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Conferencias virtuales: los mejores entornos para la innovación

Uno de los objetivos principales que persigue la tecnología es mejorar las comunicaciones y las formas de colaboración interna y externa de las empresas. Y lo está consiguiendo. En este entorno, los avances tecnológicos han permitido la creación de nuevas alternativas, como son las reuniones y conferencias virtuales, cuyo fin es celebrar todo tipo de encuentros profesionales sin la necesidad de un entorno físico. 

Los beneficios que aportan a las organizaciones les ha permitido convertirse en vías de comunicación muy efectivas, rápidas e innovadoras. Y es así porque los eventos virtuales, ya sean en formato de videoconferencia online, webinar o conferencias web, tienen la gran ventaja de conectarse con varias personas a la vez sin importar dónde se encuentren. 

Sus aplicaciones son infinitas, pero son muy útiles sobre todo para llevar a cabo conferencias online entre las distintas sedes de una empresa, establecer un sistema de videoconferencia inmediato con trabajadores remotos de cualquier parte del mundo o promocionar los servicios de una compañía sin la necesidad de utilizar varios espacios físicos, sino una única sala virtual de reuniones.  

Además, su uso es muy sencillo, por lo que cualquier usuario puede beneficiarse de las ventajas de los eventos virtuales en tiempo real. Las conferencias y reuniones virtuales pueden ser grabadas, gracia a lo cual, si un empleado no pudo asistir en vivo al evento, podrá acceder a él en cualquier momento.  

Un mundo virtual de ventajas

La presencia virtual de las empresas se considera ya un imperativo corporativo si no quieren quedarse atrás en un mercado globalizado marcado por la tecnología.  

Los eventos virtuales adaptados a las reuniones empresariales ofrecen los mismos beneficios que un encuentro físico, pero se añaden una serie de ventajas exclusivas que no se deben perder de vista para optimizar el negocio y la productividad 

De hecho, según las conclusiones de diversos informes del sector, el 94% de los empleados consideran que el beneficio principal de la videoconferencia online es el aumento de la eficiencia y la productividad, seguido en un 88% por el incremento del impacto en las reuniones y por la rapidez en la toma de decisiones, con un 87%. 

Estas cifras, que ponen de manifiesto el gran impacto que los eventos virtuales tienen en el panorama empresarial, son posibles gracias a las ventajas que ofrecen. Las más destacables son:  

Reducción de costes

La inversión necesaria para un encuentro virtual es mínima, si la comparamos con el modelo presencial. Los costes de desplazamientos, viajes o alquiler de salas se eliminan por completo, y este ahorro trae consigo una importante aportación directa y de gran valor para el desarrollo del negocio.  

Por ello, si una organización no dispone de muchos recursos para organizar eventos físicos, o sus empleados no tienen tiempo para desplazarse, una conferencia virtual se transforma en la alternativa más lógica. 

Mayor asistencia y alcance de los eventos

Al tratarse de reuniones realizadas en plataformas virtuales, se puede acceder a ellas de un modo remoto, desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet. Esta posibilidad acaba con las barreras geográficas, propiciando un número mayor de asistentes y, en consecuencia, una visibilidad más elevada. 

Más comunicaciones en menos tiempo

Las reuniones y videoconferencias virtuales tienen dos grandes ventajas: rapidez y comodidad. Gracias a ello, cualquier empresa tiene la posibilidad de comunicarse con sus clientes, socios o empleados en tiempo récord, favoreciendo así el incremento de comunicaciones. 

Información siempre disponible

En muchas ocasiones, cuando se lleva a cabo a una conferencia online, no se pueden analizar los datos compartidos tranquilamente. La tecnología virtual permite grabar todos los encuentros, por lo que los asistentes podrán posteriormente, en cualquier momento, acceder a sus contenidos 

Resultados medibles y mejor seguimiento

Las reuniones virtuales y las aplicaciones que las respaldan permiten obtener resultados medibles de forma inmediata. Así, la empresa tendrá acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los participantes y al desarrollo del evento, proporcionándole una información eficaz sobre el retorno del ROI. 

Por otro lado, es posible optimizar al máximo el seguimiento de una videoconferencia virtual, algo que puede convertirse en una herramienta de gran valor de cara a estrategias de fidelización y satisfacción de empleados y clientes.  

Mayor agilidad en la toma de decisiones

El uso de las conferencias virtuales hace posible que se puedan tomar decisiones importantes para la empresa de un modo rápido y eficaz. Este tipo de encuentros puede reunir de manera inmediata a varias personas implicadas en un proyecto, ofreciéndoles la posibilidad de llegar a acuerdos de una forma más ágil, al eliminar problemas de agenda, desplazamientos o limitaciones horarias.  

Las 2 claves esenciales para organizar una conferencia virtual de éxito

Al igual que ocurre con cualquier tipo de evento presencial, una organización estratégica es esencial a la hora de obtener resultados, y además definirá el éxito o fracaso del proyecto. Por ello, existen una serie de puntos clave que nunca deben faltar en una reunión virtual: 

Máxima atención sobre el asistente

Un evento desarrollado en un mundo virtual debe convertirse en una experiencia inmersiva innovadora. Por ello, sería imposible llevar a cabo un evento similar sin el respaldo apoyo de plataformas tecnológicas que ofrezcan alternativas únicas que llamen la atención de los participantes, pongan el foco sobre ellos y se aseguren de que se mantengan conectados. 

En este sentido, son muy interesantes las propuestas ofrecidas por Virtway Events. So alternativas diseñadas con la tecnología más avanzada para crear experiencias únicas en un mundo virtual. Por ejemplo, permiten la posibilidad de utilizar avatares interactivos en 3D que simulan cada uno de los participantes en el encuentro.  

Interacción en tiempo real

La tecnología virtual permite que la relación entre los asistentes sea muy cercana, aún en la distancia. Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real.  

Además, los avatares en 3D que participan en una videoconferencia on line pueden mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de un modo muy natural. De hecho, la tecnología de sonido 3D que les respalda hacen que sean capaces de regular automáticamente el volumen en función de la proximidad con el resto de los participantes.  

Las reuniones y encuentros virtuales marcan la tendencia de la comunicación empresarial de los próximos años. Su potencial y las ventajas que ofrecen hacen que sean herramientas muy potentes para mejorar la visibilidad del negocio, fomentar conexiones en tiempo real y conectar fácilmente a usuarios geográficamente dispersos.