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Cómo aprovechar al máximo las reuniones virtuales

Durante la última década, el número de reuniones virtuales ha aumentado de un forma imparable. Desde una videollamada online puntual con un cliente hasta un evento en el que participa un gran número de representantes de una empresa localizados en distintas delegaciones, lo que está claro es que los encuentros remotos están a la orden de día. 

Este incremento se ha visto impulsado por varios motivos, y cada uno de ellos sustenta un peso actual en las compañías que no debemos pasar por alto. Los más importantes son los siguientes: 

- Gran movilidad y teletrabajo

El modo de llevar a cabo las labores profesionales ha variado drásticamente hace ya décadas, pero la punta de iceberg de este cambio se está viendo en los últimos años. Las oficinas ya no son espacios físicos rígidos encerrados entre cuatro paredes: trabajar desde casa o en cualquier lugar con conexión a internet es una tendencia al alza, y los teletrabajadores están marcando sin duda el presente de las reuniones virtuales.

La globalización de los mercados y la externalización de las empresas son también dos factores que marcan el crecimiento de los eventos remotos. Las compañías, cada vez en mayor medida, tienen delegaciones en varios países, y el tiempo de sus responsables es oro: se acabaron los largos viajes para mantener una reunión. Para lo que antes se necesitaban horas e incluso días, ahora se puede resolver en minutos.

- Son alternativas económicas

Vivimos una situación marcada por la necesidad de recortar costes. Las empresas buscan el modo de ajustar presupuestos y disminuir gastos en todas las áreas corporativas, y la planificación de eventos no es una excepción. 

Una sala de conferencias es suficiente para llevar a cabo una reunión o una conferencia on line. Las plataformas virtuales eliminan los costes de los viajes, traslados y estancias, así como la necesidad de alquiler espacios, catering y otra serie de servicios. 
 

- El poder de la inmediatez

El éxito de los negocios actuales viene determinado en gran medida por el “aquí y ahora”. Las respuestas se quieren ya y las decisiones de deben tomar en pocos minutos.  

En este sentido, las reuniones virtuales aprovechan al máximo el tiempo. Al no existir desplazamientos, es más fácil cuadrar las agendas de todos los participantes y delimitar los horarios para que las horas invertidas se utilicen de un modo mucho más optimizado. 

Las 5 claves que marcan el éxito de los eventos virtuales

Todos los factores que hemos nombrado son esenciales a la hora de apostar por las reuniones remotas, y son ya de sobra conocidos por un número cada vez mayor de organizaciones. Pero no debemos olvidar que, como todas las tareas que forman parte del día a día del negocio, necesitan preparación. 

De hecho, aún son muchos los profesionales que consideran que una reunión de este tipo no es tan efectiva como aquellas que se celebran en formato presencial. Y así lo reflejan los resultados de una serie de encuestas realizadas en varias organizaciones, que aseguran que los motivos por los que los eventos virtuales no arrojan los buenos resultados que se espera de ellos son los siguientes:  

  • Las personas se distraen fácilmente con otros asuntos, como el correo electrónico, la mensajería instantánea o las Redes Sociales.  
  • El inicio de la reunión a menudo se retrasa. 
  • Hay poco índice de participación e interacción entre sus miembros. 
  • A veces se desconoce quién está en la reunión o qué participante es el que habla en un momento determinado.
  • La duración de las reuniones virtuales puede ser demasiado elevada y los niveles de concentración de los asistentes tienden a disminuir. 

Por ello, es esencial seguir estos 5 consejos para que las reuniones virtuales sean todo un éxito y sus responsables aprovechen el gran potencial que ofrecen 

1. Enviar recordatorios

Para evitar retrasos y asegurarnos de que todos los participantes inicien sesión puntualmente, es recomendable enviar notificaciones para anunciar la reunión e informar del horario con tiempo suficiente. Un recordatorio una hora antes tampoco está de más.  

2. Compartir el contenido de la presentación con anterioridad

No tiene mucho sentido que los asistentes a una videollamada online, un webinar o una conferencia en línea pasen todo el tiempo viendo presentaciones que duran mucho, ya que esto evita que los participantes puedan intervenir e incrementa el riesgo de perder el interés en el encuentro. 

Una buena idea es compartir la presentación previamente, así daremos la posibilidad de que todos conozcan su contenido y puedan prepararse unas dudas que plantear. De este modo, el intercambio de información será más fluido, los asistentes intervendrán con sus dudas y la reunión virtual durará menos y será más mucho más eficaz.

3. Conseguir la máxima atención sobre el asistente

Para aprovechar toda la capacidad de una reunión virtual, esta debe convertirse en una experiencia inmersiva innovadora.  

El objetivo es evitar que los asistes se distraigan, y para ello, es recomendable contar con el respaldo de plataformas tecnológicas que ofrezcan alternativas que aseguren que los participantes se mantengan atentos durante toda la sesión.

maxima atencion sobre el asistente

4. Interacción en tiempo real

La tecnología virtual permite que la relación entre los involucrados en una reunión online sea muy cercana. Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real. 

Además, existen interesantes alternativas, como la ofrecida por Virtway Events, que dan la posibilidad de utilizar avatares interactivos en 3D que simulan cada uno de los participantes en el encuentro. Estos particulares participantes pueden mantener conversaciones en las videoconferencias on line pueden y hablar mediante voz sobre IP de un modo muy natural. 

5. Las reuniones virtuales necesitan preparación

reuniones virtuales necesitan preparación​

Para conocer quién está en la reunión y qué asistente habla en cada caso, es esencial preparar el acto. Es cuestión de sentido común: si queremos que algo salga bien, tendremos que dedicarle toda nuestra atención antes, durante y después de su celebración.  

En este sentido, deberemos preparar una agenda -cronometrada, si es necesario- que compartiremos con anterioridad y en la que detallaremos ciertos aspectos fundamentales, como los roles de cada participante, sus datos o la manera en la que se relacionarán entre ellos. También se pueden incluir reglas básicas como que cada locutor indique su nombre antes de su

Con una estrategia de planificación adecuada, las reuniones virtuales son el mejor modo de promover el trabajo en equipo y la colaboración entre personas, aunque se encuentren separados por grandes distancias.  

Para sacar el mayor provecho posible de este tipo de eventos, solo hay que tener en cuenta estas 5 claves y entender que un evento puede -y debe- ir mucho más allá de todo lo que hasta ahora conocemos. No hay límites, solo los que nos marquemos nosotros mismos.