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Métricas para medir el éxito de un evento virtual

Organizar un evento corporativo lleva consigo un gran esfuerzo por parte de los organizadores y una inversión importante de recursos de la empresa. Por ello, es imprescindible que los resultados sean óptimos y que aseguren el ROI (retorno de la inversión). Es decir, los eventos deben certificar la generación de un valor económico que afecte de una manera positiva a la compañía.

El mejor modo de evaluar un evento es medir los resultados, ya que, sin esta comprobación, todo el esfuerzo puede no haber servido para nada y además no podremos disponer de la información necesaria de cara a futuras acciones.

Con este objetivo, es imprescindible que todo profesional del marketing, y en este caso, los especialistas en organización de eventos, cuenten en su día a día con una serie de herramientas que les faciliten analizar todos los datos y analizar los resultados.

Cada acción que se lleva a cabo dentro de una empresa se puede medir, sea del tipo que sea, pero en el caso de los eventos virtuales, esta posibilidad se multiplica. De hecho, los encuentros online están considerados como potentes herramientas para cuantificar el retorno de la inversión que hemos llevado a cabo, ya que durante y después de su celebración nos dan la posibilidad de obtener datos de gran valor que posteriormente podremos analizar para hacer un balance real de los resultados.

Este es el objetivo de los KPIs (Key Performance Indicator). Se trata de métricas de rendimiento que nos permiten recoger información y comprobar si nuestro evento ha tenido el éxito esperado.

Estos indicadores deben tener un papel protagonista en las agendas de los organizadores, ya que ofrecen todos los datos clave para determinar el retorno de la inversión, y además nos darán la oportunidad de poder mejorar los eventos futuros y optimizar al máximo las proyecciones de los mismos.

Así, las ventajas de las métricas o KPIs pueden resumirse en:

Capacidad para obtener una información muy valiosa para la empresa.
Posibilidad de realizar completos análisis de resultados.
Gran potencial para tomar decisiones en base a datos objetivos y fiables.

Primer paso para asegurar el éxito de un evento virtual: planificación

Cuando nos disponemos a organizar un evento virtual, el miedo al fracaso está presente durante todo el proceso, sobre todo el temor a que la audiencia no aparezca o se desconecte antes de tiempo.

El mejor consejo a la hora de planificar un encuentro online es comprender lo que necesitan los asistentes, lo que esperan y lo que obtendrán. Y en este sentido, no hay que perder de vista una premisa fundamental: las grandes ideas generan grandes experiencias.

Por ello, durante la fase de planificación es importante reunir toda la información posible sobre los futuros asistentes. Esto incluye los datos de los aspectos que más motivan a la audiencia y conocer en profundidad cómo perciben el evento y que esperan de él.

Al recopilar de un modo eficaz esta información, los organizadores podrán garantizar que los contenidos y actividades coincidan con la audiencia. Y más importante aún: podrán diseñar un evento que genere atracción sobre los asistentes.

En este panorama, los mundos virtuales son los entonos más propicios para crear experiencias inmersivas y por ello se han convertidos en grandes aliados de los event planners.

8 indicadores esenciales para evaluar eventos

Una vez planificado el acontecimiento, es imprescindible utilizar una serie de métricas para medir el evento. Independientemente del objetivo que nos hayamos planteado, debemos contar con unos datos objetivos y fiables que obtendremos gracias a estos KPIs:

1. Check-in:

mide el número de asistentes que han llegado al evento y se han registrado en él

2. Número de asistentes que repiten:

esta métrica nos permite analizar la confianza y el valor que generan nuestros eventos.

3. Nuevos clientes:

un KPI esencial para conocer cuántos clientes nuevos hemos captado gracias a la organización del encuentro.

4. Interés por cada actividad:

dentro de un evento virtual, las actividades que se pueden llevar a cabo son numerosas. Webinars, acciones de Team Building, videoconferencias, aulas virtuales, etc. Por ello, de cara a medir el éxito de nuestra propuesta, es importante recopilar datos acerca de cuál ha sido la más demanda.

5. Encuestas de satisfacción:

el mejor modo de saber si los asistentes han disfrutado del encuentro es preguntarles. Y si planteamos las cuestiones con respuestas numéricas, la medición será mucho más eficaz.

Esta técnica no solo es infalible para conocer el grado de satisfacción, sino para saber en qué medida recomendarán el evento. El KPI Net Promoter Score facilita esta información: solo con incluir la, del 1 al 10, ¿cómo valorarías la probabilidad de recomendar este evento a otra persona? podremos certificar qué asistentes pueden ser considerados como promotores.

6. Interacciones:

todo evento virtual destaca por ofrecer experiencias que fomentan la interacción de los participantes. Esta métrica permite, por ejemplo, conocer el número de asistentes a un chat interactivo, quienes ha sido los más activos o el número de mensajes enviados.

7. Menciones en redes sociales:

este método de comunicación arrasa y su medición es una excelente herramienta para evaluar la repercusión de nuestro evento. Por ello, es necesario idear un hashtag efectivo y seguirlo para ver cuántas veces lo han citado los asistentes.

También es importante contabilizar el número de “me gusta”, tanto en las publicaciones como en las menciones o en los perfiles de la er los beneficios que hemos generado con el evento es imprescindible para medir el retorno de la inversión.

8. Ingresos brutos y netos:

uno de los KPIs que nunca deben ser olvidados. Es esencial conocer los beneficios obtenidos por un evento para medir el retorno de la inversión.

Estos KPIs son los más importantes, pero dependiendo del tipo de empresa y del evento que organicemos, podremos utilizar otra serie de ellos. De hecho, en la mayoría de los casos, lo más recomendable no es elegir una y otra métrica, sino saber combinarlas para poder elaborar informes exhaustivos que nos permitan tener una imagen global del evento y tomar las decisiones adecuadas en base a sus datos objetivos.

Claves para gestionar un equipo remoto de un modo eficaz

El teletrabajo está a la orden del día. Ya sea a jornada completa o a tiempo parcial (combinándolo con la presencia en la oficina), es una fórmula que se ha ido extendiendo cada vez en mayor medida, incluso desde antes de la situación provocada por el coronavirus.

Las empresas que han optado por el trabajo en remoto están promoviendo un cambio de mentalidad con respecto a la antigua percepción que teníamos sobre dónde realizar nuestras tareas profesionales. Además, esto ha supuesto modificar a pasos agigantados las relaciones entre los trabajadores y su lugar de trabajo, especialmente en los últimos meses cuando muchas empresas no han encontrado otra alternativa.

A pesar de que el aumento de teletrabajadores es relevante en todos los países, sigue habiendo mucho trabajo por delante hasta poder ponerse a la altura de las cifras de países como Estados Unidos, situado a la cabeza de la lista.

Esto se debe a que, aun habiendo sido un cambio realizado por trabajadores y compañías de manera casi obligatoria en estos últimos meses, no todos los sectores y personas estaban, y están, preparados para realizarlo de manera ordinaria.

Por el contrario, existen desde hace tiempo compañías estadounidenses que han decidido eliminar por completo sus oficinas físicas, y solo trabajan de un modo remoto con trabajadores repartidos por todo el mundo. Sus excelentes resultados ponen de manifiesto que sí es posible convertir el teletrabajo en la base de la cultura corporativa y en los cimientos de su éxito.

Estos no son ejemplos aislados, sino que representan la punta del iceberg de una tendencia que está al alza y que pone en valor el deseo de muchos trabajadores, sobre todo de los millenials, esas generaciones que han llegado al panorama empresarial para cambiar la tradicional perspectiva que hasta ahora teníamos.

Por ello, son muchas las empresas que buscan cómo motivar a los millennials en el trabajo, y una de las claves es ofrecerles la opción de teletrabajar, una salida cada vez más acogida por estos jóvenes talentos.

Pero no son los únicos que ven el empleo a distancia como el valor más importante a la hora de encaminar su futuro profesional en una u otra empresa.

Al menos así se asegura en las conclusiones del estudio “State Of Remote Work”, un informe elaborado en 2019 sobre la situación del trabajo remoto, y que ofrece interesantes resultados acerca de la perspectiva y de los anhelos de los empleados a distancia.

De hecho, sus responsables destacan una impactante cifra: el 99% de los trabajadores remotos encuestados planean seguir desarrollando su profesión durante el resto de su carrera laboral. Las razones que esgrimen para ello es la ventaja de contar con horario flexible (40%), la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar (30%) y poder disponer de más tiempo con la familia (14%).

Cómo mantener una buena “relación digital”: aprender a gestionar equipos remotos

Estas y otras cifras ponen de relieve el auge del trabajo a distancia, una opción que muchos elegirán incluso pasada la crisis de COVID-19. Pero que, aun siendo una modalidad que abre un gran abanico de posibilidades al mercado laboral, también plantea una serie de importantes retos.

Saber coordinar un equipo de empleados, involucrarles y motivarles para que se sientan parte activa de la organización, fomentar su participación en reuniones a distancia y ayudarles a gestionar el tiempo de manera efectiva son los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas.

En un entorno de trabajo cada vez más abierto y dinámico, es esencial contar con herramientas que ayuden no solo a que la comunicación y la organización entre los trabajadores “físicos” y los “virtuales” sea óptima, sino que fomenten el aumento de la productividad y la reducción de los costes.

En ese sentido, las herramientas de colaboración son clave para asegurar que la empresa aproveche la inteligencia y el conocimiento de sus empleados remotos, pero ¿cómo hacerlo?, ¿cuál es el modo más adecuado de gestionar estos equipos?

Para dar con las respuestas adecuadas y convertir el teletrabajo en un pilar más del negocio, es esencial tener en cuenta estas 3 claves fundamentales para dirigir equipos de forma remota:

1. Fomentar el trabajo en equipo.

Ser un trabajador remoto no significa estar solo. La filosofía de la colaboración debe estar presente en todos los procesos, y por ello es fundamental que se creen sinergias entre los diferentes profesionales, y entre estos y la empresa, con el objetivo de crear una cultura de grupo.

Como ni los empleados ni los responsables de la organización están en el mismo entorno físico, es esencial crear espacios donde se encuentren. En este sentido, las nuevas tecnologías desempeñan un papel protagonista, y en concreto todo lo referente a los mundos virtuales. Estas aplicaciones permiten que la relación entre ambos sea muy cercana, aún en la distancia.

Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible llevar a cabo conferencias y reuniones virtuales para teletrabajadores. Son eventos que permiten una interacción plena, ya que utilizan herramientas tecnológicas para lograr experiencias inmersivas en las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real.

2. Crear oportunidades de aprendizaje y desarrollo.

Para los teletrabajadores es importante formarse de un modo continuo, pero lejos de los tradicionales cursos presenciales. De hecho, no tendría ningún sentido que la empresa apostara por la movilidad de sus empleados y les instara después a asistir físicamente a las formaciones.

Por lo tanto, los directivos de las compañías deben ofrecer opciones de capacitación y que ayuden a sus empleados a fortalecer sus conocimientos y a crear nuevas habilidades. Y de nuevo, la tecnología virtual nos da la respuesta: las aulas virtuales para negocios.

Es un sistema que ofrece unos importantes beneficios, como el ahorro de tiempo y costes, así como la flexibilidad o la accesibilidad, entre otros. Por ello, estas alternativas están consideradas como una herramienta esencial para gestionar el aprendizaje de los equipos remotos: no es necesario que ninguno de sus miembros se desplace a ningún lugar, solo en necesario contar con un dispositivo de conexión a internet.

Estos eventos virtuales permiten personalizar al máximo las formaciones, ya que dan la posibilidad a las empresas de instalar plugins específicos y diseñar cada uno de los elementos que forman el aula virtual. Además, su utilización es sumamente sencilla, a través de interfaces intuitivos que permiten acceder de un modo rápido no solo a la plataforma online, sino a cada uno de los materiales que se vayan compartiendo en todo tipo de formatos.

3. Fortalecer los lazos entre teletrabajadores.

Es un entorno laboral, ya sea físico o a distancia, el trabajo no lo es todo. Las relaciones personales son esenciales, y siempre deben existir, con el objetivo de compartir experiencias y desarrollar nuestro lado humano y nuestras capacidades sociales y comunicativas.

Para gestionar a los equipos remotos en este sentido, una de las mejores alternativas son las actividades de Team Building virtual. Se trata de propuestas lúdicas diseñadas para fomentar la comunicación, la integración y el compañerismo, entre otros objetivos.

Actualmente existe una gran oferta en el mercado, pero una de las más innovadoras la encontramos de la mano de Virtway Events, una compañía que, a través de la tecnología 3D más avanzada, ofrece una serie de experiencias inmersivas dentro del mundo virtual con avatares.

Las opciones que propone son infinitas y todas están dirigidas a conseguir que los trabajadores de la empresa, tanto los equipos a remoto como los que se encuentran en el entorno físico de la compañía, vivan experiencias online estimulantes. Una de sus apuestas es la creación de avatares interactivos en 3D , que simulan a cada uno de los participantes de cada actividad. Se pueden utilizar en diferentes acciones grupales dirigidas al training virtual, desde reuniones de equipo hasta conferencias o juegos interactivos.

Aunque sea de forma indirecta, las empresas se benefician en gran medida si sus profesionales teletrabajan. Al tener mayor libertad de decisión y organización, así como una conciliación real con el terreno personal y familiar, su productividad tiende a incrementarse. Solo hay que saber aplicar todas las herramientas que la tecnología pone en nuestras manos para gestionar de un modo eficiente un equipo remoto.

Cómo generar leads con eventos virtuales

La generación de leads es la máxima prioridad para los responsables de marketing de las compañías. Al fin y al cabo, atraer a clientes potenciales y estimular su interés en los servicios o productos es una de las fases más cruciales de todo negocio.

Pero actualmente el mercado se define por unos cambios constantes, y el comportamiento de los consumidores no escapa a esta tendencia. Cada vez más, los usuarios demandan necesidades diferentes y buscan vías alternativas para encontrar las soluciones.

Por ello, y aunque los departamentos de marketing cuentan ya con poderosas herramientas para generar leads B2B, es necesario que inviertan un esfuerzo extra en encontrar nuevas estrategias de generación de clientes potenciales. Estas alternativas deben combinar innovación y un valor añadido a la experiencia del cliente.

Es aquí donde las ferias virtuales se perfilan como unos eventos de inmenso potencial para atraer leads y realizar con éxito la conversión final. Sin barreras geográficas, ni límites de tiempo, este tipo de encuentros aseguran un gran intercambio de información y se han convertido en una mina de oro para el marketing de generación de leads.

El gran poder de estas herramientas para crear leads es que una feria virtual puede utilizarse como estrategia en sí misma o como extensión de una estrategia de marketing omnicanal. Es decir, una vez que la empresa ya ha conectado con su público objetivo a través de otros métodos, una exposición virtual o cualquier otro tipo de feria online puede ayudar a atraer y a afianzar clientes potenciales. Y por ello, aporta una importante ventaja competitiva incluso en las condiciones de mercado más lentas.

Ventajas de las ferias virtuales para crear leads B2B

Los espacios virtuales han abierto innumerables oportunidades para las empresas a la hora de comercializar y presentar sus productos o servicios. El máximo exponente lo encontramos en las ferias virtuales, una opción considerada como una herramienta de marketing muy poderosa, tanto para optimizar el engagement de los asistentes a los eventos, como para la generación efectiva de leads.

Su capacidad para crear relaciones sólidas y duraderas entre los usuarios y la empresa, así como la oportunidad para aumentar el compromiso que se establece entre la marca y los consumidores, ha favorecido que una feria virtual sea un evento cada vez más aceptado, rentable y eficiente en comparación con las actividades de marketing presencial.

Todos estos objetivos se consiguen gracias a las ventajas que ofrecen en comparación con los eventos físicos. Estas son las más destacadas:

Mayor asistencia de participantes: las barreras geográficas y horarias suponen una importante limitación a la hora de organizar un evento físico. Sin embargo, los espacios virtuales facilitan que los asistentes pueden acceder a ellos de forma remota desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.
Gran reducción de costes: el ahorro es una característica que acompaña en todo momento a las ferias virtuales. La rentabilidad de este tipo de encuentros es mucho menor, ya que se eliminan los costes de contratación, de desplazamiento y de viajes, así como todos los relacionados con la estancia de los asistentes.
Total atracción sobre el asistente: las ferias virtuales se han diseñado por y para la innovación, por lo que no sería entendible un evento virtual si no tuviera una alternativa única que tuviera el poder de llamar la atención.

En este sentido, son muy interesantes las propuestas ofrecidas por Virtway Events. Son plataformas para ferias virtuales están diseñadas con la tecnología más avanzada para crear experiencias únicas. Por ejemplo, ofrecen la posibilidad de utilizar avatares interactivos en 3D que simulan cada uno de los participantes en el encuentro.

Aumento de la visibilidad: a la hora de poner en marcha la promoción del evento, el entorno digital permite llegar a un mayor número de usuarios con una menor inversión, y la inmediatez de los medios online permitirá tener acceso a multitud de personas que, además, podrán convertirse a posteriori en fieles seguidores de los productos o servicios de la compañía.

Por ello, las ferias comerciales virtuales son la mejor fórmula para conseguir más suscriptores, algo que para las compañías tiene un valor incalculable dentro de sus estrategias para la generación de nuevos leads.

Entornos digitales muy variados: las ferias online permiten crear eventos diseñados a medida de la empresa para complacer a sus futuros clientes, y los entornos en los que se desarrollan las interacciones con estos son casi ilimitados.

Chats interactivos, seminarios web en vivo o salas inmersivas son solo algunos de los ejemplos donde una feria virtual puede mostrar todo su potencial para brindar a los asistentes experiencias excepcionales en entornos digitales.

Resultados medibles: todo lo que sucede en un evento virtual se puede medir durante el desarrollo de todas sus fases. El acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los participantes proporciona a las empresas una información eficaz sobre el retorno del ROI, lo que les permitirá estudiar y mejorar la calidad de presentes y futuros eventos.

Cómo asegurar la generación de leads en eventos virtuales

Todas las ventajas aportadas por un evento de este tipo permiten que los expositores puedan involucrar a un público mucho mayor, aumentando en consecuencia sus perspectivas de generación de leads.

Pero, ¿cómo conseguirlo? Los siguientes aspectos lograrán alcanzar el objetivo de un modo más eficaz:

Contenido bajo demanda: uno de los elementos de éxito de una feria virtual es que su contenido está disponible «a pedido». Esta posibilidad consigue enriquecer más la experiencia y aumentar más su interés en participar.

Por esta razón, es importante brindarles una amplia variedad de oportunidades para que conozcan los productos y servicios que se exhiben mediante fotos y vídeos, demos, folletos, libros electrónicos y todo tipo de material digital que puedan descargar y consultar en cualquier momento.

Chats interactivos: las salas de chat en vivo permiten al expositor interactuar con los participantes de la feria. A través de conversaciones en tiempo real, la empresa podrá proporcionar detalles sobre sus productos, responder preguntas e intercambiar comentarios.

Esta conexión hace posible una relación más estrecha y mejora exponencialmente la imagen de la empresa y se sus productos o servicios, por lo estará más cerca de sus futuros clientes.

Salas inmersivas: las ferias virtuales siempre deben contar con espacios diseñados para que sus visitantes pueden interactuar, tanto con la empresa como con el resto de los participantes.

Pero no se trata de una interacción tradicional, sino que es imprescindible ofrecerles la posibilidad de participar en actividades inmersivas enfocadas al entretenimiento. Es la mejor manera para que todos colaboren de un modo activo y hagan que su experiencia sea más satisfactoria.

Por último, para asegurarnos de la generación de leads en eventos virtuales, es necesario definir una estrategia de seguimiento después de la celebración de la feria. Así, podremos seguir a los clientes potenciales que han asistido a ella y conocer sus impresiones y experiencias. Es el último paso para mejorar el engagement de participantes y crear leads efectivos.

Event Marketing Virtual: cómo promocionar tu evento online

El Marketing de Eventos, o Event Marketing, describe todo el proceso que se lleva a cabo para promocionar un encuentro, ya sea una presentación, un seminario o una feria. Da igual el tipo de evento, sus características o el fin que buscamos al llevarlo a cabo: si no sabemos promocionarlo de un modo eficaz y hacerlo llegar a nuestro público objetivo, todos nuestros esfuerzos habrán caído en saco rato.

Los eventos ofrecen una oportunidad única para que los usuarios interactúen con las marcas para tener una idea directa del enfoque, la perspectiva y la personalidad de una empresa. Y, de hecho, los consumidores de hoy en día no se conforman con que les expliquemos las bondades de un producto o servicio. Quieren más, buscan interactuar y conocer a fondo la alternativa que le ofrecemos, para poder evaluarla y tomar una decisión acertada.

En este sentido, el Marketing de Eventos es crucial, ya que combina una estrategia de acciones encaminadas a su promoción, con el objetivo de atraer a una audiencia considerable y alcanzar el ROI de nuestras acciones.

Dentro de los eventos online, existen varios tipos. Cada uno tiene sus propias características peculiares y sus necesidades a la hora de promocionarlos, pero todos tienen en común algo: la interacción de los asistentes con la empresa.

Los encuentros en línea eliminan las barreras físicas, consiguiendo reunir a una audiencia dispersa geográficamente, por lo que es más fácil atraer a una audiencia mayor. Los eventos online más habituales y los mejores aliados de los responsables del Marketing a la hora de promocionarlos son:

Webinars o seminarios web: encuentros que giran en torno a presentaciones, debates o talleres que se imparten online. Pueden llevarse a cabo en tiempo real o bajo demanda.
En el primero de los casos, permiten la interacción entre los participantes y brindan la oportunidad de recibir o discutir información sobre un determinado tema a través de varias herramientas web.
Eventos de transmisión en vivo (Live Streaming): se trata de encuentros o presentaciones que tienen lugar en tiempo real y se transmiten en vivo.
Al igual que ocurre con los webinars, este tipo de eventos también da a los asistentes la posibilidad de interactuar con chats o a través de Redes Sociales, gracias a lo cual podemos involucrar desde el primer momento a nuestra audiencia. Aunque no siempre es así, en alguna ocasiones no se da la oportunidad de participación.
Eventos virtuales: son los más completos en cuanto a interacción se refiere. Tanto es así que los mundos virtuales son grandes aliados para event planners, ya que la irrupción de esta tecnología en los encuentros corporativos ha permitido el nacimiento de experiencias inmersivas, innovadoras e irrepetibles.
Tanto es así, que existen empresas, como es el caso de Virtway Events, que utilizan los recursos que nos ofrece el mundo virtual para recrear situaciones abstractas con un gran realismo. Así, ofrecen eventos utilizando avatares interactivos en 3D. Son personajes virtuales que simulan a cada uno de los participantes y permiten crear un escenario en el que pueden interactuar y comunicarse.

Y es que las ventajas de los eventos virtuales, ya sea para videoconferencias, actividades de training virtual, webinars, conferencias online u otro tipo de encuentros más complejos, son infinitas. Y por lo tanto, infinitas (o casi) son también las estrategias para promocionarlos. Además, tienen mayor alcance y menor coste que las campañas de publicidad al uso.

3 razones esenciales para usar estrategias de Event Marketing Virtual

Las empresas eligen participar en un evento por varias razones. Los eventos virtuales para negocios persiguen diferentes fines. Una empresa pequeña, por ejemplo, puede buscar las posibilidades que le ofrece un webinar para conectarse con su audiencia, mientras que una compañía más grande puede necesitar la interacción cara a cara que ofrece una feria virtual.

Pero todos estos encuentros tienen 3 objetivos esenciales que persiguen los responsables del Marketing de Eventos. Estas son las principales razones que una compañía tiene a la hora de planificar, organizar y promocionar un evento virtual:

Construir y posicionar la marca y crear conciencia

Las estrategias de Event Marketing Virtual son unas herramientas infalibles para dar a conocer nuestra empresa y para posicionarla en un mercado cada vez más competitivo. A través de los eventos virtuales, podremos crear conciencia de marca, compartir ideas y comunicarnos de un modo directo con nuestro público objetivo.

Aquí es donde las Redes Sociales tienen un protagonismo especial. Podemos comenzar por los métodos habituales de publicación en Facebook y Twitter, pero debemos dar un paso más y aprovechar el potencial de Instagram o Snapchat para mostrar a los espectadores un avance de dónde se llevará a cabo el evento y quién se encargará de conducirlo.

También es interesante aprovechar los contenidos de las RRSS para incluir información de la actividad en formato de vídeo, tutoriales para la conexión, detalles para el registro de participantes o guías interactivas.

Generación de leads

Otra razón importante por la que las empresas eligen participar en un evento virtual es generar leads. Se trata de la máxima prioridad para los responsables de marketing de las compañías, y no en vano es así: atraer a clientes potenciales y estimular su interés en los servicios o productos es una de las fases más cruciales de todo negocio.

En este sentido, planear un evento virtual tiene un potencial inmenso para atraer leads y realizar con éxito la conversión final. Sin barreras geográficas, ni límites de tiempo, este tipo de encuentros aseguran un gran intercambio de información y se han convertido en una mina de oro para el Event Marketing.

Crear relaciones sólidas conlos clientes y aumentar las ventas

A la hora de poner en marcha la promoción del evento, el entorno digital permite llegar a un mayor número de usuarios con una menor inversión, y la inmediatez de los medios online permitirá tener acceso a multitud de personas que, además, podrán convertirse a posteriori en fieles seguidores de nuestra empresa.

En este sentido, un evento virtual ofrece un alto nivel de compromiso con el cliente, ya que nos permite una interacción personal muy cercana, a pesar de la lejanía física.

Además, este tipo de encuentros permite el acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los participantes. Esto proporciona a los responsables del Marketing de Eventos una información muy eficaz sobre el ROI, lo que les permitirá estudiar y mejorar la calidad de presentes y futuros eventos.

En definitiva, los eventos virtuales deben ser una parte tan importante de las estrategias de Marketing de una compañía. Y para promocionarlos, hay que tener en cuenta una serie de objetivos claves.

La propia esencia de este tipo de encuentros hace que estemos más cerca de alcanzar estas metas, ya que el mundo virtual destaca por su creatividad, su gran capacidad de interacción y por la capacidad que ofrece de consultar resultados medibles en tiempo real. Estos elementos facilitan en gran medida las labores de los responsables de las estrategias de Event Marketing, no solo para promocionar estos encuentros online, sino para asegurar un mejor ROI de sus acciones.

Por qué elegir eventos virtuales basados en avatares

La obligatoria anulación o retraso de reuniones, citas y todo tipo de eventos corporativos debido a la crisis de la Covid-19 ha provocado la necesidad de encontrar alternativas para que las empresas no pararan del todo su actividad. El objetivo, asegurar la continuidad del negocio y minimizar así el impacto económico provocado por la pandemia.

La tecnología se ha convertido una vez más en la respuesta a muchos de las necesidades corporativas, y los eventos virtuales han sido la salida para los profesionales y los responsables de las compañías que no querían quedarse atrás.

Y es que este tipo de plataformas online proporcionan la vía para conectarse en entornos que rompen las restricciones de los entornos físicos, y en este sentido son herramientas de extraordinario poder cuando la empresa tiene delegaciones repartidas por varias zonas geográficas, si sus empleados trabajan en remoto o en el caso de necesitar la participación de un gran número de asistentes.

Y si bien es cierto que aplicaciones como Skype, Zoom o Hangouts son unas opciones eficaces para reuniones de videoconferencia y seminarios web, no están diseñados para dar cobertura a ciertos eventos donde cientos de asistentes participan simultáneamente y buscan mantener una interacción.

Este es precisamente el gran valor de las plataformas basadas en avatares: la interactividad. Y por esta razón, es el siguiente paso hacia donde deben encaminarse las estrategias de las empresas. Ya no es suficiente con que los eventos sean virtuales, sino que hay que utilizar escenarios en los que el “contacto personal” sea los más real posible, que nuestras relaciones sean cercanas estando lejos.

Aquí es donde los avatares interactivos se convierten en grandes protagonistas: son capaces de imitar la experiencia real de asistir a un evento, tal y cómo hacemos en nuestro mundo, pero a través de un formato virtual. Para ello, simulan a cada uno de los participantes -hasta su aspecto físico es muy parecido- y pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural.

Este avance tecnológico quizás sigue sonando aún para muchos como un tema de ciencia ficción, pero en realidad, el avatar online es nuestro alter ego del mundo virtual, una representación de nosotros mismos que nos permite participar en una amplia cantidad de eventos virtuales de muchos tipos.

Avatares 3D, los protagonistas de la gamificación en los eventos para empresas

Las plataformas virtuales supusieron en su día un punto de inflexión a la hora de organizar eventos corporativos, y han sido sin duda la alternativa definitiva para seguir las medidas de confinamiento y asegurar el trabajo en remoto. Pero la tecnología es imparable y se necesitaba una opción para permitir la gamificación y asegurar la conexión en tiempo real entre sus participantes.

Y como decíamos, las plataformas para eventos con avatares han sido la respuesta. Varias han sido las propuestas que han marcado este nuevo panorama tecnológico, pero la de Virtway Events ha destacado sobre otras, debido a varios factores: el gran realismo de sus avatares interactivos, el alto nivel de interacción entre ellos y la tecnología que los sustenta.

De hecho, las aplicaciones de Audio 3D de sus avatares permite conversaciones de todo tipo y para cualquier modalidad de eventos, desde conferencias, sesiones de team building o breakout, actividades de networking, formación online o webinars, entre otros… incluso son capaces de regular el volumen en tiempo real, dependiendo de la proximidad entre cada avatar.

Por si este realismo fuera corto, estos personajes interactivos pueden además intercambiar cualquier tipo de información en diferentes formatos y hasta expresar sus emociones a través de animaciones (como aplausos o saludos).

Los ejemplos de eventos virtuales basados en avatares son variados, pero estos escenarios suelen ser los más utilizados por las empresas a la hora de celebrar sus eventos corporativos:

Ferias comerciales, convenciones y conferencias: en estos entornos, los avatares tienen un papel interactivo protagonista. Por ejemplo, en una convención, feria o cualquier tipo de actividad comercial, las empresas pueden equipar sus stands o sus puntos de información virtuales con avatares en 3D que simulan a los responsables de la compañía. Así, podrán contactar con los asistentes y resolver sus dudas en tiempo real.

La tecnología se encarga de conseguir eventos corporativos basados en avatares muy reales y que no solo atiendan las necesidades de los participantes, sino que sepan además llamar su atención. Los encuentros digitales son seguidos a través de una pantalla, y corremos el riego de que el espectador se canse y cierre la conexión. Para evitarlo, en necesario crear una plataforma virtual atractiva que recree situaciones del mundo real con creatividad.
Actividades de Team Building virtual: engloban una serie de acciones para trabajadores remotos, diseñadas para convertirse en reuniones interactivas que se sientan como reales y cercanas. Los avatares interactivos en 3D simulan a cada uno de los participantes, tanto empleados como responsables de la actividad.

Las opciones de Team Building son muy variadas, desde juegos hasta conferencias o reuniones, pero hay una especialmente activa que exige gran interacción entre los participantes. Se trata de Escape Rooms Virtuales con avatares interactivos, una actividad en la que no es necesario utilizar gafas VR para crear ambientes totalmente inmersivos con resultados espectaculares.
Aulas virtuales para negocios: las formaciones online no deben limitarse únicamente a que los empleados realicen cursos con contenidos interactivos, sino que debe da un paso más allá y convertirse en una escuela que ofrezca a sus asistentes la posibilidad de recibir una enseñanza virtual con la máxima interactividad posible.

Para ello, los sistemas de formación virtual basados en avatares son la herramienta idónea para ofrecer verdaderas experiencias digitales de aprendizaje colaborativo. Cada avatar se puede personalizar con múltiples opciones y permite sentir la sensación de estar presente, consultar dudas en vivo, conversar e intercambiar cualquier tipo de información en varios formatos

Las plataformas para eventos con avatares en 3D permiten, en definitiva, recrear situaciones muy realistas, y son capaces de diseñar experiencias inmersivas dentro de un mundo virtual. La tecnología que hay detrás de cada uno de estos personajes interactivos hace posible que su utilización en entornos virtuales corporativos asegure actividades 100% interactivas y muy realistas.

Cómo convertir una conferencia presencial en un evento virtual

...el paso al networking online

Nuestra manera de vivir se dirige sin freno hacia un mundo virtualizado. Muchos son los que advertían de esta tendencia hace ya varios años, pero es ahora cuando vemos que es una realidad que ha llegado a nuestras vidas para quedarse. Y la causante de este cambio tan palpable ha sido la crisis a nivel mundial producida por el coronavirus.

Desde hace meses nuestra manera de relacionarnos ha cambiado radicalmente. Las reuniones personales se sustituyeron en pocos días por encuentros en una plataforma virtual y las videoconferencias web fueron el punto de unión entre amigos y familiares.

Y aunque este cambio de escenario y de mentalidad ocurrió en un primer momento en un plano personal, enseguida le siguieron las empresas, los negocios y la actividad comercial a todos los niveles. Y es que una conferencia o cualquier tipo de reunión corporativa cara a cara se convirtió de la noche a la mañana en una actividad peligrosa para nuestra salud y para las de los demás.

Lo que comenzó en una anulación puntual pasó a ser la tendencia común: todos los eventos se cancelaron y la actividad presencial en oficinas desapareció casi por completo. Y en este punto, la necesidad de encontrar una plataforma de conferencias online fue el reto al que se enfrentaron muchos negocios, tanto para relacionarse con sus usuarios como para poder estar en contacto con los trabajadores remotos y evitar que la actividad empresarial se anulara completamente.

La realidad virtual fue la llave que abrió las puertas a un nuevo escenario. Los grandes avances de esta tecnología en los últimos años han permitido combinar la seguridad y comodidad de las reuniones en línea con la interactividad de los encuentros presenciales. Y lo que antes se consideraba como un avance accesible únicamente para grandes organizaciones, ya no lo es. De hecho, en la actualidad, una conferencia virtual está a la orden del día para muchos negocios, independientemente de su tamaño o actividad. El networking online está de moda en todos los sectores y niveles.

Las razones por las que invertir en eventos virtuales en 2020 son muchas y variadas, pero hay que saber cómo hacerlo. Como toda iniciativa empresarial, necesita de una estrategia y de unas pautas para que la elección sea la acertada.

Las 7 pistas definitivas para organizar una conferencia virtual

Determinar el tema de la videoconferencia web El sentido común tiene que estar presente en todos los procesos que conforman la organización de un evento virtual. Si queremos presentar un perfume, quizás deberemos dar una vuelta al tema, porque hasta que no se invente una plataforma de conferencias que nos permita oler (seguro que llega algún día), será necesario plantearnos si el tema es el adecuado. Pero, en cualquier caso, seguro que los organizadores de eventos sabrán cómo salvar esta limitación.

Definir nuestro público objetivo Como en toda planificación, determinar a quién nos dirigimos y quiénes nos escucharán es el primer paso para allanar el camino al éxito. El funcionamiento de una conferencia virtual es similar al de cualquier otro tipo de encuentro: debemos saber cuál es nuestro público objetivo para saber llamar su atención y elaborar la estructura de la videoconferencia online.

Elegir la plataforma se mejor se adapte a las necesidades concretas del evento La tecnología ha avanzado a pasos agigantados en este sector, por lo que existen herramientas para todo tipo de gustos y objetivos. Por ello, es importante meditar con calma cuál es la que realmente da una respuesta concreta a lo que necesitamos.Podemos limitarnos a compartir un mensaje en video en las redes sociales o ir más allá y utilizar avatares interactivos en 3D. Es una de las opciones más vanguardistas día de hoy y permiten llevar a cabo reuniones de videoconferencia y seminarios web donde cientos de asistentes participan simultáneamente y buscan mantener una interacción casi real y muy inmersiva. Esta es una de las razones por las que apostar por eventos virtuales basados en avatares en 3D: máxima interacción y experiencias extremadamente realistas.

Crear una estructura fluida y eficaz Al igual que ocurre con los encuentros presenciales, las conferencias online requieren de unas pautas y un guión claramente definidos, con una estructura delimitada y que de respuesta a las necesidades de la empresa y de los asistentes. Por ello, es imprescindible crear el evento en base a una serie de presentaciones, seminarios, actividades y, por supuesto, con un espacio dedicado a responder dudas y preguntas. En este sentido, es interesante contar con los avatares que antes comentábamos, y de hecho, Virtway Events cuenta con una plataforma virtual muy avanzada en la que estos personajes virtuales son capaces de imitar el aspecto físico de los portavoces de la conferencia web, mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural (hasta regulan el volumen en función de la proximidad entre avatares en tiempo real). Incluso pueden expresar sus emociones a través de animaciones (como aplausos o saludos).

Diseñar un contenido bajo demanda Uno de los elementos de éxito de las conferencias online es que su contenido está disponible «a pedido». Esta posibilidad consigue enriquecer más la experiencia y aumentar más el interés en participar. Por esta razón, es importante brindar a los asistentes una amplia variedad de oportunidades para que conozcan los productos y servicios que se exhiben mediante fotos y vídeos, demos, folletos, libros electrónicos y todo tipo de material digital que puedan descargar y consultar en cualquier momento.

Definir una estrategia de seguimiento Después del evento, es esencial realizar un seguimiento de los clientes potenciales que han asistido. Para garantizar las conversiones, se puede enviar un correo electrónico a los prospectos, solicitándoles sus impresiones sobre el encuentro, o bien invitándoles a participar en una encuesta. Estas medidas no solo ayudarán a conseguir y fidelizar a los clientes, sino que además serán clave para identificar qué aspectos de su participación fueron eficaces y cuáles no, con el fin de mejorar futuras acciones.

Compartir contenidos y crear conexiones Las conferencias online son grabadas, por lo que se convierten en fuentes de información que se puede intercambiar de manera muy sencilla. En este sentido, es importante disponer de una buena base de datos para compartir contenidos, de modo que la difusión del evento crecerá exponencialmente, y más si nos aprovechamos del gran poder de las redes sociales.

Las ventajas y posibilidades de una conferencia virtual hacen que se perfile como la herramienta definitiva de comunicación empresarial, en cualquier momento y panorama. Pero es ahora cuando su valor está en su punto más álgido, ya que vivimos en un presente incierto donde los eventos presenciales no pueden realizarse y las empresas deben enfocar sus esfuerzos a continuar ofreciendo sus servicios de forma más remota que nunca.

El futuro del trabajo ya está en nuestro presente

La crisis mundial del coronavirus ha provocado que nuestra vida haya dado un giro de 360º y nos hayamos tenido que replantear muchos de los aspectos que forman parte de nuestro día a día. Y no solo a nivel personal, donde el impacto de esta nueva situación ha sido de enormes proporciones, sino sobre todo en lo que respecta a nuestro mundo profesional.

Y es que el futuro laboral ha dado la cara y ha mostrado a marchas forzadas lo que ya se venía anunciando desde hace años: el teletrabajo ha llegado a nuestra realidad actual para quedarse.

Una de las consecuencias empresariales de la Covid-19 es que el panorama económico y productivo ha cambiado totalmente en pocos días. Lo que hace unos meses se consideraba lo normal -ir a trabajar a las oficinas o mantener reuniones físicas diarias- ahora son situaciones excepcionales.

Si bien es cierto que es España ya se había comenzado a apostar por el trabajo remoto como modo de vida laboral, aún eran muchas las empresas que no consideraban esta opción como posible dentro de sus políticas. Pero, en una semana, hemos visto cómo el teletrabajo ha sido la única -y obligatoria- salida para que muchos negocios pudieran salir adelante.

Por ello, ahora cuando ya podemos respirar algo más tranquilos y hemos comprobado por nosotros mismos como los empleados remotos son el presente y el futuro de las actividades corporativas, ha llegado el momento de conocer y entender todos estos cambios. El objetivo: aprender de ellos y continuar aplicándolos en el día a día a empresarial.

Las tendencias que marcarán el mundo laboral durante y después del coronavirus

El panorama de incertidumbre que marcó el inicio de la crisis provocada por la pandemia, donde el contagio en los centros de trabajo suponía un enorme riesgo, los desplazamientos estaban muy restringidos y las fronteras cerradas, fue la clave para que las empresas buscaran alternativas eficaces y eficientes.

La solución vino de la mano de la tecnología: utilizar los grandes avances que tenemos a nuestra disposición en entornos online y virtuales. Y ahora, el concepto de trabajar desde casa a diferentes niveles (desde realizar una tarea rutinaria a mantener reuniones por videoconferencia, pasando por la celebración de todo tipo de eventos y actividades corporativas) ya es una realidad.

Por lo tanto, para aprender de esta realidad y mejorarla, es importante conocer cuáles son las principales tendencias que ya están marcando el futuro del trabajo:

Una nueva mentalidad hiperconectada: si hace años nos hubieran planteado la posibilidad de que todas nuestras acciones serían visibles en la red, no nos lo habríamos creído. Pero lo cierto es que hoy en día, nuestras vidas son públicas como consecuencia del uso continuo de las redes sociales y de los dispositivos móviles.
Esta mentalidad se traduce en un cambio de actitud en las empresas, obligándolas a redefinir muchas estrategias para llegar a sus clientes y a adoptar nuevas medidas dirigidas a la innovación. Ambas son salidas obligatorias si quieren seguir teniendo presencia en un mercado cada vez más globalizado y competitivo.
El avance imparable de la tecnología: la nube, el big data, los mundos virtuales y todas la nuevas plataformas que protagonizan el panorama actual han modificado -y lo seguirán haciendo- nuestra forma de trabajar.

Lo que ayer era posible hacer sólo de un modo presencial, hoy lo es sin contacto. De hecho, las ventajas de los eventos virtuales son tales que cada vez es mayor el número de empresas que se apunta a esta tendencia.
Las nuevas generaciones pisan fuerte: los jóvenes forman parte del grupo impulsor de los cambios más inminentes, por lo que su influencia en las empresas tiene cada vez más peso. Su mundo es cien por cien digital y las nuevas tecnologías son esenciales en su ámbito laboral.

Por ello, unos de sus objetivos es trabajar como empleados remotos y realizar las actividades corporativas desde cualquier. Para ellos es algo completamente normal y, si las compañías quieren retener y aprovechar las cualidades de estos talentos, deberán invertir en soluciones para retenerles y motivarles.
Movilidad: ninguna de las 3 tendencias que acabamos de comentar tendría sentido si esta no fuera posible. Y es que hoy en día, el lugar dónde nos encontremos ya no es importante para trabajar.

Estar conectados en la distancia deber ser el enfoque hacia donde se deben encaminar las estrategias de las empresas de hoy en día. Y esto solo es posible si se cuenta con las herramientas más avanzadas para realizar eventos en línea.

Actividades corporativas virtuales: el presente de la nueva realidad

El día a día de las compañías está repleto de eventos, presentaciones, reuniones y citas varias. Y todas ellas están adaptándose a los nuevos tiempos que exigen romper con las barreras físicas. Ya no es necesario estar en el mismo espacio para conectarnos ni para poder comunicarnos. Lo que hace tiempo nos parecía fruto de la ciencia ficción, hoy es una realidad más que palpable.

El mejor ejemplo lo podemos encontrar en las actividades inmersivas virtuales, una tendencia con muchos adeptos dentro de los organizadores de eventos. Son experiencias muy reales que tienen lugar en mundos imaginarios.

Por ello, ya son muchos los tipos de actividades corporativas interactivas que una empresa puede poner en manos de clientes, sedes o incluso entre sus propios trabajadores. Estos son algunos ejemplos:

Escape rooms: una actividad de Team Building cuyo objetivo principal es no solo evaluar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de un equipo de trabajo, sino también encontrar un momento para la diversión.

Son la alternativa idónea para aquellos empleados que trabajan a distancia y/o en otros países, dándoles la oportunidad de vivir una experiencia de grupo, optimizar la comunicación interna y, como consecuencia, mejorar el ambiente de trabajo. De hecho, las habilidades más desarrolladas en este tipo de evento virtual son: liderazgo, trabajo en equipo, toma de decisiones y creatividad.
Coaching organizacional: talleres que ofrecen a sus participantes la oportunidad de aumentar el conocimiento de sí mismos como equipo. Están diseñados para responder a cuestiones como por qué hacen lo que hacen y, sobre todo, cómo lo llevan a cabo.

Son un claro ejemplo de cómo las actividades de team building virtual son capaces de aumentar el crecimiento personal y profesional de los empleados, y por ende, de elevar su rendimiento.

Estos son solo un par de ejemplo de las posibilidades que se abren con la irrupción de los mundos virtuales en el entorno de los eventos corporativos. Reuniones con los trabajadores de las diferentes sedes, eventos con clientes, formaciones de empleados… la lista de actividades que el coronavirus ha prohibido -debido a la proximidad entre sus asistentes- es larga, y la tecnología virtual ha conseguido convertirse actualmente en la solución para que las empresas puedan continuar con su actividad sin necesidad de desplazarse.

Ya solo nos queda aprovechar esta oportunidad, mejorar su presencia en nuestros negocios y seguir apostando por un futuro laboral que está más presente que nunca.

¿Cómo pueden las empresas que se enfrentan al coronavirus evitar problemas?

El mundo está pasando por unos momentos complicados debido a la expansión sin precedentes del tristemente coronavirus, COVID-19. Tanto los casos, como el número de zonas afectadas, no paran de crecer.

De hecho, la mayoría de los países se encuentran o se encontraron en estado de alerta, y entre ellos España.

Por ello, es necesario tomar medidas drásticas que eviten la propagación de este virus. Una de ellas, que entró en vigor en nuestro país el pasado lunes 16 de marzo, fue la de restringir la libre circulación de los ciudadanos.

Pero, aunque indudablemente la salud es lo primero, y por ello todas las actuaciones gubernamentales de deben ir enfocadas a garantizarla al máximo, tampoco podemos perder de vista el hecho de que el impacto económico del coronavirus puede ser devastador para el tejido empresarial.

Así, según diversas publicaciones económicas internacionales, la economía global experimentará una pérdida de casi 1 billón de dólares, debido a la disminución de la movilidad y la reducción de la actividad comercial.

En este panorama, donde el contagio en los centros de trabajo es un gran riesgo, y si además tenemos en cuenta que las fronteras se han cerrado y los desplazamientos solo se permiten en casos de necesidad extrema, las organizaciones han comenzado ya a buscar alternativas viables para permanecer conectadas con sus sedes, con clientes o con proveedores.

Y la inclinación natural a esta búsqueda está clara: utilizar los grandes avances de la tecnología online, una herramienta que puede ayudar enormemente a no paralizar de un modo integral la producción y favorecer al máximo el teletrabajo.

Conexiones remotas: soluciones para evitar el contagio en los centros de trabajo

Si bien algunas catástrofes están fuera del control de la humanidad, la tecnología desempeña un papel importante al proporcionar alternativas reales y eficaces para el control de daños, tanto económico como a nivel sanitario.

Si hablamos de salud, es indiscutible que los avances tecnológicos son los que nos permiten no acudir a nuestros centros de trabajo, y por lo tanto, el riesgo de contagio se disminuye. Y económicamente hablando, la posibilidad de que las empresas puedan seguir funcionando de un modo remoto, sin tener que paralizar del todo su actividad, significa un gran paso para que las consecuencias del coronavirus sean más pequeñas.

Y es que el principal desafío al que se enfrentan las organizaciones en este momento es permanecer conectadas y reducir el impacto en su negocio diario. Y en este sentido, la opción es sencilla: teletrabajar.

Pero muchas veces, dependiendo del tipo de empresa, de los servicios que ofrezca y de las interacciones que lleve a cabo con clientes o empleados, se necesita más que un portátil y un móvil para desarrollar desde nuestros hogares las tareas empresariales.

Reuniones con los trabajadores de las diferentes sedes, eventos con clientes, formaciones de empleados… estos son solo algunos ejemplos de las actividades que el coronavirus ha prohibido, ya que son actividades presenciales que aumentaría el riesgo de contagio al máximo. Y por ello, el número de cancelaciones de este tipo de encuentros crece día a día.

Pero, en un panorama que a priori parece muy negro, la tecnología, y concretamente la virtual, ha conseguido convertirse en una solución al impacto económico del coronavirus: gracias a sus innovadoras propuestas, permite a las empresas continuar desarrollando su actividad sin necesidad de desplazarse para ningún tipo de evento.

Gracias a esto, se elimina la interacción física y se sustituye por una experiencia on line e inmersiva, que permite interactuar con sus asistentes sin necesidad de desplazamientos ni cercanía.

Los eventos virtuales como alternativa para reducir el impacto económico del coronavirus

Los eventos online forman parte de nuestra vida mucho más de lo que somos conscientes, y mucho más ahora, en el momento de incertidumbre que vivimos. De hecho, las últimas reuniones del Gobierno con los diferentes representantes autonómicos se han llevado a cabo de modo remoto, sin que ninguno de sus participantes haya tenido que desplazarse.

Y precisamente este es el punto fuerte de la tecnología: evitar que los eventos se cancelen, sustituyéndolos por otras fórmulas muy efectivas que no nos pongan en peligro. Y si las plataformas online permiten grandes avances, la tecnología virtual merece un punto y aparte, ya que es capaz de ofrecer experiencias que superan las limitaciones marcadas por los eventos físicos.

Así, los eventos virtuales conectan a cientos de personas simultáneamente desde cualquier tipo de dispositivo móvil, y si está acompañada de aplicaciones 3D, sus participantes pueden además interactuar con voz y movimientos.

Pero las bondades de los encuentros virtuales para el ámbito corporativo van mucho más allá. Si bien, actualmente, la eliminación de la cercanía física es la más importante para evitar la propagación del coronavirus, existen otra serie de beneficios para apostar por este tipo de eventos, ahora y en el futuro:

- Reducción de costes:

Si el ahorro es importante siempre, en el panorama actual lo es aún más. Y una de las ventajas que aportan los eventos virtuales es la gran reducción de costes en comparación con los eventos físicos, ya que se eliminan los gastos de contratación de espacios, de desplazamiento y de viajes, así como todos los relacionados con la estancias de los asistentes, el catering o el material necesario.

- Incremento de audiencia y visibilidad:

Los eventos virtuales eliminan las barreras geográficas y horarias, dos de las limitaciones más grandes a la hora de organizar un evento. Y además, hacen que aumente la visibilidad: a la hora de poner en marcha la promoción del evento, el entorno digital permite llegar a un mayor número de usuarios con una inversión mucho más baja.

- Experiencias inmersivas e inolvidables:

El principal reto de cualquier encuentro corporativo es conseguir una total atracción sobre el asistente, y los eventos online se han diseñado por y para la innovación. Pero para que estas experiencias sean realmente inmersivas, los mundo virtuales han aportado un elemento esencial a las técnicas de entretenimiento educativo empresarial: los avatares en 3D.

Son una forma única de dar vida cualquier evento corporativo, ya que son imágenes gráficas que representa a una persona en un mundo virtual. Las posibilidades de interacción de un avatar virtual son infinitas, y de hecho pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural, intercambian cualquier tipo de información e incluso expresar sus emociones a través de animaciones, como aplausos o saludos.

Las amenazas y consecuencias del coronavirus han forzado la cancelación de muchos eventos empresariales que han provocado importantes pérdidas económicas. Si las empresas quieren parar esta tendencia y que su negocio no se vea paralizado por el COVID-19, los eventos virtuales son la respuesta: entornos cercanos sin estar cerca.

7 razones por las que invertir en Eventos Virtuales en 2020

Si cerramos los ojos e intentamos recrear las situaciones que marcan el panorama actual de las comunicaciones personales, es decir, el modo en la que interactuamos los unos con los otros, seguro que lo primero que viene a nuestra mente es un móvil.

Y si queremos ir más allá y continuamos tirando de nuestra imaginación, lo más probable es que lo segundo que acuda a nuestra mente sean imágenes con una tablet, un ordenador de sobremesa o un portátil.

Y es que la tecnología marca desde hace el años el rumbo de nuestras acciones, y la utilizamos no solo como una vía de comunicación, sino para realizar compras, buscar cualquier tipo de información o como modo de entretenimiento y escape.

El trabajo no escapa a esta premisa. Cada vez en mayor medida, aprovechamos los avances tecnológicos para llevar a cabo más eficazmente todas las tareas que nos exige nuestro empleo.

Además, los datos son cada vez más asequibles en cualquier momento y lugar, y cuanto mayores sean las posibilidades de acceder a ellos en tiempo real, antes llegará un futuro dominado por la participación remota.

Las empresas lo saben, y por ello llevan años adaptándose a este panorama digital. El objetivo es claro: no quedarse atrás en la carrera tecnológica y poder ofrecer servicios de valor que les permitan destacar de la competencia.

Para ello, continuamente buscan innovadoras estrategias a la hora de poner en marcha diferentes acciones. La organización de eventos es uno de los sectores que más rápido está evolucionando en este sentido, y la tendencia marca con evidencia cómo las compañías están apostando por los eventos virtuales frente a los tradicionales.

Este es un camino que se empezó a recorrer hace ya algún tiempo, pero su crecimiento ha sido exponencial durante los últimos años. Y la apuesta por los eventos online no acaba aquí, sino que acaba de empezar.

Eventos corporativos en 2020: por qué serán virtuales

Las ventajas que es capaz de ofrecer un mundo virtual supera las limitaciones marcadas por los eventos físicos. La tecnología en la que se basan permite conectar a cientos de personas simultáneamente desde cualquier tipo de dispositivo móvil, y si está acompañada de aplicaciones 3D, los participantes de un evento virtual pueden además interactuar con voz y movimientos.

Pero las bondades de los encuentros virtuales para el ámbito corporativo van mucho más allá. Por ello, es fundamental que los organizadores de eventos las conozcan y sepan aprovechar todo su potencial.

Estas son los 7 motivos principales por las que toda compañía, independientemente de su tamaño o sector de actividad, debe plantar cara al 2020 apostando por los eventos online frente a los tradicionales:

La transmisión en vivo es una tendencia al alta

Según las conclusiones de un recientes estudio llevado a cabo para conocer el comportamiento de los usuarios de redes sociales, los consumidores habituales de Facebook comentan e interactúan 10 veces más en vídeos trasmitidos en vivo. De hecho, el 80% afirma que prefieren una transmisión online en tiempo real que el blog de una empresa o las publicaciones tradicionales en redes sociales.

Estos datos ponen de manifiesto que los eventos online en vivo marcarán buena parte de las tendencias en la celebración de seminarios web, ferias virtuales o cualquier tipo de acción corporativa durante 2020.
Gran reducción de costes

El Banco de España asegura que la economía mundial afronta el año 2019 en una “clara fase de desaceleración”. A nivel empresarial, también existen una serie de datos que las compañías no deberían pasar por alto si desean mantener la evolución de sus negocios y comenzar a prepararse ante una posible recesión.Por ello, cada vez son más numerosas las organizaciones que se preguntan cómo ahorrar dinero con los eventos virtuales. Y es que una de las ventajas que aportan los encuentros corporativos es la gran reducción de costes que representan en comparación con los eventos físicos, ya que se eliminan los gastos de contratación de espacios, de desplazamiento y de viajes, así como todos los relacionados con la estancia de los asistentes.
Mayor audiencia y visibilidad

Las barreras geográficas y horarias suponen una importante limitación a la hora de organizar un evento. Sin embargo, los espacios virtuales facilitan que los asistentes pueden acceder a ellos de forma remota desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.Paralelamente, también hacen posible que aumente la visibilidad: a la hora de poner en marcha la promoción del evento, el entorno digital permite llegar a un mayor número de usuarios con una inversión mucho más baja.
Seguimiento integral de los asistentes

Cualquier tipo de evento online permite obtener resultados medibles. El acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los participantes proporciona a las empresas una información eficaz sobre el retorno del ROI, lo que les permitirá estudiar y mejorar la calidad de presentes y futuros eventos.Además, los eventos virtuales son grandes aliados para los event planners, ya que estos profesionales pueden realizar encuestas a los participantes y capturar información detallada, con el objetivo de recopilar datos de gran valor de los asistentes para planificar una estrategia de seguimiento personalizada.
Los asistentes exigen eventos personalizados

Para involucrar realmente al público en una panorama digital tan competitivo, es necesario que las empresas ofrezcan experiencias de valor, orientadas a cada uno de los participantes. Atrás han quedado los eventos diseñados para un único perfil de usuario.Actualmente, las compañías se esfuerzan cada vez más en brindar acciones personalizadas basadas en contenidos bajo demanda y en espacios que permitan una interacción de los asistentes. Gracias a las salas inmersivas y los chats interactivos, los participantes podrán mantener conversaciones en tiempo real y la empresa podrá proporcionar detalles sobre sus productos, responder preguntas e intercambiar comentarios.
Experiencias inmersivas e inolvidables

El principal reto de cualquier encuentro corporativo es conseguir una total atracción sobre el asistente, y los eventos online se han diseñado por y para la innovación. Pero para que estas experiencias sean realmente inmersivas, los mundo virtuales (como los de Virtway Events) han aportado un elemento esencial a las técnicas de entretenimiento educativo empresarial: los avatares en 3D.Son una forma única de dar vida cualquier evento de formación creativo, ya que son imágenes gráficas que representa a una persona en un mundo virtual. Las posibilidades de interacción de un avatar virtual son infinitas, y de hecho pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural, intercambian cualquier tipo de información e incluso expresar sus emociones a través de animaciones, como aplausos o saludos.
Múltiples escenarios de aplicación

Cada vez son más las compañías que apuestan por los eventos de Realidad Virtual, y cuanto más popular se vuelve el uso de esta tecnología, más creativas son sus aplicaciones. Por ello, existen multitud de experiencias inmersivas diseñadas para entornos corporativos.Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real. Por ello, este tipo de eventos es la mejor alternativa para llevar a cabo conferencias online, aulas virtuales de negocios, actividades de team building, reuniones con equipos remotos o cualquier tipo de acción corporativa.

La integración del mundo virtual con los eventos corporativos es una garantía de éxito, no solo a nivel de infraestructura y de ahorro de costes, sino porque es capaz de ofrecer alternativas innovadoras en entornos inmersivos. Esta combinación logra que las empresas recreen experiencias fuera de lo común, algo que les permitirá destacar en gran medida de la competencia y hacerse un hueco en un mercado cada vez más cambiante.

Tendencias de la tecnología de eventos

Moldeando el futuro

A la hora de analizar las tendencias que marcan el rumbo presente y futuro de los eventos corporativos, existe una palabra que engloba en sí misma un panorama muy cambiante: tecnología.

Esta es sin duda la gran protagonista de este sector, ya que se ha convertido en una parte esencial de la forma en que informamos, socializamos y consumimos.

De hecho, los avances tecnológicos han cambiado por completo la forma en que se organizan los eventos y el modo en el que se participa en ellos. Por este motivo, esta herramienta está ya considerada como una gran aliada tanto para los profesionales encargados de su organización como para los asistentes.

Y si hay una característica que describe todo lo relativo a la tecnología es la innovación. La empresas no pueden ya limitarse a organizar encuentros tradicionales, sino que deben apostar por comprometerse con las demandas de una audiencia cada vez más exigente y, sobre todo, menos pasiva.

Los participantes ya no se conforman con ser meros espectadores, sino que buscan experiencias que les permitan involucrase al máximo, por lo que si queremos llegar a ellos, deberemos hacer un esfuerzo extra por encontrar nuevas fórmulas que nos permitan atender a sus demandas.

Esta nueva audiencia, marcada por un importante perfil digital, exige una serie de elementos básicos que nunca deberían faltar en nuestro evento si pretendemos conectar con ella. Y en esto, la tecnología tiene mucho que aportar:

- Interacción: hace ya muchos años que el concepto tradicional de audiencia ha quedado atrás. Actualmente, los participantes quieren hacer gala de su nombre y participar. Y de cualquier modo, sino de una manera activa.

En este sentido, los avances tecnológicos han abierto la puerta a nuevas vías de interacción en tiempo real, tanto con la empresa como con el resto de los asistentes. Por ello, los eventos más innovadores incluyen diversas opciones inmersivas enfocadas al entretenimiento. Escapes rooms virtuales, actividades de team building online o cualquier otro tipo de alternativa lúdica son la mejor vía para interactuar de un modo eficaz.

- Contenidos personalizados: la tecnología permite la información bajo demanda bajo demanda, un requisito fundamental para las nuevas audiencias, que exigen que los contenidos estén disponibles de un modo rápido, sencillo y “a pedido».

Poder consultar la información en cualquier momento es otra de las posibilidades que permiten los nuevos formatos de eventos, ya que sus asistentes pueden descargar todo tipo de material digital y acceder a él posteriormente.

- Experiencias únicas: el sector de los eventos se ha reinventado por completo. Las reuniones tradicionales han dado un giro de 360 grados para adaptarse a las nuevas necesidades de los usuarios y llamar su atención.

En este panorama, la tecnología virtual permite la creación de una gran variedad de experiencias inmersivas e innovadoras. Un ejemplo de esto lo vemos en la utilización de avatares interactivos en 3D. Se trata de imágenes que representan a cada uno de los asistentes dentro de un mundo virtual, y cada vez es más frecuente su integración en ferias o en cualquier tipo de evento corporativo.

- Entornos digitales: la audiencia de presente y del futuro es digital. Cada vez en mayor medida, los participantes buscan optimizar su tiempo, por lo que prefieren acudir a eventos que no conlleven desplazamientos ni viajes.

Para este tipo de usuarios, la tecnología ofrece un gran abanico de posibilidades, como chats interactivos, seminarios web en vivo o salas de negocios virtuales.

- Accesibilidad: en muchas ocasiones, no se trata de innovar, sino de facilitar el acceso a los eventos. Los entornos digitales han permitido esta evolución a través de aplicaciones móviles, gracias a las cuales podemos conectarnos desde cualquier lugar del mundo, y solo en necesario contar con una conexión a Internet.

- Sostenibilidad: cada vez son más las empresas y el público que apuestan por la responsabilidad social y que no quieren afectar de forma negativa al Medio Ambiente. La tecnología virtual ha hecho posible el nacimiento de reuniones y eventos sostenibles, unos encuentros que eliminan los viajes y desplazamientos, reducen las toneladas de residuos que se generan en las grandes reuniones presenciales y limitan el consumo energético

5 grandes tendencias tecnológicas aplicadas a los eventos

La evolución de la tecnología es imparable, y lo que hasta hace poco nos parecía impensable, ahora es una realidad palpable. Estas son las tendencias más importantes que marcarán el futuro inmediato de los eventos:

Realidad virtual y realidad artificial

Cada año que pasa, las aplicaciones de estas tecnologías tan avanzadas aumentan a grandes pasos. De hecho, cada vez estarán más presentes en los eventos corporativos, porque además su implementación es mucho más económica que en sus inicios y ofrece experiencias diferentes e inmersivas.

En este sentido, los eventos virtuales para negocios continuarán siendo la gran milla de oro para aquellas empresas que quieran ahorrar costes y llegar a la vez a una audiencia para la que los costes del viaje y el tiempo son factores decisivos a la hora de asistir a un encuentro.
Drones
Aunque su irrupción en el mercado está siendo muy escalonada, su proyección será muy importante en los grandes eventos. Gracias a la integración con otras tecnologías, los drones ya no solo graban cualquier acontecimiento, sino que además lo emiten en tiempo real. Esto es la paso definitivo para los eventos online.
Chatbots
Llevan ya un tiempo conviviendo con nosotros, pero la Inteligencia Artificial les ha convertido en herramientas infalibles para interactuar entre la empresa y los asistentes a un evento. Su gran poder será utilizado por las compañías para reforzar la marca y mejorar en gran medida la comunicación son sus clientes.
Aplicaciones móviles
Como ya hemos comentado anteriormente, las apps son esenciales si queremos conseguir la diferenciación de nuestro evento. Crear una aplicación específica para este conseguirá darle un valor añadido, ya que es una forma muy directa de involucrar y facilitar experiencias más individualizadas a los asistentes.
Projection Mapping
Será una de las tendencias emergentes más aplicadas en eventos. Se trata de una experiencia de realidad aumentada creada por una serie de proyectores que convierten espacios físicos en pantallas interactivas en 3D. Gracias a ello, se puede transformar cualquier lugar con elementos de diseño totalmente nuevos.