Desde el inicio de los tiempos modernos, estamos acostumbrados a ver cómo las grandes corporaciones celebran eventos, generalmente en forma de reuniones anuales, en los que se dan cita los directivos de la empresa, trabajadores, proveedores, clientes y todos aquellos profesionales que de un modo directo o indirecto forman parte activa del negocio.
El objetivo de estas grandes asambleas es unir a las personas, creando un espacio en el que puedan compartir experiencias, estrechar lazos y fomentar el espíritu de equipo. Y sin duda, es un modo eficaz de conseguir estos objetivos, pero el nuevo ritmo de un mercado cada vez más globalizado, la irrupción de la tecnología y el incierto panorama económico son factores que están cambiando la mentalidad de los máximos responsables de estas compañías.
Así, muchos directivos se plantean si realmente es rentable la celebración de estos eventos y si compensa el gran despliegue económico y de recursos que es necesario para llevarlos a cabo. Por ello, cada vez son más las compañías que buscan fórmulas alternativas para conseguir los mismos resultados -o mejores- con inversiones mucho más reducidas.
Como hemos comentado, la última recesión económica y el panorama inestable en el que estamos inmersos son dos factores que están marcando este cambio de paradigma, y han causado que muchas compañías se planteen ahora cómo ahorrar dinero en la organización de eventos.
Con esta perspectiva, han encontrado su mejor aliado en la tecnología virtual, un campo que está irrumpiendo con fuerza en numerosos sectores clave para el desarrollo de los negocios, entre ellos, las reuniones y eventos corporativas.
Los beneficios de las reuniones virtuales son numerosos si los comparamos con los encuentros presenciales. Y es que, dejando de lado factores clave, como el incremento de la audiencia y un retorno más medible del ROI, los eventos basados en plataformas virtuales en 3D consiguen un objetivo esencial: el ahorro.
Ya sean en formato de videoconferencia online, webinar o conferencias web, tienen la gran ventaja de conectar a varias personas a la vez sin importar dónde se encuentren. Esto permite una gran reducción de costes en su organización y la nula inversión que hay que realizar en materia de desplazamientos, viajes o alquiler de espacios.
Eventos sostenibles: una tendencia natural y respetuosa con el Medio Ambiente
Aunque es evidente que detrás de la mayoría de las decisiones se encuentra la optimización de del negocio mediante el ahorro de costes, hay otro factor importante que está marcando el cambio de mentalidad y apuesta por los eventos virtuales: la sostenibilidad.
Y es que, cuando echamos la mirada atrás y calculamos la cantidad de recursos invertidos en una gran asamblea o reunión anual presencial, no puede pasar desapercibido el hecho de que la mayoría de estos impactan negativamente en el Medio Ambiente.
Como dato curioso, una estadística de MeetGreen concluye que en un evento de varios días al que asistieron unas 2.500 personas, se utilizaron 62.500 platos y 75.000 vasos (ambos, de plástico), 87.500 servilletas de papel y 90.000 latas o botellas».
Este consumo de plástico, papel y vidrio supone una agresión importante para el Ecosistema, y por ello, en la planificación de eventos debe estar presente la sostenibilidad. Y la buena noticia es que es posible, si sabemos aprovechar los beneficios que nos ofrece la tecnología al servicio de las necesidades corporativas.
Los eventos y reuniones virtuales son un claro ejemplo de ello, ya que aportan a las empresas una serie de importantes beneficios de dimensión ambiental, entre los que destacan:
- Menor consumo de agua, luz y gas: al eliminar la necesidad de contar con grandes espacios físicos para realizar estos encuentros, el gasto de estos recursos disminuye drásticamente.
- Reducción del impacto ambiental y conservación del entorno: se evitan las toneladas de residuos que se generan en las grandes reuniones.
- Disminución de emisiones de CO2: los eventos presenciales atraen a un gran número de personas y, con ellas, a muchos vehículos. Esto favorece la aparición de problemas de contaminación atmosférica y acústica.
Además, más allá de las ventajas medioambientales, las plataformas virtuales son una oportunidad clave para el crecimiento y visibilidad de los negocios, y se perfilan como las herramientas más eficaces para la realización de actividades de Team Building, formaciones para empleados remotos, webinars o cualquier tipo de reunión online.
A pesar de todos estos beneficios, aún existen empresas que piensan que la organización de un evento, congreso o asamblea ya es lo bastante compleja como para asumir compromisos adicionales, pero es una creencia errónea. El caso se debe plantear desde otro prisma: los cambios son una gran oportunidad para fomentar la innovación y desarrollar medidas alternativas de actuación, que a su vez, impactarán de manera directa y positiva en la reputación e imagen de la compañía.
Asimismo, actualmente podemos encontrar en el mercado proveedores que se encargan del diseño y la puesta en marcha de eventos virtuales, con apuestas innovadoras que no dejan indiferente a sus asistentes.
Es el caso de Virtway Events, que ofrece una avanzada tecnología 3D para que empresarios, empleados y clientes pueden reunirse en un espacio virtual permitiendo una interacción casi real entre ellos, aunque estén en ubicaciones muy alejadas.
Sus aplicaciones permiten mantener conversaciones en tiempo real con todos los asistentes, enviar mensajes, expresar sus emociones a través de animaciones, e incluso estar representados por avatares en 3D sumamente realistas que imitan hasta el aspecto físico de cada participante.
Es sin duda, una gran oportunidad de aprovechar los avances de la tecnología en post de un bien común: el cuidado del Medio Ambiente y la apuesta por la sostenibilidad.
