Organizar un evento corporativo lleva consigo un gran esfuerzo por parte de los organizadores y una inversión importante de recursos de la empresa. Por ello, es imprescindible que los resultados sean óptimos y que aseguren el ROI (retorno de la inversión). Es decir, los eventos deben certificar la generación de un valor económico que afecte de una manera positiva a la compañía. 

El mejor modo de evaluar un evento es medir los resultadosya que, sin esta comprobación, todo el esfuerzo puede no haber servido para nada y además no podremos disponer de la información necesaria de cara a futuras acciones.  

Con este objetivo, es imprescindible que todo profesional del marketing, y en este caso, los especialistas en organización de eventos, cuenten en su día a día con una serie de herramientas que les faciliten analizar todos los datos y analizar los resultados. 

Cada acción que se lleva a cabo dentro de una empresa se puede medir, sea del tipo que sea, pero en el caso de los eventos virtuales, esta posibilidad se multiplica. De hecho, los encuentros online están considerados como potentes herramientas para cuantificar el retorno de la inversión que hemos llevado a cabo, ya que durante y después de su celebración nos dan la posibilidad de obtener datos de gran valor que posteriormente podremos analizar para hacer un balance real de los resultados. 

Este es el objetivo de los KPIs (Key Performance Indicator). Se trata de métricas de rendimiento que nos permiten recoger información y comprobar si nuestro evento ha tenido el éxito esperado.  

Estos indicadores deben tener un papel protagonista en las agendas de los organizadores, ya que ofrecen todos los datos clave para determinar el retorno de la inversión, y además nos darán la oportunidad de poder mejorar los eventos futuros y optimizar al máximo las proyecciones de los mismos. 

Así, las ventajas de las métricas o KPIs pueden resumirse en: 

  • Capacidad para obtener una información muy valiosa para la empresa. 
  • Posibilidad de realizar completos análisis de resultados. 
  • Gran potencial para tomar decisiones en base a datos objetivos y fiables. 

Primer paso para asegurar el éxito de un evento virtual: planificación

Cuando nos disponemos a organizar un evento virtualel miedo al fracaso está presente durante todo el proceso, sobre todo el temor a que la audiencia no aparezca o se desconecte antes de tiempo. 

El mejor consejo a la hora de planificar un encuentro online es comprender lo que necesitan los asistentes, lo que esperan y lo que obtendrán. Y en este sentido, no hay que perder de vista una premisa fundamental: las grandes ideas generan grandes experiencias 

Por ello, durante la fase de planificación es importante reunir toda la información posible sobre los futuros asistentes. Esto incluye los datos de los aspectos que más motivaa la audiencia y conocer en profundidad cómo perciben el evento y que esperan de él.  

Al recopilar de un modo eficaz esta información, los organizadores podrán garantizar que los contenidos y actividades coincidan con la audiencia. Y más importante aún: podrán diseñar un evento que genere atracción sobre los asistentes 

En este panorama, los mundos virtuales son los entonos más propicios para crear experiencias inmersivas y por ello se han convertidos en grandes aliados de los event planners 

8 indicadores esenciales para evaluar eventos

Una vez planificado el acontecimiento, es imprescindible utilizar una serie de métricas para medir el evento. Independientemente del objetivo que nos hayamos planteadodebemos contar con unos datos objetivos y fiables que obtendremos gracias a estos KPIs: 

1. Check-in:

mide el número de asistentes que han llegado al evento y se han registrado en él

networking virtual

2. Número de asistentes que repiten:

esta métrica nos permite analizar la confianza y el valor que generan nuestros eventos. 

3. Nuevos clientes:

un KPI esencial para conocer cuántos clientes nuevos hemos captado gracias a la organización del encuentro.

4. Interés por cada actividad:

dentro de un evento virtual, las actividades que se pueden llevar a cabo son numerosasWebinars, acciones de Team Building, videoconferencias, aulas virtuales, etc. Por ello, de cara a medir el éxito de nuestra propuesta, es importante recopilar datos acerca de cuál ha sido la más demanda.

5. Encuestas de satisfacción:

el mejor modo de saber si los asistentes han disfrutado del encuentro es preguntarles. Y si planteamos las cuestiones con respuestas numéricas, la medición será mucho más eficaz. 

Esta técnica no solo es infalible para conocer el grado de satisfacción, sino para saber en qué medida recomendarán el evento. El KPI Net Promoter Score facilita esta información: solo con incluir ladel 1 al 10, ¿cómo valorarías la probabilidad de recomendar este evento a otra persona? podremos certificar qué asistentes pueden ser considerados como promotores. 

6. Interacciones:

interacciones

todo evento virtual destaca por ofrecer experiencias que fomentan la interacción de los participantesEsta métrica permite, por ejemplo, conocer el número de asistentes a un chat interactivo, quienes ha sido los más activos o el número de mensajes enviados.

7. Menciones en redes sociales:

este método de comunicación arrasa y su medición es una excelente herramienta para evaluar la repercusión de nuestro evento. Por ello, es necesario idear un hashtag efectivo y seguirlo para ver cuántas veces lo han citado los asistentes.

También es importante contabilizar el número de “me gusta”, tanto en las publicaciones como en las menciones o en los perfiles de la er los beneficios que hemos generado con el evento es imprescindible para medir el retorno de la inversión.  

8. Ingresos brutos y netos:

uno de los KPIs que nunca deben ser olvidados. Es esencial conocer los beneficios obtenidos por un evento para medir el retorno de la inversión.

interacciones virtuales

Estos KPIs son los más importantes, pero dependiendo del tipo de empresa y del evento que organicemos, podremos utilizar otra serie de ellosDe hecho, en la mayoría de los casos, lo más recomendable no es elegir una y otra métrica, sino saber combinarlas para poder elaborar informes exhaustivos que nos permitan tener una imagen global del evento y tomar las decisiones adecuadas en base a sus datos objetivos.  

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