Eventos virtuales, la oportunidad clave para el crecimiento y visibilidad de los negocios
A pesar de la influencia absoluta que la tecnología ejerce en todos los espacios que rodean las actividades de una empresa, el cara a cara sigue siendo el instrumento de comunicación más potente y eficaz. Tanto si el objetivo es vender un producto o servicio, captar y fidelizar clientes, o llevar a cabo alguna actividad lúdica para empleados, cuanta mas cercanía busquemos con nuestros interlocutores, mejores serán los resultados.
Este es el fin que se persigue a la hora de organizar un evento: potenciar los contactos personales. No importa el tipo de encuentro que sea: conferencias, congresos, viajes, actividades de Team Building… Todos ellos están encaminados a conectar con las personas para lograr un objetivo. Y cuánto más próximo sea el contacto, más cerca estaremos de lograrlo.
Una vez dejado claro este punto, el siguiente paso que nos debemos plantear es cómo llevar a cabo este encuentro. Para ello tenemos dos opciones: evento tradicional o innovador. Está claro que el progreso es uno de los valores esenciales que nunca debe faltar en una empresa, pero también es evidente que la cercanía de un encuentro tradicional tiene sus ventajas.
Así que, ¿por qué no unimos ambos? Sumemos a los beneficios del contacto personal las oportunidades que nos brinda la tecnología. Esta fórmula recibe el nombre de Evento Virtual, y es el modo idóneo de acercarnos a las personas en la era digital actual en la que vivimos.
Los eventos virtuales proporcionan una plataforma online en la que todos los protagonistas se conectan en un entorno virtual que acaba con las restricciones de los entornos físicos. Son herramientas de extraordinario poder cuando la empresa tiene varias delegaciones repartidas por varias zonas geográficas, si sus empleados no trabajan en las oficinas sino de un modo remoto, o cuando se busca la participación de un gran número de asistentes.
Sus aplicaciones son interminables: webcast, videoconferencias, actividades de training virtual, webinar, conferencias online… se trata de adaptar todos los formatos tradicionales a un mundo virtual.
Esto repercute de un modo extraordinario en el crecimiento y visibilidad de las compañías, y además permiten minimizar costes y tiempo si los comparamos con un evento presencial. Al ser eventos online, se eliminan los obstáculos de las distancias físicas, se reducen la inversión en viajes y desplazamientos y se fomenta la comunicación.
Por ello, cada vez son más los emprendedores que crean su propio evento virtual, invitando a sus asistentes a participar de un modo remoto, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sólo son necesarios dos factores: un dispositivo con conexión a internet y las ganas de participar en una experiencia diferente e innovadora.
Qué no debe faltar en un evento virtual
Como ocurre en el terreno analógico, este tipo de encuentros online puede convertirse en un éxito o un fracaso. Por este motivo, se deben tener en cuenta una serie de factores decisivos para que el acontecimiento cumpla con sus expectativas.
Estas son dos puntos clave que siempre deben estar presentes en un evento virtual:
1. Atracción sobre el asistente
Este tipo de acciones se hacen por y para la innovación, por lo que no sería entendible un evento virtual si no tuviera detrás el apoyo de plataformas tecnológicas que permitan ofrecer alternativas únicas que llamen la atención de los participantes.
Un evento online de este tipo es seguido a través de una pantalla, y permanentemente corremos el riego de que el espectador se canse y cierre la conexión. Para evitarlo, en necesario crear una plataforma virtual atractiva que recree situaciones del mundo real con creatividad.
En este sentido, son muy interesante las propuestas ofrecidas por Virtway Events. Son alternativas diseñadas con la tecnología más avanzada para crear experiencias únicas en un mundo virtual. Por ejemplo, ofrecen la posibilidad de utilizar avatares interactivos en 3D que simulan cada uno de los participantes en el encuentro. Esto dará un punto de cercanía y realidad que permitirá a nuestros invitados experimentar una actividad diferente e irrepetible.
Por descontado, se debe permitir el acceso rápido a todo tipo de información, imágenes y gráficos que apoyen el evento, ya sea una reunión o conferencia online, un webcast o webinar, o cualquier otro tipo de formato.
2. Interacción en tiempo real
La participación es precisamente uno de los puntos fuertes de un evento virtual. Éste se convierte en el escenario perfecto para el objetivo que buscamos en todo momento: contacto personal. Es una relación a distancia, sí, pero la tecnología nos permite que sea cercana aunque estemos muy lejos.
Las fórmulas para conseguirlo deben pasar por facilitar aplicaciones de audio, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que la empresa las resuelva en tiempo real. Se trata de crear un vínculo directo con los portavoces de la compañía que fomente una participación e interacción inmediatas.
Beneficios de los eventos virtuales
Las ventajas que los eventos virtuales ofrecen a las empresas son numerosas. De hecho, si los comparamos con los encuentros presenciales, sus beneficios aumentan en gran medida.
Dejando de lado la reducción de costes de su organización y la nula inversión que hay que realizar en materia de desplazamientos y viajes, el impacto de este tipo de eventos en las compañías tiene un gran valor para el desarrollo del negocio.
La visibilidad es sin duda el primero de ellos. A la hora de poner en marcha la promoción del evento, no es necesario llevar a cabo costosas campañas publicitarias. El entorno digital nos permite llegar a un mayor número de personas con una menor inversión, y la inmediatez de los medios online nos permitirá tener acceso a multitud de usuarios que, además, podrán convertirse a posteriori en nuestros seguidores.
Esto nos lleva directamente a la segunda de las ventajas: el aumento de la audiencia. Un evento virtual es la mejor fórmula para conseguir más suscriptores, algo que para las empresas tiene un valor incalculable dentro de sus estrategias para la generación de nuevos contactos. De hecho, este tipo de encuentros facilita la creación de comunidades online, que nos ayudarán a expandir el negocio a un ritmo vertiginoso.
Por último, las acciones virtuales nos ofrecen una herramienta esencial para cuantificar el retorno de la inversión que hemos llevado a cabo. Todo lo que sucede online es medible, y los eventos no se escapan a esta premisa. De hecho, durante su desarrollo, es posible obtener datos de gran valor que posteriormente se analizarán para hacer un balance real de los resultados.
La transformación virtual está irrumpiendo con fuerza en muchos sectores clave para el desarrollo de los negocios. Entre ellos, la organización de eventos. Y ha venido para quedarse, así que es el momento en que las empresas valoren sus ventajas y comiencen a considerar los eventos virtuales como un elemento esencial que no debe faltar en sus estrategias de crecimiento.
