Métricas para medir el éxito de un evento virtual

Organizar un evento corporativo lleva consigo un gran esfuerzo por parte de los organizadores y una inversión importante de recursos de la empresa. Por ello, es imprescindible que los resultados sean óptimos y que aseguren el ROI (retorno de la inversión). Es decir, los eventos deben certificar la generación de un valor económico que afecte de una manera positiva a la compañía. 

El mejor modo de evaluar un evento es medir los resultados, ya que, sin esta comprobación, todo el esfuerzo puede no haber servido para nada y además no podremos disponer de la información necesaria de cara a futuras acciones.  

Con este objetivo, es imprescindible que todo profesional del marketing, y en este caso, los especialistas en organización de eventos, cuenten en su día a día con una serie de herramientas que les faciliten analizar todos los datos y analizar los resultados. 

Cada acción que se lleva a cabo dentro de una empresa se puede medir, sea del tipo que sea, pero en el caso de los eventos virtuales, esta posibilidad se multiplica. De hecho, los encuentros online están considerados como potentes herramientas para cuantificar el retorno de la inversión que hemos llevado a cabo, ya que durante y después de su celebración nos dan la posibilidad de obtener datos de gran valor que posteriormente podremos analizar para hacer un balance real de los resultados. 

Este es el objetivo de los KPIs (Key Performance Indicator). Se trata de métricas de rendimiento que nos permiten recoger información y comprobar si nuestro evento ha tenido el éxito esperado.  

Estos indicadores deben tener un papel protagonista en las agendas de los organizadores, ya que ofrecen todos los datos clave para determinar el retorno de la inversión, y además nos darán la oportunidad de poder mejorar los eventos futuros y optimizar al máximo las proyecciones de los mismos. 

Así, las ventajas de las métricas o KPIs pueden resumirse en: 

  • Capacidad para obtener una información muy valiosa para la empresa. 
  • Posibilidad de realizar completos análisis de resultados. 
  • Gran potencial para tomar decisiones en base a datos objetivos y fiables. 

Primer paso para asegurar el éxito de un evento virtual: planificación

Cuando nos disponemos a organizar un evento virtual, el miedo al fracaso está presente durante todo el proceso, sobre todo el temor a que la audiencia no aparezca o se desconecte antes de tiempo. 

El mejor consejo a la hora de planificar un encuentro online es comprender lo que necesitan los asistentes, lo que esperan y lo que obtendrán. Y en este sentido, no hay que perder de vista una premisa fundamental: las grandes ideas generan grandes experiencias.  

Por ello, durante la fase de planificación es importante reunir toda la información posible sobre los futuros asistentes. Esto incluye los datos de los aspectos que más motivan a la audiencia y conocer en profundidad cómo perciben el evento y que esperan de él.  

Al recopilar de un modo eficaz esta información, los organizadores podrán garantizar que los contenidos y actividades coincidan con la audiencia. Y más importante aún: podrán diseñar un evento que genere atracción sobre los asistentes.  

En este panorama, los mundos virtuales son los entonos más propicios para crear experiencias inmersivas y por ello se han convertidos en grandes aliados de los event planners.  

8 indicadores esenciales para evaluar eventos

Una vez planificado el acontecimiento, es imprescindible utilizar una serie de métricas para medir el evento. Independientemente del objetivo que nos hayamos planteado, debemos contar con unos datos objetivos y fiables que obtendremos gracias a estos KPIs: 

1. Check-in:

mide el número de asistentes que han llegado al evento y se han registrado en él

networking virtual

2. Número de asistentes que repiten:

esta métrica nos permite analizar la confianza y el valor que generan nuestros eventos. 

3. Nuevos clientes:

un KPI esencial para conocer cuántos clientes nuevos hemos captado gracias a la organización del encuentro.

4. Interés por cada actividad:

dentro de un evento virtual, las actividades que se pueden llevar a cabo son numerosas. Webinars, acciones de Team Building, videoconferencias, aulas virtuales, etc. Por ello, de cara a medir el éxito de nuestra propuesta, es importante recopilar datos acerca de cuál ha sido la más demanda.

5. Encuestas de satisfacción:

el mejor modo de saber si los asistentes han disfrutado del encuentro es preguntarles. Y si planteamos las cuestiones con respuestas numéricas, la medición será mucho más eficaz. 

Esta técnica no solo es infalible para conocer el grado de satisfacción, sino para saber en qué medida recomendarán el evento. El KPI Net Promoter Score facilita esta información: solo con incluir la, del 1 al 10, ¿cómo valorarías la probabilidad de recomendar este evento a otra persona? podremos certificar qué asistentes pueden ser considerados como promotores. 

6. Interacciones:

interacciones

todo evento virtual destaca por ofrecer experiencias que fomentan la interacción de los participantes. Esta métrica permite, por ejemplo, conocer el número de asistentes a un chat interactivo, quienes ha sido los más activos o el número de mensajes enviados.

7. Menciones en redes sociales:

este método de comunicación arrasa y su medición es una excelente herramienta para evaluar la repercusión de nuestro evento. Por ello, es necesario idear un hashtag efectivo y seguirlo para ver cuántas veces lo han citado los asistentes.

También es importante contabilizar el número de “me gusta”, tanto en las publicaciones como en las menciones o en los perfiles de la er los beneficios que hemos generado con el evento es imprescindible para medir el retorno de la inversión.  

8. Ingresos brutos y netos:

uno de los KPIs que nunca deben ser olvidados. Es esencial conocer los beneficios obtenidos por un evento para medir el retorno de la inversión.

interacciones virtuales

Estos KPIs son los más importantes, pero dependiendo del tipo de empresa y del evento que organicemos, podremos utilizar otra serie de ellos. De hecho, en la mayoría de los casos, lo más recomendable no es elegir una y otra métrica, sino saber combinarlas para poder elaborar informes exhaustivos que nos permitan tener una imagen global del evento y tomar las decisiones adecuadas en base a sus datos objetivos.  

Claves para gestionar un equipo remoto de un modo eficaz

gestionar un equipo remoto

El teletrabajo está a la orden del día. Ya sea a jornada completa o a tiempo parcial (combinándolo con la presencia en la oficina), es una fórmula que se ha ido extendiendo cada vez en mayor medida, incluso desde antes de la situación provocada por el coronavirus.  

Las empresas que han optado por el trabajo en remoto están promoviendo un cambio de mentalidad con respecto a la antigua percepción que teníamos sobre dónde realizar nuestras tareas profesionales.  Además, esto ha supuesto modificar a pasos agigantados las relaciones entre los trabajadores y su lugar de trabajo, especialmente en los últimos meses cuando muchas empresas no han encontrado otra alternativa. 

A pesar de que el aumento de teletrabajadores es relevante en todos los países, sigue habiendo mucho trabajo por delante hasta poder ponerse a la altura de las cifras de países como Estados Unidos, situado a la cabeza de la lista. 

Esto se debe a que, aun habiendo sido un cambio realizado por trabajadores y compañías de manera casi obligatoria en estos últimos meses, no todos los sectores y personas estaban, y están, preparados para realizarlo de manera ordinaria.  

Por el contrario, existen desde hace tiempo compañías estadounidenses que han decidido eliminar por completo sus oficinas físicas, y solo trabajan de un modo remoto con trabajadores repartidos por todo el mundo. Sus excelentes resultados ponen de manifiesto que sí es posible convertir el teletrabajo en la base de la cultura corporativa y en los cimientos de su éxito. 

Estos no son ejemplos aislados, sino que representan la punta del iceberg de una tendencia que está al alza y que pone en valor el deseo de muchos trabajadores, sobre todo de los millenials, esas generaciones que han llegado al panorama empresarial para cambiar la tradicional perspectiva que hasta ahora teníamos.  

Por ello, son muchas las empresas que buscan cómo motivar a los millennials en el trabajo, y una de las claves es ofrecerles la opción de teletrabajar, una salida cada vez más acogida por estos jóvenes talentos. 

Pero no son los únicos que ven el empleo a distancia como el valor más importante a la hora de encaminar su futuro profesional en una u otra empresa.  

Al menos así se asegura en las conclusiones del estudio “State Of Remote Work”, un informe elaborado en 2019 sobre la situación del trabajo remoto, y que ofrece interesantes resultados acerca de la perspectiva y de los anhelos de los empleados a distancia. 

De hecho, sus responsables destacan una impactante cifra: el 99% de los trabajadores remotos encuestados planean seguir desarrollando su profesión durante el resto de su carrera laboral. Las razones que esgrimen para ello es la ventaja de contar con horario flexible (40%), la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar (30%) y poder disponer de más tiempo con la familia (14%). 

Cómo mantener una buena “relación digital”: aprender a gestionar equipos remotos

Estas y otras cifras ponen de relieve el auge del trabajo a distancia, una opción que muchos elegirán incluso pasada la crisis de COVID-19. Pero que, aun siendo una modalidad que abre un gran abanico de posibilidades al mercado laboral, también plantea una serie de importantes retos. 

Saber coordinar un equipo de empleados, involucrarles y motivarles para que se sientan parte activa de la organización, fomentar su participación en reuniones a distancia y ayudarles a gestionar el tiempo de manera efectiva son los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas. 

En un entorno de trabajo cada vez más abierto y dinámico, es esencial contar con herramientas que ayuden no solo a que la comunicación y la organización entre los trabajadores “físicos” y los “virtuales” sea óptima, sino que fomenten el aumento de la productividad y la reducción de los costes. 

En ese sentido, las herramientas de colaboración son clave para asegurar que la empresa aproveche la inteligencia y el conocimiento de sus empleados remotos, pero ¿cómo hacerlo?, ¿cuál es el modo más adecuado de gestionar estos equipos? 

Para dar con las respuestas adecuadas y convertir el teletrabajo en un pilar más del negocio, es esencial tener en cuenta estas 3 claves fundamentales para dirigir equipos de forma remota:

1. Fomentar el trabajo en equipo.

Ser un trabajador remoto no significa estar solo. La filosofía de la colaboración debe estar presente en todos los procesos, y por ello es fundamental que se creen sinergias entre los diferentes profesionales, y entre estos y la empresa, con el objetivo de crear una cultura de grupo.  

Como ni los empleados ni los responsables de la organización están en el mismo entorno físico, es esencial crear espacios donde se encuentren. En este sentido, las nuevas tecnologías desempeñan un papel protagonista, y en concreto todo lo referente a los mundos virtuales. Estas aplicaciones permiten que la relación entre ambos sea muy cercana, aún en la distancia.  

Las fórmulas para conseguirlo pasan por facilitar aplicaciones de tecnología VoIP, vídeo y chat, gracias a las cuales es posible llevar a cabo conferencias y reuniones virtuales para teletrabajadores. Son eventos que permiten una interacción plena, ya que utilizan herramientas tecnológicas para lograr experiencias inmersivas en las cuales es posible que los participantes planteen sus dudas y que estas sean resueltas en tiempo real. 

2. Crear oportunidades de aprendizaje y desarrollo.

Para los teletrabajadores es importante formarse de un modo continuo, pero lejos de los tradicionales cursos presenciales. De hecho, no tendría ningún sentido que la empresa apostara por la movilidad de sus empleados y les instara después a asistir físicamente a las formaciones. 

Por lo tanto, los directivos de las compañías deben ofrecer opciones de capacitación y que ayuden a sus empleados a fortalecer sus conocimientos y a crear nuevas habilidades. Y de nuevo, la tecnología virtual nos da la respuesta: las aulas virtuales para negocios. 

Es un sistema que ofrece unos importantes beneficios, como el ahorro de tiempo y costes, así como la flexibilidad o la accesibilidad, entre otros. Por ello, estas alternativas están consideradas como una herramienta esencial para gestionar el aprendizaje de los equipos remotos: no es necesario que ninguno de sus miembros se desplace a ningún lugar, solo en necesario contar con un dispositivo de conexión a internet. 

Estos eventos virtuales permiten personalizar al máximo las formaciones, ya que dan la posibilidad a las empresas de instalar plugins específicos y diseñar cada uno de los elementos que forman el aula virtual. Además, su utilización es sumamente sencilla, a través de interfaces intuitivos que permiten acceder de un modo rápido no solo a la plataforma online, sino a cada uno de los materiales que se vayan compartiendo en todo tipo de formatos. 

3. Fortalecer los lazos entre teletrabajadores.

Es un entorno laboral, ya sea físico o a distancia, el trabajo no lo es todo. Las relaciones personales son esenciales, y siempre deben existir, con el objetivo de compartir experiencias y desarrollar nuestro lado humano y nuestras capacidades sociales y comunicativas. 

Para gestionar a los equipos remotos en este sentido, una de las mejores alternativas son las actividades de Team Building virtual.  Se trata de propuestas lúdicas diseñadas para fomentar la comunicación, la integración y el compañerismo, entre otros objetivos.  

Actualmente existe una gran oferta en el mercado, pero una de las más innovadoras la encontramos de la mano de Virtway Events, una compañía que, a través de la tecnología 3D más avanzada, ofrece una serie de experiencias inmersivas dentro del mundo virtual con avatares. 

Las opciones que propone son infinitas y todas están dirigidas a conseguir que los trabajadores de la empresa, tanto los equipos a remoto como los que se encuentran en el entorno físico de la compañía, vivan experiencias online estimulantes. Una de sus apuestas es la creación de avatares interactivos en 3D , que simulan a cada uno de los participantes de cada actividad. Se pueden utilizar en diferentes acciones grupales dirigidas al training virtual, desde reuniones de equipo hasta conferencias o juegos interactivos.  

Aunque sea de forma indirecta, las empresas se benefician en gran medida si sus profesionales teletrabajan. Al tener mayor libertad de decisión y organización, así como una conciliación real con el terreno personal y familiar, su productividad tiende a incrementarse. Solo hay que saber aplicar todas las herramientas que la tecnología pone en nuestras manos para gestionar de un modo eficiente un equipo remoto.