiencia real de asistir a un evento, tal y cómo hacemos en nuestro mundo, pero a través de un formato virtual. Para ello, simulan a cada uno de los participantes -hasta su aspecto físico es muy parecido- y pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural.  

Este avance tecnológico quizás sigue sonando aún para muchos como un tema de ciencia ficción, pero en realidad, el avatar online es nuestro alter ego del mundo virtual, una representación de nosotros mismos que nos permite participar en una amplia cantidad de eventos virtuales de muchos tipos.  

Avatares 3D, los protagonistas de la gamificación en los eventos para empresas

avatares 3d gamificacion

Las plataformas virtuales supusieron en su día un punto de inflexión a la hora de organizar eventos corporativos, y han sido sin duda la alternativa definitiva para seguir las medidas de confinamiento y asegurar el trabajo en remoto. Pero la tecnología es imparable y se necesitaba una opción para permitir la gamificación y asegurar la conexión en tiempo real entre sus participantes.  

Y como decíamos, las plataformas para eventos con avatares han sido la respuesta. Varias han sido las propuestas que han marcado este nuevo panorama tecnológico, pero la de Virtway Events ha destacado sobre otras, debido a varios factores: el gran realismo de sus avatares interactivos, el alto nivel de interacción entre ellos y la tecnología que los sustenta.  

De hecho, las aplicaciones de Audio 3D de sus avatares permite conversaciones de todo tipo y para cualquier modalidad de eventos, desde conferencias, sesiones de team building o breakout, actividades de networking, formación online o webinars, entre otros… incluso son capaces de regular el volumen en tiempo real, dependiendo de la proximidad entre cada avatar.  

Por si este realismo fuera corto, estos personajes interactivos pueden además intercambiar cualquier tipo de información en diferentes formatos y hasta expresar sus emociones a través de animaciones (como aplausos o saludos). 

Los ejemplos de eventos virtuales basados en avatares son variados, pero estos escenarios suelen ser los más utilizados por las empresas a la hora de celebrar sus eventos corporativos:  

  • Ferias comerciales, convenciones y conferencias: en estos entornos, los avatares tienen un papel interactivo protagonista. Por ejemplo, en una convención, feria o cualquier tipo de actividad comercial, las empresas pueden equipar sus stands o sus puntos de información virtuales con avatares en 3D que simulan a los responsables de la compañía. Así, podrán contactar con los asistentes y resolver sus dudas en tiempo real. 

    La tecnología se encarga de conseguir eventos corporativos basados en avatares muy reales y que no solo atiendan las necesidades de los participantes, sino que sepan además llamar su atención. Los encuentros digitales son seguidos a través de una pantalla, y corremos el riego de que el espectador se canse y cierre la conexión. Para evitarlo, en necesario crear una plataforma virtual atractiva que recree situaciones del mundo real con creatividad.  

  • Actividades de Team Building virtual: engloban una serie de acciones para trabajadores remotos, diseñadas para convertirse en reuniones interactivas que se sientan como reales y cercanas. Los avatares interactivos en 3D simulan a cada uno de los participantes, tanto empleados como responsables de la actividad. 

    Las opciones de Team Building son muy variadas, desde juegos hasta conferencias o reuniones, pero hay una especialmente activa que exige gran interacción entre los participantes. Se trata de Escape Rooms Virtuales con avatares interactivos, una actividad en la que no es necesario utilizar gafas VR para crear ambientes totalmente inmersivos con resultados espectaculares. 

  • Aulas virtuales para negocios: las formaciones online no deben limitarse únicamente a que los empleados realicen cursos con contenidos interactivos, sino que debe da un paso más allá y convertirse en una escuela que ofrezca a sus asistentes la posibilidad de recibir una enseñanza virtual con la máxima interactividad posible.  
     
    Para ello, los sistemas de formación virtual basados en avatares son la herramienta idónea para ofrecer verdaderas experiencias digitales de aprendizaje colaborativo. Cada avatar se puede personalizar con múltiples opciones y permite sentir la sensación de estar presente, consultar dudas en vivo, conversar e intercambiar cualquier tipo de información en varios formatos 

Las plataformas para eventos con avatares en 3D permiten, en definitiva, recrear situaciones muy realistas, y son capaces de diseñar experiencias inmersivas dentro de un mundo virtual. La tecnología que hay detrás de cada uno de estos personajes interactivos hace posible que su utilización en entornos virtuales corporativos asegure actividades 100% interactivas y muy realistas.  

Cómo convertir una conferencia presencial en un evento virtual

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...el paso al networking online

Nuestra manera de vivir se dirige sin freno hacia un mundo virtualizado. Muchos son los que advertían de esta tendencia hace ya varios años, pero es ahora cuando vemos que es una realidad que ha llegado a nuestras vidas para quedarse. Y la causante de este cambio tan palpable ha sido la crisis a nivel mundial producida por el coronavirus.

Desde hace meses nuestra manera de relacionarnos ha cambiado radicalmente. Las reuniones personales se sustituyeron en pocos días por encuentros en una plataforma virtual y las videoconferencias web fueron el punto de unión entre amigos y familiares.

Y aunque este cambio de escenario y de mentalidad ocurrió en un primer momento en un plano personal, enseguida le siguieron las empresas, los negocios y la actividad comercial a todos los niveles. Y es que una conferencia o cualquier tipo de reunión corporativa cara a cara se convirtió de la noche a la mañana en una actividad peligrosa para nuestra salud y para las de los demás.

Lo que comenzó en una anulación puntual pasó a ser la tendencia común: todos los eventos se cancelaron y la actividad presencial en oficinas desapareció casi por completo. Y en este punto, la necesidad de encontrar una plataforma de conferencias online fue el reto al que se enfrentaron muchos negocios, tanto para relacionarse con sus usuarios como para poder estar en contacto con los trabajadores remotos y evitar que la actividad empresarial se anulara completamente.

La realidad virtual fue la llave que abrió las puertas a un nuevo escenario. Los grandes avances de esta tecnología en los últimos años han permitido combinar la seguridad y comodidad de las reuniones en línea con la interactividad de los encuentros presenciales. Y lo que antes se consideraba como un avance accesible únicamente para grandes organizaciones, ya no lo es. De hecho, en la actualidad, una conferencia virtual está a la orden del día para muchos negocios, independientemente de su tamaño o actividad. El networking online está de moda en todos los sectores y niveles.

Las razones por las que invertir en eventos virtuales en 2020 son muchas y variadas, pero hay que saber cómo hacerlo. Como toda iniciativa empresarial, necesita de una estrategia y de unas pautas para que la elección sea la acertada.

Las 7 pistas definitivas para organizar una conferencia virtual

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  1. Determinar el tema de la videoconferencia web El sentido común tiene que estar presente en todos los procesos que conforman la organización de un evento virtual. Si queremos presentar un perfume, quizás deberemos dar una vuelta al tema, porque hasta que no se invente una plataforma de conferencias que nos permita oler (seguro que llega algún día), será necesario plantearnos si el tema es el adecuado. Pero, en cualquier caso, seguro que los organizadores de eventos sabrán cómo salvar esta limitación.

  2. Definir nuestro público objetivo Como en toda planificación, determinar a quién nos dirigimos y quiénes nos escucharán es el primer paso para allanar el camino al éxito. El funcionamiento de una conferencia virtual es similar al de cualquier otro tipo de encuentro: debemos saber cuál es nuestro público objetivo para saber llamar su atención y elaborar la estructura de la videoconferencia online.

  3. Elegir la plataforma se mejor se adapte a las necesidades concretas del evento La tecnología ha avanzado a pasos agigantados en este sector, por lo que existen herramientas para todo tipo de gustos y objetivos. Por ello, es importante meditar con calma cuál es la que realmente da una respuesta concreta a lo que necesitamos.Podemos limitarnos a compartir un mensaje en video en las redes sociales o ir más allá y utilizar avatares interactivos en 3D. Es una de las opciones más vanguardistas día de hoy y permiten llevar a cabo reuniones de videoconferencia y seminarios web donde cientos de asistentes participan simultáneamente y buscan mantener una interacción casi real y muy inmersiva. Esta es una de las razones por las que apostar por eventos virtuales basados en avatares en 3D: máxima interacción y experiencias extremadamente realistas.

  4. Crear una estructura fluida y eficaz Al igual que ocurre con los encuentros presenciales, las conferencias online requieren de unas pautas y un guión claramente definidos, con una estructura delimitada y que de respuesta a las necesidades de la empresa y de los asistentes. Por ello, es imprescindible crear el evento en base a una serie de presentaciones, seminarios, actividades y, por supuesto, con un espacio dedicado a responder dudas y preguntas. En este sentido, es interesante contar con los avatares que antes comentábamos, y de hecho, Virtway Events cuenta con una plataforma virtual muy avanzada en la que estos personajes virtuales son capaces de imitar el aspecto físico de los portavoces de la conferencia web, mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural (hasta regulan el volumen en función de la proximidad entre avatares en tiempo real). Incluso pueden expresar sus emociones a través de animaciones (como aplausos o saludos).

  5. Diseñar un contenido bajo demanda Uno de los elementos de éxito de las conferencias online es que su contenido está disponible «a pedido». Esta posibilidad consigue enriquecer más la experiencia y aumentar más el interés en participar. Por esta razón, es importante brindar a los asistentes una amplia variedad de oportunidades para que conozcan los productos y servicios que se exhiben mediante fotos y vídeos, demos, folletos, libros electrónicos y todo tipo de material digital que puedan descargar y consultar en cualquier momento.

  6. Definir una estrategia de seguimiento Después del evento, es esencial realizar un seguimiento de los clientes potenciales que han asistido. Para garantizar las conversiones, se puede enviar un correo electrónico a los prospectos, solicitándoles sus impresiones sobre el encuentro, o bien invitándoles a participar en una encuesta. Estas medidas no solo ayudarán a conseguir y fidelizar a los clientes, sino que además serán clave para identificar qué aspectos de su participación fueron eficaces y cuáles no, con el fin de mejorar futuras acciones.

  7. Compartir contenidos y crear conexiones Las conferencias online son grabadas, por lo que se convierten en fuentes de información que se puede intercambiar de manera muy sencilla. En este sentido, es importante disponer de una buena base de datos para compartir contenidos, de modo que la difusión del evento crecerá exponencialmente, y más si nos aprovechamos del gran poder de las redes sociales.

Las ventajas y posibilidades de una conferencia virtual hacen que se perfile como la herramienta definitiva de comunicación empresarial, en cualquier momento y panorama. Pero es ahora cuando su valor está en su punto más álgido, ya que vivimos en un presente incierto donde los eventos presenciales no pueden realizarse y las empresas deben enfocar sus esfuerzos a continuar ofreciendo sus servicios de forma más remota que nunca.

El futuro del trabajo ya está en nuestro presente

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La crisis mundial del coronavirus ha provocado que nuestra vida haya dado un giro de 360º y nos hayamos tenido que replantear muchos de los aspectos que forman parte de nuestro día a día. Y no solo a nivel personal, donde el impacto de esta nueva situación ha sido de enormes proporciones, sino sobre todo en lo que respecta a nuestro mundo profesional.  

Y es que el futuro laboral ha dado la cara y ha mostrado a marchas forzadas lo que ya se venía anunciando desde hace años: el teletrabajo ha llegado a nuestra realidad actual para quedarse.  

Una de las consecuencias empresariales de la Covid-19 es que el panorama económico y productivo ha cambiado totalmente en pocos días. Lo que hace unos meses se consideraba lo normal -ir a trabajar a las oficinas o mantener reuniones físicas diarias- ahora son situaciones excepcionales.  

Si bien es cierto que es España ya se había comenzado a apostar por el trabajo remoto como modo de vida laboral, aún eran muchas las empresas que no consideraban esta opción como posible dentro de sus políticas. Pero, en una semana, hemos visto cómo el teletrabajo ha sido la única -y obligatoria- salida para que muchos negocios pudieran salir adelante.  

Por ello, ahora cuando ya podemos respirar algo más tranquilos y hemos comprobado por nosotros mismos como los empleados remotos son el presente y el futuro de las actividades corporativas, ha llegado el momento de conocer y entender todos estos cambios. El objetivo: aprender de ellos y continuar aplicándolos en el día a día a empresarial.  

Las tendencias que marcarán el mundo laboral durante y después del coronavirus

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El panorama de incertidumbre que marcó el inicio de la crisis provocada por la pandemia, donde el contagio en los centros de trabajo suponía un enorme riesgo, los desplazamientos estaban muy restringidos y las fronteras cerradas, fue la clave para que las empresas buscaran alternativas eficaces y eficientes.  

La solución vino de la mano de la tecnología: utilizar los grandes avances que tenemos a nuestra disposición en entornos online y virtuales. Y ahora, el concepto de trabajar desde casa a diferentes niveles (desde realizar una tarea rutinaria a mantener reuniones por videoconferencia, pasando por la celebración de todo tipo de eventos y actividades corporativas) ya es una realidad.  

Por lo tanto, para aprender de esta realidad y mejorarla, es importante conocer cuáles son las principales tendencias que ya están marcando el futuro del trabajo:  

  • Una nueva mentalidad hiperconectada: si hace años nos hubieran planteado la posibilidad de que todas nuestras acciones serían visibles en la red, no nos lo habríamos creído. Pero lo cierto es que hoy en día, nuestras vidas son públicas como consecuencia del uso continuo de las redes sociales y de los dispositivos móviles.

    Esta mentalidad se traduce en un cambio de actitud en las empresas, obligándolas a redefinir muchas estrategias para llegar a sus clientes y a adoptar nuevas medidas dirigidas a la innovación. Ambas son salidas obligatorias si quieren seguir teniendo presencia en un mercado cada vez más globalizado y competitivo.

  • El avance imparable de la tecnología: la nube, el big data, los mundos virtuales y todas la nuevas plataformas que protagonizan el panorama actual han modificado -y lo seguirán haciendo- nuestra forma de trabajar.

    Lo que ayer era posible hacer sólo de un modo presencial, hoy lo es sin contacto. De hecho, las ventajas de los eventos virtuales son tales que cada vez es mayor el número de empresas que se apunta a esta tendencia.  

  • Las nuevas generaciones pisan fuerte: los jóvenes forman parte del grupo impulsor de los cambios más inminentes, por lo que su influencia en las empresas tiene cada vez más peso. Su mundo es cien por cien digital y las nuevas tecnologías son esenciales en su ámbito laboral.

    Por ello, unos de sus objetivos es trabajar como empleados remotos y realizar las actividades corporativas desde cualquier. Para ellos es algo completamente normal y, si las compañías quieren retener y aprovechar las cualidades de estos talentos, deberán invertir en soluciones para retenerles y motivarles.  

  • Movilidad: ninguna de las 3 tendencias que acabamos de comentar tendría sentido si esta no fuera posible. Y es que hoy en día, el lugar dónde nos encontremos ya no es importante para trabajar.

    Estar conectados en la distancia deber ser el enfoque hacia donde se deben encaminar las estrategias de las empresas de hoy en día. Y esto solo es posible si se cuenta con las herramientas más avanzadas para realizar eventos en línea. 

Actividades corporativas virtuales: el presente de la nueva realidad

El día a día de las compañías está repleto de eventos, presentaciones, reuniones y citas varias. Y todas ellas están adaptándose a los nuevos tiempos que exigen romper con las barreras físicas. Ya no es necesario estar en el mismo espacio para conectarnos ni para poder comunicarnos. Lo que hace tiempo nos parecía fruto de la ciencia ficción, hoy es una realidad más que palpable.  

El mejor ejemplo lo podemos encontrar en las actividades inmersivas virtuales, una tendencia con muchos adeptos dentro de los organizadores de eventos. Son experiencias muy reales que tienen lugar en mundos imaginarios.  

Por ello, ya son muchos los tipos de actividades corporativas interactivas que una empresa puede poner en manos de clientes, sedes o incluso entre sus propios trabajadores. Estos son algunos ejemplos:  

  • Escape rooms: una actividad de Team Building cuyo objetivo principal es no solo evaluar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de un equipo de trabajo, sino también encontrar un momento para la diversión.  
     
    Son la alternativa idónea para aquellos empleados que trabajan a distancia y/o en otros países, dándoles la oportunidad de vivir una experiencia de grupo, optimizar la comunicación interna y, como consecuencia, mejorar el ambiente de trabajo. De hecho, las habilidades más desarrolladas en este tipo de evento virtual son: liderazgo, trabajo en equipo, toma de decisiones y creatividad.

  • Coaching organizacional: talleres que ofrecen a sus participantes la oportunidad de aumentar el conocimiento de sí mismos como equipo. Están diseñados para responder a cuestiones como por qué hacen lo que hacen y, sobre todo, cómo lo llevan a cabo.  
     
    Son un claro ejemplo de cómo las actividades de team building virtual son capaces de aumentar el crecimiento personal y profesional de los empleados, y por ende, de elevar su rendimiento. 

Estos son solo un par de ejemplo de las posibilidades que se abren con la irrupción de los mundos virtuales en el entorno de los eventos corporativos. Reuniones con los trabajadores de las diferentes sedes, eventos con clientes, formaciones de empleados… la lista de actividades que el coronavirus ha prohibido -debido a la proximidad entre sus asistentes- es larga, y la tecnología virtual ha conseguido convertirse actualmente en la solución para que las empresas puedan continuar con su actividad sin necesidad de desplazarse. 

Ya solo nos queda aprovechar esta oportunidad, mejorar su presencia en nuestros negocios y seguir apostando por un futuro laboral que está más presente que nunca.  

¿Cómo pueden las empresas que se enfrentan al coronavirus evitar problemas?

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El mundo está pasando por unos momentos complicados debido a la expansión sin precedentes del tristemente coronavirus, COVID-19. Tanto los casos, como el número de zonas afectadas, no paran de crecer.

De hecho, la mayoría de los países se encuentran o se encontraron en estado de alerta, y entre ellos España.

Por ello, es necesario tomar medidas drásticas que eviten la propagación de este virus. Una de ellas, que entró en vigor en nuestro país el pasado lunes 16 de marzo, fue la de restringir la libre circulación de los ciudadanos.

Pero, aunque indudablemente la salud es lo primero, y por ello todas las actuaciones gubernamentales de deben ir enfocadas a garantizarla al máximo, tampoco podemos perder de vista el hecho de que el impacto económico del coronavirus puede ser devastador para el tejido empresarial.

Así, según diversas publicaciones económicas internacionales, la economía global experimentará una pérdida de casi 1 billón de dólares, debido a la disminución de la movilidad y la reducción de la actividad comercial.

En este panorama, donde el contagio en los centros de trabajo es un gran riesgo, y si además tenemos en cuenta que las fronteras se han cerrado y los desplazamientos solo se permiten en casos de necesidad extrema, las organizaciones han comenzado ya a buscar alternativas viables para permanecer conectadas con sus sedes, con clientes o con proveedores.

Y la inclinación natural a esta búsqueda está clara: utilizar los grandes avances de la tecnología online, una herramienta que puede ayudar enormemente a no paralizar de un modo integral la producción y favorecer al máximo el teletrabajo.

Conexiones remotas: soluciones para evitar el contagio en los centros de trabajo

Si bien algunas catástrofes están fuera del control de la humanidad, la tecnología desempeña un papel importante al proporcionar alternativas reales y eficaces para el control de daños, tanto económico como a nivel sanitario.

Si hablamos de salud, es indiscutible que los avances tecnológicos son los que nos permiten no acudir a nuestros centros de trabajo, y por lo tanto, el riesgo de contagio se disminuye. Y económicamente hablando, la posibilidad de que las empresas puedan seguir funcionando de un modo remoto, sin tener que paralizar del todo su actividad, significa un gran paso para que las consecuencias del coronavirus sean más pequeñas.

Y es que el principal desafío al que se enfrentan las organizaciones en este momento es permanecer conectadas y reducir el impacto en su negocio diario. Y en este sentido, la opción es sencilla: teletrabajar.

Pero muchas veces, dependiendo del tipo de empresa, de los servicios que ofrezca y de las interacciones que lleve a cabo con clientes o empleados, se necesita más que un portátil y un móvil para desarrollar desde nuestros hogares las tareas empresariales.

Reuniones con los trabajadores de las diferentes sedes, eventos con clientes, formaciones de empleados… estos son solo algunos ejemplos de las actividades que el coronavirus ha prohibido, ya que son actividades presenciales que aumentaría el riesgo de contagio al máximo. Y por ello, el número de cancelaciones de este tipo de encuentros crece día a día.

Pero, en un panorama que a priori parece muy negro, la tecnología, y concretamente la virtual, ha conseguido convertirse en una solución al impacto económico del coronavirus: gracias a sus innovadoras propuestas, permite a las empresas continuar desarrollando su actividad sin necesidad de desplazarse para ningún tipo de evento.

Gracias a esto, se elimina la interacción física y se sustituye por una experiencia on line e inmersiva, que permite interactuar con sus asistentes sin necesidad de desplazamientos ni cercanía.

Los eventos virtuales como alternativa para reducir el impacto económico del coronavirus

Los eventos online forman parte de nuestra vida mucho más de lo que somos conscientes, y mucho más ahora, en el momento de incertidumbre que vivimos. De hecho, las últimas reuniones del Gobierno con los diferentes representantes autonómicos se han llevado a cabo de modo remoto, sin que ninguno de sus participantes haya tenido que desplazarse.

Y precisamente este es el punto fuerte de la tecnología: evitar que los eventos se cancelen, sustituyéndolos por otras fórmulas muy efectivas que no nos pongan en peligro. Y si las plataformas online permiten grandes avances, la tecnología virtual merece un punto y aparte, ya que es capaz de ofrecer experiencias que superan las limitaciones marcadas por los eventos físicos.

Así, los eventos virtuales conectan a cientos de personas simultáneamente desde cualquier tipo de dispositivo móvil, y si está acompañada de aplicaciones 3D, sus participantes pueden además interactuar con voz y movimientos.

Pero las bondades de los encuentros virtuales para el ámbito corporativo van mucho más allá. Si bien, actualmente, la eliminación de la cercanía física es la más importante para evitar la propagación del coronavirus, existen otra serie de beneficios para apostar por este tipo de eventos, ahora y en el futuro:

- Reducción de costes:

Si el ahorro es importante siempre, en el panorama actual lo es aún más. Y una de las ventajas que aportan los eventos virtuales es la gran reducción de costes en comparación con los eventos físicos, ya que se eliminan los gastos de contratación de espacios, de desplazamiento y de viajes, así como todos los relacionados con la estancias de los asistentes, el catering o el material necesario.

- Incremento de audiencia y visibilidad:

Los eventos virtuales eliminan las barreras geográficas y horarias, dos de las limitaciones más grandes a la hora de organizar un evento. Y además, hacen que aumente la visibilidad: a la hora de poner en marcha la promoción del evento, el entorno digital permite llegar a un mayor número de usuarios con una inversión mucho más baja.

- Experiencias inmersivas e inolvidables:

El principal reto de cualquier encuentro corporativo es conseguir una total atracción sobre el asistente, y los eventos online se han diseñado por y para la innovación. Pero para que estas experiencias sean realmente inmersivas, los mundo virtuales han aportado un elemento esencial a las técnicas de entretenimiento educativo empresarial: los avatares en 3D.

Son una forma única de dar vida cualquier evento corporativo, ya que son imágenes gráficas que representa a una persona en un mundo virtual. Las posibilidades de interacción de un avatar virtual son infinitas, y de hecho pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural, intercambian cualquier tipo de información e incluso expresar sus emociones a través de animaciones, como aplausos o saludos.

Las amenazas y consecuencias del coronavirus han forzado la cancelación de muchos eventos empresariales que han provocado importantes pérdidas económicas. Si las empresas quieren parar esta tendencia y que su negocio no se vea paralizado por el COVID-19, los eventos virtuales son la respuesta: entornos cercanos sin estar cerca.

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7 razones por las que invertir en Eventos Virtuales en 2020

invertir en eventos virtuales en 2020

Si cerramos los ojos e intentamos recrear las situaciones que marcan el panorama actual de las comunicaciones personales, es decir, el modo en la que interactuamos los unos con los otros, seguro que lo primero que viene a nuestra mente es un móvil.

Y si queremos ir más allá y continuamos tirando de nuestra imaginación, lo más probable es que lo segundo que acuda a nuestra mente sean imágenes con una tablet, un ordenador de sobremesa o un portátil.

Y es que la tecnología marca desde hace el años el rumbo de nuestras acciones, y la utilizamos no solo como una vía de comunicación, sino para realizar compras, buscar cualquier tipo de información o como modo de entretenimiento y escape.

El trabajo no escapa a esta premisa. Cada vez en mayor medida, aprovechamos los avances tecnológicos para llevar a cabo más eficazmente todas las tareas que nos exige nuestro empleo.

Además, los datos son cada vez más asequibles en cualquier momento y lugar, y cuanto mayores sean las posibilidades de acceder a ellos en tiempo real, antes llegará un futuro dominado por la participación remota.

Las empresas lo saben, y por ello llevan años adaptándose a este panorama digital. El objetivo es claro: no quedarse atrás en la carrera tecnológica y poder ofrecer servicios de valor que les permitan destacar de la competencia.

Para ello, continuamente buscan innovadoras estrategias a la hora de poner en marcha diferentes acciones. La organización de eventos es uno de los sectores que más rápido está evolucionando en este sentido, y la tendencia marca con evidencia cómo las compañías están apostando por los eventos virtuales frente a los tradicionales.

Este es un camino que se empezó a recorrer hace ya algún tiempo, pero su crecimiento ha sido exponencial durante los últimos años. Y la apuesta por los eventos online no acaba aquí, sino que acaba de empezar.

Eventos corporativos en 2020: por qué serán virtuales

Las ventajas que es capaz de ofrecer un mundo virtual supera las limitaciones marcadas por los eventos físicos. La tecnología en la que se basan permite conectar a cientos de personas simultáneamente desde cualquier tipo de dispositivo móvil, y si está acompañada de aplicaciones 3D, los participantes de un evento virtual pueden además interactuar con voz y movimientos.

Pero las bondades de los encuentros virtuales para el ámbito corporativo van mucho más allá. Por ello, es fundamental que los organizadores de eventos las conozcan y sepan aprovechar todo su potencial.

Estas son los 7 motivos principales por las que toda compañía, independientemente de su tamaño o sector de actividad, debe plantar cara al 2020 apostando por los eventos online frente a los tradicionales:

  1. La transmisión en vivo es una tendencia al alta

    Según las conclusiones de un recientes estudio llevado a cabo para conocer el comportamiento de los usuarios de redes sociales, los consumidores habituales de Facebook comentan e interactúan 10 veces más en vídeos trasmitidos en vivo. De hecho, el 80% afirma que prefieren una transmisión online en tiempo real que el blog de una empresa o las publicaciones tradicionales en redes sociales.

    Estos datos ponen de manifiesto que los eventos online en vivo marcarán buena parte de las tendencias en la celebración de seminarios web, ferias virtuales o cualquier tipo de acción corporativa durante 2020.

  2. Gran reducción de costes

    El Banco de España asegura que la economía mundial afronta el año 2019 en una “clara fase de desaceleración”. A nivel empresarial, también existen una serie de datos que las compañías no deberían pasar por alto si desean mantener la evolución de sus negocios y comenzar a prepararse ante una posible recesión.Por ello, cada vez son más numerosas las organizaciones que se preguntan cómo ahorrar dinero con los eventos virtuales. Y es que una de las ventajas que aportan los encuentros corporativos es la gran reducción de costes que representan en comparación con los eventos físicos, ya que se eliminan los gastos de contratación de espacios, de desplazamiento y de viajes, así como todos los relacionados con la estancia de los asistentes.

  3. Mayor audiencia y visibilidad

    Las barreras geográficas y horarias suponen una importante limitación a la hora de organizar un evento. Sin embargo, los espacios virtuales facilitan que los asistentes pueden acceder a ellos de forma remota desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.Paralelamente, también hacen posible que aumente la visibilidad: a la hora de poner en marcha la promoción del evento, el entorno digital permite llegar a un mayor número de usuarios con una inversión mucho más baja.

  4. Seguimiento integral de los asistentes

    Cualquier tipo de evento online permite obtener resultados medibles. El acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los participantes proporciona a las empresas una información eficaz sobre el retorno del ROI, lo que les permitirá estudiar y mejorar la calidad de presentes y futuros eventos.Además, los eventos virtuales son grandes aliados para los event planners, ya que estos profesionales pueden realizar encuestas a los participantes y capturar información detallada, con el objetivo de recopilar datos de gran valor de los asistentes para planificar una estrategia de seguimiento personalizada.

  5. Los asistentes exigen eventos personalizados

    Para involucrar realmente al público en una panorama digital tan competitivo, es necesario que las empresas ofrezcan experiencias de valor, orientadas a cada uno de los participantes. Atrás han quedado los eventos diseñados para un único perfil de usuario.Actualmente, las compañías se esfuerzan cada vez más en brindar acciones personalizadas basadas en contenidos bajo demanda y en espacios que permitan una interacción de los asistentes. Gracias a las salas inmersivas y los chats interactivos, los participantes podrán mantener conversaciones en tiempo real y la empresa podrá proporcionar detalles sobre sus productos, responder preguntas e intercambiar comentarios.

  6. Experiencias inmersivas e inolvidables

    El principal reto de cualquier encuentro corporativo es conseguir una total atracción sobre el asistente, y los eventos online se han diseñado por y para la innovación. Pero para que estas experiencias sean realmente inmersivas, los mundo virtuales (como los de Virtway Events) han aportado un elemento esencial a las técnicas de entretenimiento educativo empresarial: los avatares en 3D.Son una forma única de dar vida cualquier evento de formación creativo, ya que son imágenes gráficas que representa a una persona en un mundo virtual. Las posibilidades de interacción de un avatar virtual son infinitas, y de hecho pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural, intercambian cualquier tipo de información e incluso expresar sus emociones a través de animaciones, como aplausos o saludos.

  7. Múltiples escenarios de aplicación

    Cada vez son más las compañías que apuestan por los eventos de Realidad Virtual, y cuanto más popular se vuelve el uso de esta tecnología, más creativas son sus aplicaciones. Por ello, existen multitud de experiencias inmersivas diseñadas para entornos corporativos.Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real. Por ello, este tipo de eventos es la mejor alternativa para llevar a cabo conferencias online, aulas virtuales de negocios, actividades de team building, reuniones con equipos remotos o cualquier tipo de acción corporativa.

La integración del mundo virtual con los eventos corporativos es una garantía de éxito, no solo a nivel de infraestructura y de ahorro de costes, sino porque es capaz de ofrecer alternativas innovadoras en entornos inmersivos. Esta combinación logra que las empresas recreen experiencias fuera de lo común, algo que les permitirá destacar en gran medida de la competencia y hacerse un hueco en un mercado cada vez más cambiante.

Tendencias de la tecnología de eventos

event technology trends

Moldeando el futuro

A la hora de analizar las tendencias que marcan el rumbo presente y futuro de los eventos corporativos, existe una palabra que engloba en sí misma un panorama muy cambiante: tecnología. 

Esta es sin duda la gran protagonista de este sector, ya que se ha convertido en una parte esencial de la forma en que informamos, socializamos y consumimos. 

De hecho, los avances tecnológicos han cambiado por completo la forma en que se organizan los eventos y el modo en el que se participa en ellos. Por este motivo, esta herramienta está ya considerada como una gran aliada tanto para los profesionales encargados de su organización como para los asistentes. 

Y si hay una característica que describe todo lo relativo a la tecnología es la innovación. La empresas no pueden ya limitarse a organizar encuentros tradicionales, sino que deben apostar por comprometerse con las demandas de una audiencia cada vez más exigente y, sobre todo, menos pasiva. 

Los participantes ya no se conforman con ser meros espectadores, sino que buscan experiencias que les permitan involucrase al máximo, por lo que si queremos llegar a ellos, deberemos hacer un esfuerzo extra por encontrar nuevas fórmulas que nos permitan atender a sus demandas.  

Esta nueva audiencia, marcada por un importante perfil digital, exige una serie de elementos básicos que nunca deberían faltar en nuestro evento si pretendemos conectar con ella. Y en esto, la tecnología tiene mucho que aportar: 

    • Interacción: hace ya muchos años que el concepto tradicional de audiencia ha quedado atrás. Actualmente, los participantes quieren hacer gala de su nombre y participar. Y de cualquier modo, sino de una manera activa.

En este sentido, los avances tecnológicos han abierto la puerta a nuevas vías de interacción en tiempo real, tanto con la empresa como con el resto de los asistentes. Por ello, los eventos más innovadores incluyen diversas opciones inmersivas enfocadas al entretenimiento. Escapes rooms virtuales, actividades de team building online o cualquier otro tipo de alternativa lúdica son la mejor vía para interactuar de un modo eficaz.

    • Contenidos personalizados: la tecnología permite la información bajo demanda bajo demanda, un requisito fundamental para las nuevas audiencias, que exigen que los contenidos estén disponibles de un modo rápido, sencillo y “a pedido».  

Poder consultar la información en cualquier momento es otra de las posibilidades que permiten los nuevos formatos de eventos, ya que sus asistentes pueden descargar todo tipo de material digital y acceder a él posteriormente.  

    • Experiencias únicas: el sector de los eventos se ha reinventado por completo. Las reuniones tradicionales han dado un giro de 360 grados para adaptarse a las nuevas necesidades de los usuarios y llamar su atención.

En este panorama, la tecnología virtual permite la creación de una gran variedad de experiencias inmersivas e innovadoras. Un ejemplo de esto lo vemos en la utilización de avatares interactivos en 3D. Se trata de imágenes que representan a cada uno de los asistentes dentro de un mundo virtual, y cada vez es más frecuente su integración en ferias o en cualquier tipo de evento corporativo. 

    • Entornos digitales: la audiencia de presente y del futuro es digital. Cada vez en mayor medida, los participantes buscan optimizar su tiempo, por lo que prefieren acudir a eventos que no conlleven desplazamientos ni viajes. 

Para este tipo de usuarios, la tecnología ofrece un gran abanico de posibilidades, como chats interactivos, seminarios web en vivo o salas de negocios virtuales.  

    • Accesibilidad: en muchas ocasiones, no se trata de innovar, sino de facilitar el acceso a los eventos. Los entornos digitales han permitido esta evolución a través de aplicaciones móviles, gracias a las cuales podemos conectarnos desde cualquier lugar del mundo, y solo en necesario contar con una conexión a Internet. 
    • Sostenibilidad: cada vez son más las empresas y el público que apuestan por la responsabilidad social y que no quieren afectar de forma negativa al Medio Ambiente. La tecnología virtual ha hecho posible el nacimiento de reuniones y eventos sostenibles, unos encuentros que eliminan los viajes y desplazamientos, reducen las toneladas de residuos que se generan en las grandes reuniones presenciales y limitan el consumo energético

5 grandes tendencias tecnológicas aplicadas a los eventos 

La evolución de la tecnología es imparable, y lo que hasta hace poco nos parecía impensable, ahora es una realidad palpable. Estas son las tendencias más importantes que marcarán el futuro inmediato de los eventos:

mapa de tecnologia de eventos

 

  1. Realidad virtual y realidad artificial

    Cada año que pasa, las aplicaciones de estas tecnologías tan avanzadas aumentan a grandes pasos. De hecho, cada vez estarán más presentes en los eventos corporativos, porque además su implementación es mucho más económica que en sus inicios y ofrece experiencias diferentes e inmersivas. 

    En este sentido, los eventos virtuales para negocios continuarán siendo la gran milla de oro para aquellas empresas que quieran ahorrar costes y llegar a la vez a una audiencia para la que los costes del viaje y el tiempo son factores decisivos a la hora de asistir a un encuentro. 
     

  2. Drones
    Aunque su irrupción en el mercado está siendo muy escalonada, su proyección será muy importante en los grandes eventos. Gracias a la integración con otras tecnologías, los drones ya no solo graban cualquier acontecimiento, sino que además lo emiten en tiempo real. Esto es la paso definitivo para los eventos online.

  3. Chatbots 
    Llevan ya un tiempo conviviendo con nosotros, pero la Inteligencia Artificial les ha convertido en herramientas infalibles para interactuar entre la empresa y los asistentes a un evento. Su gran poder será utilizado por las compañías para reforzar la marca y mejorar en gran medida la comunicación son sus clientes.  

  4. Aplicaciones móviles
    Como ya hemos comentado anteriormente, las apps son esenciales si queremos conseguir la diferenciación de nuestro evento. Crear una aplicación específica para este conseguirá darle un valor añadido, ya que es una forma muy directa de involucrar y facilitar experiencias más individualizadas a los asistentes.

  5. Projection Mapping 
    Será una de las tendencias emergentes más aplicadas en eventos. Se trata de una experiencia de realidad aumentada creada por una serie de proyectores que convierten espacios físicos en pantallas interactivas en 3D. Gracias a ello, se puede transformar cualquier lugar con elementos de diseño totalmente nuevos.

Reuniones y eventos sostenibles

revolucion virtual

Una gran alternativa para reducir la huella de carbono

El clima de la Tierra ha cambiado a lo largo de la historia, pero en el último siglo, se ha hecho más que evidente un calentamiento global que a la larga traerá consigo unas consecuencias irreparables para el Medio Ambiente.

Según los expertos, existen suficientes evidencias científicas que aseguran que el cambio climático es ya un hecho. Una de las más inequívocas es el aumento de temperatura del Planeta: alrededor de 1,62 grados Fahrenheit. Este cambio ha sido impulsado en gran medida por el aumento del dióxido de carbono (CO2) y otras emisiones producidas por el hombre a la atmósfera.

Este fenómeno es conocido como “efecto invernadero”, y según los científicos, su causa principal es la expulsión de estos gases.  De hecho, según un informe de la NASA, las actividades industriales de las que depende nuestra civilización moderna han elevado los niveles de dióxido de carbono atmosférico de 280 partes por millón a 400 partes por millón en los últimos 150 años. 

Con estos datos en la mano, es evidente la necesidad de minimizar nuestro impacto en el Medio Ambiente, y esta acción pasa irremediablemente por un objetivo: reducir las emisiones de CO2 a la atmósfera.

Lo podemos hacer de forma individual a pequeña escala, y de hecho, todo gran cambio comienza por varios pequeños, pero si queremos ir más allá y comenzar a aplicar en todos los aspectos de nuestra vida un estilo de vida sostenible real y tangible, es el momento de plantearnos qué podemos hacer para llevar esta filosofía a otros terrenos.

En este sentido, es importante ver los avances que se están dando dentro del sector de organización de eventos. Cada vez son más los responsables de este tipo de encuentros que apuestan por aplicar prácticas, iniciativas y recursos sostenibles con el Medio Ambiente.

Un cambio de mentalidad: eje de los eventos eco-friendly

Un evento sostenible es aquel que se diseña, se organiza y se lleva a cabo de forma que minimice los impactos ambientales negativos. Para ello, los responsables de su desarrollo se esfuerzan por contemplar una serie de criterios, como controlar la gestión de residuos, regular el consumo sostenible de materiales, optimizar el consumo del agua y luz y reducir la huella de carbono.

Este concepto es el más utilizado cuando se habla de eventos eco, pero ¿a qué nos referimos cuando hablamos de huella de carbono? 

Se trata del indicador que se emplea para describir el impacto total que la organización de un evento tiene sobre el clima en relación a las emisiones de gases de Efecto Invernadero que se liberan a la atmósfera. Dicho de otro modo: es la cantidad de CO2 generada por el evento.

El análisis de la huella de carbono abarca a todas las etapas de la organización de los encuentros (diseño, preparación, montaje y desarrollo) y permite calcular por ejemplo el coste climático de las conferencias.

Para que las empresas reduzcan sus huella de carbono, es imprescindible que apuesten por eventos sostenibles que impliquen un cambio radical en la mentalidad de sus organizadores y, por supuesto, de los asistentes. 

Estas son algunas de las claves para reducir las emisiones de CO2 durante la preparación y celebración de un encuentro profesional:

  • Reducir los viajes: según varios estudios enfocados en el impacto de la huella de carbono durante un gran evento, se emiten 145 kg. si se realizan desplazamientos largos. Este dato pone de manifiesto que el mayor culpable de las emisiones de dióxido de carbono en una conferencia es, sin duda, el transporte, no solo para llegar al destino desde los diferentes puntos geográficos, sino para moverse dentro de la ciudad.

    Por ello, es esencial, limitar la cantidad de viajes de los participantes al evento, aplicando medidas como los medios de transporte colectivos o eligiendo los hoteles en función de su ubicación.

  • Utilización de espacios sostenibles: apostar por un lugar certificado para realizar eventos eco es una medida muy útil. Este tipo de espacios, para ser reconocidos como sostenibles, han de llevar a acabo una serie de inversiones en aspectos clave como la eficiencia energética, conservación del agua o instalaciones de reciclaje.

    Alrededor del mundo, ya existen numerosos lugares así, desde alojamientos ecológicos a espacios destinados a la celebración de conferencias o grandes reuniones. Gracias a su aportación, la reducción de la la huella de carbono de un evento es significativa.

  • Catering eco-friendly: los alimentos impactan sobremanera en el Medio Ambiente, y lo hacen de varias maneras, desde la energía y metodología que se utiliza para su producción, hasta la cantidad que se desperdicia (está demostrado que más de un tercio del catering destinado a un evento se tira).

    El tipo de comida también influye en la huella climática: la carne tiene un impacto mucho mayor que las frutas o verduras, por lo que muchas empresas apuestan porque al menos el 50% del contenido del catering sea vegetariano .

  • Adiós al plástico: Los científicos estiman que, en 2050 habrá más plástico en el mar que peces. El problema, según diversas Asociaciones, es que alrededor del 90% de los envases de plástico en todo el mundo no se recicla.

    Los informes arrojan además una serie de conclusiones que dan más que pensar: según afirma un estudio llevado a cabo en el Reino Unido, la industria de eventos es una gran responsable de contribuir al problema, ya que el 13% del plástico de los vertederos de todo el país proviene de este sector.

eventos eco-friendly

Eventos virtuales, la unión hace la fuerza

Aunque a priori parece muy complicado organizar un evento que reúna todas las claves para reducir la huella de carbono, la realidad es que no lo es. La tecnología virtual ha conseguido unir sus fuerzas para que todos estos factores se unan.

Estos beneficios son los responsables de que cada vez más empresas se pregunten si deberían eliminar las grandes asambleas tradicionales, y organizar un evento virtual frente a uno tradicional. Y la tendencia dice que la respuesta es afirmativa

De hecho, actualmente es la mejor herramienta para conseguir eventos sostenibles, ya que, al contrario que los encuentros físicos, las reuniones y conferencias virtuales tienen la gran ventaja de conectar a varias personas a la vez sin importar dónde se encuentren. 

Esto permite eliminar del todo los viajes y desplazamientos, reducir al máximo las toneladas de residuos que se generan en las grandes reuniones y limitar el consumo energético. 

Estas ventajas, unidas al ahorro económico que supone su organización y desarrollo, hace que cada vez sean más las compañías que llevan a conferencias, talleres, webinars o cualquier tipo de encuentro en un entorno virtual.

Al menos así lo demuestra la proliferación de plataformas que se encargan del diseño y desarrollo de eventos virtuales adaptados a cada empresa. Entre ellas, cabe destacar Virtway Events, una compañía que ofrece una avanzada tecnología 3D y apuestas muy innovadoras para la celebración de reuniones.

Esta plataforma permite que los asistentes pueden reunirse en un espacio virtual con interacciones muy reales entre ellos. Aunque estén separados por miles de kilómetros, pueden mantener conversaciones en tiempo real, enviar mensajes o incluso estar representados por avatares en 3D sumamente realistas. 

Todos tenemos un gran papel que desempeñar para proteger al Planeta de los peligros del cambio climático. Reducir la huella de carbono está en mano de las empresas, y no es un reto imposible, solo hay que saber utilizar las herramientas necesarias y apoyarnos en las oportunidades que el avance de la tecnología pone a nuestra disposición. 

Speed Networking Virtual

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El nuevo dating para empresarios

El poder del networking como herramienta de comunicación empresarial es indudable. Es así desde años, y lo seguirá siendo cada vez en mayor medida, ya que permite dar a conocer empresa, crear contactos y acceder a nuevos clientes potenciales. Además, a la larga permite a las organizaciones aumentar sus ventas y mejorar los procesos de negocio.

Tradicionalmente, un evento de networking se divide en tres tipos:

  • Personal networking: se crea a través de grupos de conocidos, personas ajenas a nuestro entorno de trabajo con las que conectamos a través de amigos o de actividades que llevemos a cabo.
  • Operational networking: se produce dentro de nuestra área profesional, normalmente entre personas de la misma empresa que se comienzan a trabajar conjuntamente en un nuevo proyecto.
  • Strategic networking: los protagonistas son los empresarios. Su objetivo es contactar con los responsables de otras organizaciones, para crear nuevos lazos y encontrar clientes potenciales.

Este último tipo es esencial para que las empresas den a conocer sus servicios y potenciar de este modo el crecimiento del negocio. Sin embargo, en muchas ocasiones resulta complicado encajar las agendas de los ejecutivos y conseguir que dispongan del tiempo necesario para asistir a estos eventos.

El tiempo es oro, y en la actualidad más que nunca. Para dar valor a esta máxima, nació el Speed Networking: una reunión de negocios en tiempo récord que permite a los empresarios mantener una serie citas rápidas para conocer a posibles clientes y socios.

Este tipo de iniciativa ha disfrutado de un gran éxito desde su implantación, ya que los encuentros son muy rápidos, roban poco tiempo a los ejecutivos (cada entrevista no suele durar más de 4 minutos) y es un modo fiable de obtener la información clave de un modo inmediato, lo que les ayudará a detectar en instantes qué contactos pueden ser productivos y cuáles no.

Pero volvamos a la doctrina empresarial que marca el ritmo de los negocios actuales: el tiempo sigue siendo oro. Y aunque es cierto que es un método rápido de conexión, el desplazamiento hasta el lugar donde se celebre es irremediable, e implica un tiempo añadido extra que para muchos ejecutivos es extremadamente valioso.

Por ello, para hacer aún más efectivos este tipo de encuentros, entró en escena el Speed Networking Virtual. Esta nueva vía de herramienta de comunicación online ha elevado a este tipos de eventos a otro nivel, haciéndolos más accesibles, eficaces y únicos para fomentar relaciones de valor.

Claves del Speed Networking Virtual: el “aquí” y “ahora” empresarial

Vivimos en una era digital, y su máximo exponente lo encontramos en la evolución de la tecnología 3D virtual. Estos mundos ficticios tan cercanos a los reales están cada vez más presentes en todo tipo de eventos on line, desde un webinar hasta una feria virtual, dotándolos de unas características que los convierten en experiencias inmersivas y muy innovadoras.

Este entorno ha propiciado la aparición del Speed Networking Virtual: un concepto que reúne todas las ventajas del formato presencial en un entorno remoto, eliminando la necesidad de desplazamientos, las barreras geográficas y permitiendo además un importante ahorro de costes.

Este tipo de networking permite a sus participantes asistir a citas rápidas de negocios sin tener que salir de la oficina, ya que es posible conectarse desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. El proceso de estos eventos virtuales es sencillo: cada participante conversa durante unos 2 minutos con otro y a la inversa, y después cambiará de interlocutor. Durante este tiempo, se presentará la empresa y sus servicios, se intercambiarán datos esenciales y en muchos casos marcará el nacimiento de un futuro acuerdo comercial.

La principal ventaja del Speed Networking Virtual es que cumple con las máximas de este tipo de eventos: rapidez e inmediatez. La versión presencial de estos encuentros implicaba un tiempo de desplazamiento que la opción virtual elimina totalmente. Así, la optimización del tiempo es real: los minutos disponibles para cada entrevista se cumplen, aprovechando al máximo la experiencia.

Tecnología 3D: el motor del Speed Networking Virtual

Estos eventos online son muy prácticos para ejecutivos y empresarios con agendas muy completas que disponen de poco margen de tiempo. Pero para que la experiencia sea eficaz y ofrezca los beneficios de la versión presencial, necesita contar con el respaldo de un partner tecnológico que ofrezca la infraestructura necesaria para que la conexión y la comunicación sean un éxito.

En este sentido, merece una mención especial la aportación de Virtway Events, una compañía que ofrece a las empresas una tecnología 3D muy avanzada para crear entornos inmersivos en todo tipo de eventos virtuales corporativos.

Su aportación le ha convertido en un referente para la realización de encuentros de Speed Networking Virtual, ya que recrea de un modo muy realista mundos virtuales adaptados a las necesidades de cada organización. De hecho, su tecnología permite que los eventos se desarrollen en plataformas en 3 dimensiones, donde los participantes cuentan con una representación personalizada, más dinámica e interactiva que la conseguida en las actividades online 2D.

Para que la experiencia sea realmente inmersiva, cada participante puede configurar su avatar virtual, imitando con gran realismo hasta su aspecto físico. Estos avatares pueden interactuar durante el evento intercambiando información, compartiendo tarjetas de visita virtuales e incluso comunicarse en vivo mediante aplicaciones de voz sobre IP.

Otros de los elementos esenciales para el desarrollo eficaz del Speed Networking Virtual son:

  • Filtrado de empresarios: mediante los listados de usuarios conectados, es muy sencillo identificar aquellos más relevantes para el negocio y solicitar el encuentro con ellos.
  • Aplicaciones multimedia: la presentación de cada organización se puede apoyar con vídeos o presentaciones breves, para transmitir de forma dinámica e interactiva el mensaje y causar un mayor impacto.
  • Tecnología puntera: las plataformas 3D permiten diversidad de formatos y garantizan una comunicación fluida, sin retardos ni cortes.

En conclusión, las posibilidades que los mundos virtuales ofrecen a los eventos se Speed Networking son infinitas, y les dotan de un verdadero valor añadido. Esta tendencia está marcando las agendas de los directivos del futuro y su modo de hacer negocios, desde cualquier lugar del mundo y sin limitaciones de tiempo.

Aulas virtuales para negocios

La última tendencia en formación empresarial

La era digital en la que estamos inmersos ha revolucionado por completo el modo que tenemos de adquirir conocimientos en todos los niveles, desde el más básico al más avanzado. Y esto afecta también en gran medida a las empresas. La formación para negocios es uno de los campos que está viviendo más cambios, y actualmente las enseñanzas virtuales están adquiriendo un gran protagonismo dentro de los departamentos de Recursos Humanos.

Por ello, la formación online es a día de hoy el modelo educativo más utilizado en el sector corporativo, independientemente de la tipología de negocio o del nicho de mercado donde se encuentre la empresa. Las ventajas que ofrece este sistema, como el ahorro de tiempo y costes, la flexibilidad o la accesibilidad, entre otras, lo convierten en una herramienta esencial para el aprendizaje de los trabajadores.

Pero esta formación en red no debe limitarse exclusivamente a que los empleados realicen cursos online con contenidos interactivos, sino que debe da un paso más allá y convertirse en una escuela de empresas que ofrezca a sus asistentes la posibilidad de recibir una enseñanza virtual con la máxima interactividad posible.

En este sentido, cobra una especial importancia la utilización de aulas virtuales en los negocios, unas herramientas que permiten crear experiencias inmersivas y muy reales para la formación de sus empleados. Son como un campus virtual, pero adaptado al aprendizaje de la plantilla de las compañías, que ofrecen a sus profesionales más recursos y menos limitaciones que los métodos tradicionales.

Ventajas de las Aulas virtuales para empresas

plataform virtual para empresas

Este tipo de plataforma virtual adaptada a la formación de empresas fomenta el trabajo en equipo a través del aprendizaje social y cooperativo. La formación online avanzada es clave para desarrollo corporativo, y las aulas virtuales se han convertido en el complemento perfecto para un aprendizaje que permita a empleados y directivos adquirir nuevas competencias y habilidades profesionales.

Sus beneficios son innumerables, no sólo en cuanto al ahorro de costes en desplazamientos y materiales, sino que abarcan varios aspectos esenciales. Estas son las principales ventajas de las Aulas Virtuales:

  • Amplia accesibilidad e interacción

Gracias al rápido avance la tecnología, hoy podemos “asistir” a clases virtuales desde nuestros dispositivos móviles, tablets, portátiles u ordenadores cuándo, dónde y cómo queramos. Este tipo de enseñanzas eliminan las barreras espaciales y temporales poniendo en manos de los empleados cualquier contenido en tiempo real.

Los escenarios que recrean permiten además la interacción total de todos sus asistentes, quienes pueden preguntar, debatir y conectarse con el resto de los miembros, compartiendo aprendizaje, experiencias y fortaleciendo el trabajo en equipo.

  • Alto nivel de personalización

Con el objetivo de dar respuestas a necesidades concretas, estas plataformas virtuales permiten personalizar al máximo las formaciones, ya que dan la posibilidad a las empresas de instalar plugins específicos y diseñar cada uno de los elementos que forman el Aula virtual.

De hecho, no sólo es posible adaptar las materias o las funcionalidades, sino la apariencia. Esta es una de las ventajas más llamativas, ya que es posible crear ambientes inmersivos al cien por cien gracias al uso de avatares en 3D. Cada uno de ellos imitan con realismo a cada uno de los participantes, quienes podrán además comunicarse en tiempo real mediante aplicaciones de voz sobre IP.

  • Facilidad de uso

Una de las características que definen a las Aulas virtuales es que su utilización es sumamente sencilla. A través de interfaces intuitivos que permiten acceder de un modo rápido no solo a la plataforma de formación online, sino a cada uno de los materiales que se vayan compartiendo en todo tipo de formatos.

En una sociedad digitalizada en la que todos disponemos de una amplia variedad de dispositivos con conexión a la red (o WiFi) y estamos más que habituados a las aplicaciones tecnológicas, el acceso a estas enseñanzas virtuales no supone ningún problema para cualquier participante con conocimientos a nivel usuario.

  • Mayores recursos

Sus funcionalidades han evolucionado hasta convertirse en plataformas que incluyen todos los recursos necesarios para una clase virtual de 360º. Así, no sólo permiten comunicación con imágenes, sino que se han añadido sonido y audio bidireccional con múltiples opciones, gracias a lo cual los empleados pueden tener acceso a cualquier material desde su dispositivo e interactuar en tiempo real con otros estudiantes o con la plataforma en sí.

Una vez finalizada la formación virtual, las empresas pueden llevar a cabo actividades dentro de la plataforma virtual, donde las métricas proporcionadas le darán una serie de datos al profesor para generar más adelante informes o estadísticas del evento, y de los conocimientos adquiridos por sus alumnos/trabajadores.

La participación en chat (tanto individuales como chat general) y foros son otras de las funciones que se pueden realizar en las Aulas virtuales, opciones que se perfilan como herramientas clave para fomentar la participación y facilitar un aprendizaje más completo.

4 razones para utilizar mundos virtuales 3D en la formación

Las acciones de formación enriquecidas con experiencias digitales ya son una realidad dentro de muchas empresas. Son muchas las razones que llevan a los responsables de los departamentos de RRHH a optar por estas alternativas. Entre las más importantes, podemos destacar las siguientes:

1. Los entornos virtuales 3D están diseñados para proporcionar experiencias digitales de aprendizaje colaborativo.

Por ello, su aplicación en las actividades de formación empresarial es esencial. Las posibilidades que el mundo virtual se abren son muy amplias, y todas ellas aseguran a los que participan una vivencia totalmente diferente a lo que se conseguía con los aprendizajes tradicionales.

En este sentido, el avance de la tecnología ha aportado elementos muy innovadores que los enriquecen al máximo y les dotan de un valor añadido muy importante. Una de las innovaciones que más éxito está teniendo dentro de las Aulas virtuales es la utilización de avatares interactivos en 3D, una propuesta de Virtway Events que permite crear entornos muy reales e inmersivos dentro de mundo virtuales. Cada avatar se puede personalizar con múltiples opciones y permite sentir la sensación de estar presente sin estarlo realmente.

2. Los mundos virtuales en 3D son espacios colaborativos que se adaptan perfectamente a las actividades que caracterizan el aprendizaje informal.

Los participantes tienen la oportunidad de observar y participar diferentes actividades de formación dónde pueden aplicar la máxima de “aprender haciendo” (learn by doing).

3. Las aulas virtuales favorecen además el aprendizaje auténtico (Authentic Learning), representado por aquellas técnicas de formación centradas en crear una conexión de lo que se enseña con situaciones del mundo real.

Así, los mundos virtuales de diseñan para crear entornos simulados donde discutir y asimilar conceptos y realidades que se producen día a día en la jornada laboral.

4. Las nuevas plataformas virtuales de formación de empresas no solo permiten desarrollar competencias específicas de cada tema que tratan, sino que además estimulan otra serie de competencias transversales tan esenciales como el trabajo en equipo y la comunicación.

El uso de las aulas virtuales para formar a los empleados es, sin duda, una garantía de éxito, tanto a nivel de infraestructura -ya que permiten ofrecer formaciones flexibles sin importar el lugar ni los horarios- como de cara a los trabajadores, ya que les ofrecen alternativas para mejorar sus habilidades en entornos inmersivos y fuera de lo común.

La importancia de onboarding virtual hoy en día

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¿Qué es el proceso onboarding?

El onboarding no es un concepto novedoso; se trata de una técnica utilizada por las empresas desde hace ya mucho tiempo. Consiste en la fase de acogida de una persona que se incorpora por primera vez a una empresa.

Este plan de integración no se limita al momento concreto en el que el empleado llega a la compañía, sino que comienza previamente a la incorporación y puede alargarse hasta un año después.

El proceso de onboarding se considera un elemento esencial dentro de las compañías para garantizar la fidelidad del empleado y para maximizar su productividad. De hecho, las conclusiones de varios estudios llevados a cabo sobre este tema, revelan dos datos muy interesantes:

– Un 22% de la rotación en las organizaciones se produce en los 45 días siguientes a su contratación.
– El 90% de los nuevos empleados deciden si permanecer o no en la empresa los 6 primeros meses desde su incorporación.

Estas cifras ponen de manifiesto la gran importancia del onboarding en la cultura empresarial de hoy en día, y por lo tanto, sus responsables deberán enfocarse en buscar las alternativas necesarias para que la integración de los nuevos talentos se lleve a cabo con éxito.

Para ello, tendrán que lograr dos objetivos esenciales: apoyar constantemente a las personas que entran en la compañía y saber transmitirles los valores y pilares del negocio de un modo eficaz, para que sientan que forman parte de él desde el primer día.

Un “flechazo virtual” entre la empresa y el trabajador

prevencion de riesgos virtual

La era digital en la que estamos inmersos ha provocado grandes cambios en las cultura de las organizaciones, especialmente visibles en el modo en el que los empleados llevan a cabo sus tareas profesionales.

Cada día en mayor medida, las compañías apuestan por la movilidad de sus trabajadores, apostando por equipos humanos remotos que se conectan desde sus casas o en cualquier lugar fuera de las paredes de la oficinas tradicionales.

Este cambio de paradigma lleva consigo nuevos retos en muchas de las áreas de negocio, y el onboarding es una de ellas. La creación de un equipo virtual eficaz dentro la empresa es, sin duda, un desafío importante para una organización, ya que deberá encontrar alternativas y actividades innovadoras para que sus miembros establezcan relaciones productivas y enriquecedoras.

En este sentido, el papel del onboarding virtual es esencial. El objetivo que persigue es el mismo que el de su antecesor en entornos físicos: invertir en el empleado para conseguir su fidelización y para que se convierta en un miembro activo de la empresa, ayudándole a entender y compartir los valores empresariales. Ésta práctica tiene una diferencia fundamental: la forma de dar la bienvenida y de comunicarse con estos talentos recién llegados se hace a través de una plataforma virtual, mediante actividades inmersivas que recrean ambientes muy cercanos desde la lejanía.

Innovación: la clave del onboarding virtual

Los empleados virtuales presentan un nuevo reto para las empresas. Y son ya muchas las compañías que apuestan por esta tendencia, pero aún existen dudas a la hora de saber cómo llevar a cabo acciones de onboarding en plataformas virtualizadas.

En realidad no es una tarea tan complicada. Solo se necesitan dos elementos para que la acogida de un nuevo trabajador se lleve a cabo con éxito: sentido común e innovación.

El primero de ellos es simple, pura lógica. Consiste en aplicar todas las pautas utilizadas en los procesos de onboarding tradicionales: recibir al nuevo talento, presentarle al resto de los miembros del equipo, explicarle la filosofía de la empresa etc. La única diferencia es que este trato no será cara a cara, sino en una plataforma virtual.

Esto nos lleva al segundo de los componentes básicos del onboarding virtual: la innovación. Y tampoco resulta complicado, ya que las empresas cuentan con el respaldo de la tecnología, que avanza sin parar para ofrecer alternativas avanzadas adaptadas a este y a otros procesos empresariales.

De hecho, existe todo un abanico de posibilidades a la hora de organizar acciones de onboarding que se salgan de lo común, gracias a plataformas virtuales como Virtway Events, una compañía que pone en manos de las compañías la tecnología 3D más avanzada para descubrirles los beneficios de los eventos 3D virtuales.

Este tipo de actividades son cada vez más demandada por aquellas empresas que quieren dar un paso más y ofrecer experiencias únicas para sus empleados, permitiéndoles interactuar y estar presentes de un modo muy “real” sin estarlo “realmente”.

De hecho, Virtway Events integra en todos sus eventos avatares 3D online que son personalizables para cada usuario. Estos participantes virtuales pueden interactuar y comunicarse entre ellos de un modo muy efectivo, manteniendo conversaciones en tiempo real gracias a aplicaciones de VoIP.

Consejos para integrar con éxito equipos remotos

onboarding virtual en una fabrica

Una vez delimitadas las dos claves que deben formar parte del desarrollo del onboarding virtual, el siguiente paso es conocer las mejores pautas que es necesario seguir a la hora de abordar este proceso. Son recomendaciones que deben estar presentes en todas las fases, tanto antes como después de la incorporación del nuevo talento:

  • Presentación cara a cara

Dar la bienvenida al nuevo empleado virtual es esencial, y la tecnología nos permite hacerlo sin necesidad de cuadrar agendas ni realizar desplazamientos. Gracias a las videoconferencias virtuales, los trabajadores podrán tener un contacto directo con los responsables de la compañías, no solo el momento de comenzar en su puesto, sino en las entrevistas o acciones previas a su contratación.

  • Integración en el equipo

El hecho de pertenecer a un equipo de trabajo virtual no implica distanciamiento con el resto de sus miembros. En todos los entornos profesionales, el trato personal con los compañeros deber formar parte del día a día.

La única diferencia está en que en este caso, para estrechar lazos y conocerse mejor, las acciones de onboarding se harán a través de eventos virtuales. Las posibilidades que plantea esta tecnología permiten una avanzada interacción de sus asistentes en tiempo real, gracias a aplicaciones de VoIP, vídeo y chat interactivo.

Uno de los eventos 3D que más acogida está teniendo dentro de las empresas son las actividades de Team Building virtual. Se trata de acciones dirigidas a trabajadores remotos que les ayudan a desarrollar habilidades tales como el liderazgo, la resolución de problemas o la toma de decisiones. Además, estas interacciones permitirán que los miembros del equipo se conozcan e identifiquen sus fortalezas.

Todo se lleva a cabo en escenarios innovadores, que permiten vivir experiencias con gran realismo. Una de las actividades más inmersivas dentro de este tipo de actividades son los Escape Rooms virtuales, donde los asistentes pueden participar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, y sin tener que utilizar gafas VR ni otros accesorios.

  • Formación continua

Esta es sin duda una de las claves más importantes a la hora de comenzar un proceso de onboarding virtual. Y no sólo hay que tenerla en cuenta antes de que el trabajador se incorpore a la empresa, sino durante toda su trayectoria laboral.

Las enseñanzas virtuales están adquiriendo un gran protagonismo dentro de la cultura de las organizaciones, para dar a conocer una serie de aspectos fundamentales que los nuevos talentos tienen que saber antes y después de su incorporación.

En este entorno, cobran una especial importancia las aulas virtuales, plataformas que permiten crear experiencias remotas de cara a la formación para empleados en aspectos básicos como la filosofía y servicios de la organización, y en otros más concretos, como la prevención de riesgos laborales. Los webinars interactivos son un claro ejemplo de cómo la innovación tecnológica se aplica a los procesos de enseñanza en entornos corporativos.

De hecho, este tipo de eventos es el mejor ejemplo para explicar que la formación no debe limitarse a que los empleados realicen cursos online con contenidos interactivos, sino que debe dar un paso más allá y ofrecer a sus asistentes la posibilidad de recibir una formación virtual con la máxima interactividad posible.

Además, es la mejor vía para motivar a los millenials en el trabajo, esas nuevas generaciones de talentos cada vez más demandados por las organizaciones. Son jóvenes que exigen experiencias estimulantes y fuera de lo común, por lo que estas alternativas deben estar presentes en todas las acciones de onboarding virtual dirigidas a ellos.