Cómo planear un evento virtual paso a paso

planear un evento virtual

Los eventos celebrados en una plataforma virtual van adquiriendo un gran protagonismo en la programación de actividades de las empresas. Los beneficios que aportan este tipo de reuniones online frente a los encuentros presenciales son muy importantes, y se pueden resumir en:

    1. – Reducción de gastos: tanto en la organización del evento como en los desplazamientos y viajes.
      – Mayor asistencia de participantes: al tratarse de un evento virtual, se puede acceder a él de forma remota desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.
      – Resultados medibles: el acceso en tiempo real a todos los datos referentes a los participantes proporciona a las empresas una información eficaz sobre el retorno del ROI.
  • Estas ventajas convierten a estos eventos del mundo virtual es alternativas idóneas para la celebración de todo tipo de actividades, desde pequeñas reuniones a grandes ferias, pasando por acciones de trainning o team building.

    Como norma general, a la hora de organizar cualquier tipo de acto en un espacio virtual interactivo, es esencial determinar los pasos que favorecerán el éxito del evento, y para ello es clave decidir qué formato es el más adecuado en cada caso: videoconferencias, webcast, webinar, conferencias online o ferias virtuales.

    También, sus organizadores deberán tener en cuenta a su audiencia: localización, idioma y medios de conexión, la calidad de los contenidos que pondrás a su disposición y las herramientas para hacerlo, y valorar asimismo los recursos personales y financieros necesarios para su puesta en marcha.

    Se trata, en definitiva, de planificar todos los detalles para que evento tenga éxito y cumpla con sus objetivos. Para tener más claro el esquema de acciones a seguir, hemos elaborado una lista de pasos a seguir para facilitar el proceso y tomar las decisiones adecuadas.

    Las 4 claves para triunfar en la organización de un evento virtual

    Aún son muchas las compañías que muestran su preocupación a la hora de diseñar una actividad dentro de un espacio virtual interactivo, fuera de los mecanismos de los eventos más tradicionales. La mayoría de sus inquietudes giran en torno a la dificultad de su organización y a las habilidades necesarias para llevar a cabo esta planificación.

    No hay que asustarse. Casi todos los principios en los que basa la planificación de un evento online son los mismos que los de un evento presencial, con las mismas necesidades de preparación y preproducción. Pero con una diferencia: uno se realiza en un entorno físico y el otro en una plataforma virtual, de forma remota.

    Por ello, implica una serie de acciones que no son complicadas, simplemente hay que tenerlas en cuenta. Estos son los 4 pasos esenciales a la hora de planificar un evento virtual:

    1. Definir el formato y la plataforma

    Al igual que los encuentros en vivo, los eventos virtuales pueden realizarse de diversos modos: una reunión, una conferencia online, un taller de trainning virtual… Por ello, lo primero que hay que definir cómo llegar al público, ya que la clave está en que, a diferencia del formato presencial, en el virtual la audiencia puede desconectarse cuando lo desee.

    Así que el objetivo principal para alcanzar el éxito es ofrecer a los asistentes una experiencia única, algo diferente que permita que se mantengan conectados de principio a fin. Para ello, es aconsejable utilizar los recursos que nos ofrece el mundo virtual para recrear situaciones abstractas con un gran realismo.

    En este sentido, es muy destacable la utilización de avatares interactivos en 3D. Son personajes virtuales que simulan a cada uno de los participantes y permiten crear un escenario en el que pueden interactuar y comunicarse.

    Esta innovadora propuesta viene de la mano de Virtway Events, una compañía que pone en manos de las empresas la tecnología 3D del mundo virtual para la organización de eventos de todo tipo, desde pequeñas reuniones online hasta grandes ferias virtuales.

    2. Adaptarse al público y a sus intereses

    La audiencia de los eventos virtuales es remota, por lo que es necesario entender cómo se comporta y cuáles son sus prioridades. Para ello, es muy útil elaborar una lista de preguntas que permitirá acercarnos a sus intereses. Algunas de las más importantes son:

    ¿Han participado anteriormente en un evento virtual?
    ¿Cómo son sus conocimientos tecnológicos?
    ¿A qué tipo de actividad responden mejor?

    Responder estas cuestiones es clave para obtener información muy útil de la audiencia y elegir la temática perfecta para ella.

    3. Determinar cómo realizar la difusión del evento

    Al igual que los encuentros tradicionales, este tipo de eventos también debe promocionarse. Las herramientas que tenemos a nuestro alcance son infinitas, y tienen mayor alcance y menor coste que las campañas de publicidad al uso.

    Aquí es donde las redes sociales tienen un protagonismo especial. Podemos comenzar por los métodos habituales de publicación en Facebook y Twitter, pero si queremos dar un paso más, hay que utilizar otras vías.

    Podemos por ejemplo aprovechar el potencial de Instagram o Snapchat para mostrar a los espectadores un avance de donde se llevará a cabo el evento y quién se encargará de llevarlo a cabo. También es interesante aprovechar los contenidos de las redes sociales para incluir información de la actividad en formato de vídeo, tutoriales para la conexión, detalles para el registro de participantes o guías interactivas de los talleres o conferencias en los que los participantes podrán interactuar.

    4. Elegir un proveedor integral

    Seleccionar quién se encargará de la organización y de la puesta en marcha de un evento virtual es un paso clave para que el resultado sea satisfactorio. Hay dos elementos básicos a la hora de llevar a cabo un encuentro de este tipo.

    El primero es el aspecto técnico, fundamental para dar un soporte tecnológico avanzando, utilizando todas las herramientas que aportan las plataformas virtuales y asegurándose de que no haya problemas que dificulten la conexión o que limiten la experiencia de los usuarios.

    El segundo es el entorno creativo, esencial para transmitir el mensaje de un modo llamativo, con presentaciones, gráficos y vídeos que mantengan en todo momento la atención d ellos participantes.

    Para dar cobertura a estos dos elementos, es fundamental contar con el apoyo de un proveedor con experiencia y un historial sólido. Además, si es posible, es recomendable que sepa dar una respuesta integral a estas necesidades, es decir, que ofrezcan interesantes alternativas técnicas y creativas, para que todos los detalles de la organización estén concentrados en un único distribuidor de servicios.

    El éxito del evento virtual depende en gran medida de la eficacia a la hora de planificar todos los aspectos que rodean su organización. Pero más allá de esto, la verdadera clave para triunfar es la innovación. Atreverse a hacer algo diferente, ser creativo y aprovechar las posibilidades que nos da la tecnología son los tres pilares básicos que determinarán el resultado.

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