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...el paso al networking online

Nuestra manera de vivir se dirige sin freno hacia un mundo virtualizado. Muchos son los que advertían de esta tendencia hace ya varios años, pero es ahora cuando vemos que es una realidad que ha llegado a nuestras vidas para quedarse. Y la causante de este cambio tan palpable ha sido la crisis a nivel mundial producida por el coronavirus.

Desde hace meses nuestra manera de relacionarnos ha cambiado radicalmente. Las reuniones personales se sustituyeron en pocos días por encuentros en una plataforma virtual y las videoconferencias web fueron el punto de unión entre amigos y familiares.

Y aunque este cambio de escenario y de mentalidad ocurrió en un primer momento en un plano personal, enseguida le siguieron las empresas, los negocios y la actividad comercial a todos los niveles. Y es que una conferencia o cualquier tipo de reunión corporativa cara a cara se convirtió de la noche a la mañana en una actividad peligrosa para nuestra salud y para las de los demás.

Lo que comenzó en una anulación puntual pasó a ser la tendencia común: todos los eventos se cancelaron y la actividad presencial en oficinas desapareció casi por completo. Y en este punto, la necesidad de encontrar una plataforma de conferencias online fue el reto al que se enfrentaron muchos negocios, tanto para relacionarse con sus usuarios como para poder estar en contacto con los trabajadores remotos y evitar que la actividad empresarial se anulara completamente.

La realidad virtual fue la llave que abrió las puertas a un nuevo escenario. Los grandes avances de esta tecnología en los últimos años han permitido combinar la seguridad y comodidad de las reuniones en línea con la interactividad de los encuentros presenciales. Y lo que antes se consideraba como un avance accesible únicamente para grandes organizaciones, ya no lo es. De hecho, en la actualidad, una conferencia virtual está a la orden del día para muchos negocios, independientemente de su tamaño o actividad. El networking online está de moda en todos los sectores y niveles.

Las razones por las que invertir en eventos virtuales en 2020 son muchas y variadas, pero hay que saber cómo hacerlo. Como toda iniciativa empresarial, necesita de una estrategia y de unas pautas para que la elección sea la acertada.

Las 7 pistas definitivas para organizar una conferencia virtual

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  1. Determinar el tema de la videoconferencia web El sentido común tiene que estar presente en todos los procesos que conforman la organización de un evento virtual. Si queremos presentar un perfume, quizás deberemos dar una vuelta al tema, porque hasta que no se invente una plataforma de conferencias que nos permita oler (seguro que llega algún día), será necesario plantearnos si el tema es el adecuado. Pero, en cualquier caso, seguro que los organizadores de eventos sabrán cómo salvar esta limitación.

  2. Definir nuestro público objetivo Como en toda planificación, determinar a quién nos dirigimos y quiénes nos escucharán es el primer paso para allanar el camino al éxito. El funcionamiento de una conferencia virtual es similar al de cualquier otro tipo de encuentro: debemos saber cuál es nuestro público objetivo para saber llamar su atención y elaborar la estructura de la videoconferencia online.

  3. Elegir la plataforma se mejor se adapte a las necesidades concretas del evento La tecnología ha avanzado a pasos agigantados en este sector, por lo que existen herramientas para todo tipo de gustos y objetivos. Por ello, es importante meditar con calma cuál es la que realmente da una respuesta concreta a lo que necesitamos.Podemos limitarnos a compartir un mensaje en video en las redes sociales o ir más allá y utilizar avatares interactivos en 3D. Es una de las opciones más vanguardistas día de hoy y permiten llevar a cabo reuniones de videoconferencia y seminarios web donde cientos de asistentes participan simultáneamente y buscan mantener una interacción casi real y muy inmersiva. Esta es una de las razones por las que apostar por eventos virtuales basados en avatares en 3D: máxima interacción y experiencias extremadamente realistas.

  4. Crear una estructura fluida y eficaz Al igual que ocurre con los encuentros presenciales, las conferencias online requieren de unas pautas y un guión claramente definidos, con una estructura delimitada y que de respuesta a las necesidades de la empresa y de los asistentes. Por ello, es imprescindible crear el evento en base a una serie de presentaciones, seminarios, actividades y, por supuesto, con un espacio dedicado a responder dudas y preguntas. En este sentido, es interesante contar con los avatares que antes comentábamos, y de hecho, Virtway Events cuenta con una plataforma virtual muy avanzada en la que estos personajes virtuales son capaces de imitar el aspecto físico de los portavoces de la conferencia web, mantener conversaciones y hablar mediante voz sobre IP de forma natural (hasta regulan el volumen en función de la proximidad entre avatares en tiempo real). Incluso pueden expresar sus emociones a través de animaciones (como aplausos o saludos).

  5. Diseñar un contenido bajo demanda Uno de los elementos de éxito de las conferencias online es que su contenido está disponible «a pedido». Esta posibilidad consigue enriquecer más la experiencia y aumentar más el interés en participar. Por esta razón, es importante brindar a los asistentes una amplia variedad de oportunidades para que conozcan los productos y servicios que se exhiben mediante fotos y vídeos, demos, folletos, libros electrónicos y todo tipo de material digital que puedan descargar y consultar en cualquier momento.

  6. Definir una estrategia de seguimiento Después del evento, es esencial realizar un seguimiento de los clientes potenciales que han asistido. Para garantizar las conversiones, se puede enviar un correo electrónico a los prospectos, solicitándoles sus impresiones sobre el encuentro, o bien invitándoles a participar en una encuesta. Estas medidas no solo ayudarán a conseguir y fidelizar a los clientes, sino que además serán clave para identificar qué aspectos de su participación fueron eficaces y cuáles no, con el fin de mejorar futuras acciones.

  7. Compartir contenidos y crear conexiones Las conferencias online son grabadas, por lo que se convierten en fuentes de información que se puede intercambiar de manera muy sencilla. En este sentido, es importante disponer de una buena base de datos para compartir contenidos, de modo que la difusión del evento crecerá exponencialmente, y más si nos aprovechamos del gran poder de las redes sociales.

Las ventajas y posibilidades de una conferencia virtual hacen que se perfile como la herramienta definitiva de comunicación empresarial, en cualquier momento y panorama. Pero es ahora cuando su valor está en su punto más álgido, ya que vivimos en un presente incierto donde los eventos presenciales no pueden realizarse y las empresas deben enfocar sus esfuerzos a continuar ofreciendo sus servicios de forma más remota que nunca.

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